Inportancia De Los Archivos Para La Administracion

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN

En la vida cotidiana laboral, se generan ciertas actividades que se vuelven rutinarias para algunos elementos de la organización, pero que si nos detenemos a observar a fondo se convierten en actividades de gran importancia para la parte administrativa de la misma.

En el momento de archivar, registrar y manejar los diferentes tipos de documentos que genera el fondo documental, estamos manejando información que en determinado momento podría volverse esencial para la compañía y determinar el rumbo de esta, de allí la importancia de manejar un buen archivo, ordenado, de fácil acceso y manejo.

Ya que respecto a este manejo podemos decir ¨que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa, debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos¨.

El hecho que toda organización tenga una memoria histórica a través de su archivo, permite a la administración ejercer sus funciones con mayor practicidad y alcances. Todo esto depende de lo bien organizado y llevado que se encuentre el archivo ya que si esta en desorden, cuando requiera hacer uso de este, invertirá mayor tiempo en la búsqueda de la información que necesite para desarrollar sus actividades y podrá sufrir incremento en costos de operación, ineficiencia, desgaste físico en sus funcionarios y atraso en operaciones y toma de decisiones que podrían ser de gran importancia.

Ya que el manejo de información se da a todos los niveles dentro de la organización, esta debe ser manejada, archivada y comunicada de una forma ágil, veraz y oportuna según el caso y tipo de información. ¨Su correcta administración, organización y distribución dentro de los diferentes entes ya sean de carácter público o privado facilita que se resguarden los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad¨.

Hablando claramente de las organizaciones sin importar el sector tendrían que tener claras las funciones y prácticas de archivo y estas ser aplicadas en cada uno de sus niveles administrativos y operacionales. En caso de tener sucursales o recibir información de otras entidades debe manejar los mismos protocolos para archivo en cada una de ellas y tener clara la legislación vigente para archivo.

La importancia de los archivos radica en tres razones fundamentales:

1. Facilitan la gestión de la Administración Pública e Instituciones, proporcionando acceso a los documentos en el curso de las actividades administrativas cotidianas.

2. Permiten

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