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El acta y la reseña

"A las palabras se las lleva el viento", se dice con cierto desenfado. Pero la frase encierra la suficiente seriedad para ponernos a pensar en la importancia que tiene la escritura en papel. En nuestra era de los computadores, la comunicación por satélite, del enlace simultáneo del mundo para compartir la información, parece no haber testimonio más fidedigno, inalterable, práctico y ubicuo que el papel… Aún se asientan en papel los acuerdos a los que llegan quienes participan en una asamblea; todavía aparecen en papel las firmas.

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El acta, llamada a veces "minuta", es el informe que relata fiel y objetivamente una serie de hechos y da fe por escrito de una situación determinada, sin interpretación o comentario alguno por parte de quien la presenta.

Es formal, puesto que, en virtud del carácter objetivo de lo que narra, debe servir como prueba. Existen importantes variaciones entre los dos tipos de actas, en lo que corresponde a las reglas de presentación que se deben observar y a su valor testimonial.

Los dos tipos de actas

Básicamente, se clasifican en públicas y privadas.

— Las actas públicas son asentadas por una persona con autoridad pública y tienen consecuencias jurídicas. Por ejemplo, una multa por infracción a las leyes de tránsito. Otras autoridades también hacen uso de ellas, como los oficiales del registro civil en los municipios, y las autoridades de las circunscripciones políticas del país.

La forma en que se redactan debe permitir que su legalidad sea verificada, pues, en ocasiones, alguna irregularidad causa su anulación.

— Las actas privadas son asentadas por un particular facultado por la ley o por el estatuto de un organismo privado. Constituyen la memoria y, por lo tanto, la prueba de las condiciones en las que ocurrieron ciertos hechos de la vida de organismos como asociaciones, sociedades civiles y comerciales, condominios, etcétera. Todas las actas se asientan según un modelo, pero pueden contener menciones particulares debidas al tipo de actividad del organismo de que se trate, o a ciertas obligaciones que imponga la ley.

Acta de una reunión de copropietarios

Usted es copropietario del Edificio Báltico, un lujoso edificio habitacional de 120 departamentos, y el 12 de junio se llevará a cabo una asamblea general extraordinaria. Será una reunión importante, pues, según la orden del día —conocida también como "agenda"—, se discutirá y votará sobre diversas obras a las que algunos de los copropietarios se oponen terminantemente.

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Acta de la Constitución de la Primera Junta de Gobierno de Chile, 18 de septiembre de 1810.

La persona que por lo general se desempeña como secretario no estará presente. Por lo tanto, la asamblea lo nombra a usted para ese cargo. No olvide que, como miembro de la asociación, usted tiene derecho a voz y voto. Su tarea no debe impedirle seguir los debates, aun cuando el tomar notas resulte agobiante en ocasiones.

Facultades del redactor del acta

No debemos confundir a quien lleva la pluma durante la asamblea con quien está facultado por la ley, sea interna o externa, para asentar el acta. Cualquier miembro de la asamblea puede ser nombrado secretario de la sesión, pero, por lo regular, el presidente es el responsable de lo que se diga en el documento.

Datos de identificación

El acta debe señalar muy claramente:

— el nombre del organismo al que se refiere: Asociación de Copropietarios del Edificio Báltico, Cerro Colorado 1048, Santiago, Chile.

— la fecha de la asamblea. (Lo mismo se aplica a una sociedad, asociación civil o comité empresarial.)

— la naturaleza de la reunión: asamblea general ordinaria, extraordinaria, del comité ejecutivo, etcétera.

Información obligatoria

El acta debe mencionar que los copropietarios fueron convocados mediante el procedimiento acostumbrado, según los términos de la ley, y sólo se podrá referir a los puntos asentados en la agenda, que también aparecerá en el documento, a fin de evitar impugnaciones, e indicará si se tocaron todos los puntos o si algunos fueron pospuestos. Si no está ya constituida una mesa directiva, se designa a un presidente, un secretario y un tesorero, por votación mayoritaria.

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Después vienen las menciones relativas a la participación de los miembros. En una asamblea muy numerosa, no es necesario indicar los nombres de todos los presentes, pero es aconsejable llevar una hoja de asistencia. Por otra parte, resulta muy útil registrar el nombre de los ausentes e indicar si dieron aviso de su inasistencia; en el caso de que haya homónimos, es importante escribir sus nombres completos.

Finalmente, en el acta se debe mencionar que se verificaron los poderes de las personas que mandaron un representante. En efecto, los miembros que no pueden asistir a la reunión tienen derecho a delegar su poder en terceros. En ciertos casos, los representantes deben ser miembros de la colectividad de la que se trata. Después de esto, en el acta se debe señalar las reglas relativas al voto y manifestar si hubo quórum, es decir, si asistió el número necesario de miembros o representantes para poder deliberar sobre los puntos de la agenda o tabla.

La discusión

Ésta se lleva a cabo bajo la autoridad del presidente de la sesión. Los puntos de la tabla se someten sucesivamente a discusión, según lo establecido. El acta debe relatar el desarrollo de la sesión. La primera etapa es la de discusión, que conduce al planteamiento del asunto que se somete a voto y a la toma de una resolución.

Evidentemente, el redactor del acta no puede transcribir la totalidad de lo que se diga en la discusión; sin embargo, sí debe presentar los hechos con exactitud e imparcialidad. Así, si algún punto suscita una discusión acalorada, ello debe ser asentado, mencionando las diferentes

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