Instructivo de trabajo para elaborar certificados

1. Objetivo.

Establecer los pasos necesarios para lograr la estandarización del proceso de certificados para garantizar la seguridad jurídica de los mismos.

1.  Alcance.

Este instructivo es aplicable a todos los certificados de Búsquedas, Único Bien y No Propiedad que se elaboran en esta oficina.

1.  Responsabilidades Y Autoridades.

3.1 Responsabilidades.

Responsable del Departamento de Recepción y Entrega de documentos: supervisar que se realicen correctamente los cobros de los Certificados de Búsquedas, Único Bien y No Propiedad.

Recibir las solicitudes correspondientes y entregar el comprobante con el cual el usuario vendrá a recoger el tramite así mismo informar la fecha en que estará listo su tramite.

Entregar los certificados una vez cubierto el tramite y autorizarlos por medio del sistema.

Capturista: capturar correctamente los datos necesarios del certificado que se elabora.

Secretario de Oficina: autorizar mediante firma el certificado realizado.

Director Registrador: autorizar mediante firma el certificado realizado.

      3.2 Autoridades.

Responsable del Departamento de Recepción y Entrega de documentos:

Rechazar el tramite si no trae los requisitos correspondientes.

          Informar al usuario el status de su tramite y si por alguna razón no esta listo explicarle la causa y darle     la fecha en la cual estará listo.

Capturista: Si el número de folio o número de recibo no coincide con el documento asignado regresar la solicitud a recepción para que sea asignado correctamente.

Secretario de Oficina: No firmar el certificado si tiene errores y regresarlo a la persona correspondiente para la corrección.

Director Registrador: No firmar el certificado si tiene errores y regresarlo a la persona correspondiente para la corrección. Autorizar certificados urgentes

1.  Definiciones y Nomenclaturas.

Nota de liquidación (Recibo de certificado): solicitud que expide el Registro Público para que Recaudación de Rentas  del Estado, expida a su vez el recibo de pago de derechos registrales.

Recibo de pago: comprobante de pago sobre derechos de registro efectuado por el usuario ante Recaudación de Rentas, sirve para darle tramite al documento.

Certificado de Búsquedas:  certificado en el cual se detecta cuantas propiedades tiene una determinada persona.

Certificado de Único Bien:  certificado en el cual se comprueba que existe un solo inmueble a favor de “x” persona, para solicitar créditos para la adquisición de propiedad.

Certificado de No propiedad: certificado que acredita que no existe registro alguno de inmueble a favor de “x” persona.

Marginación: inscripción de una anotación conteniendo el número de partida, libro, sección y causa al margen de un asiento por el cual va hacer: vendido, aclarado, modificado, gravado, embargado...

Partida: número que se le asigna a una inscripción para su identificación.

Predio: finca, propiedad o bien inmueble.

SRP: Sistema Registro Público.

Índices: Lista de personas físicas o morales donde se muestran los datos de inscripción en los cuales obra inscrito algún inmueble.

1.    Descripción de actividades.

1. Recepción.

1. Recepción de documentos para certificados de búsquedas.

1. El usuario solicita con la persona encargada de recepción y entrega de documentos un certificado de  búsquedas.

Nota:  Para llevar a cabo este tramite el usuario tiene que ir a catastro para que ahí le proporcionen el traslado de dominio. Si en catastro no se encuentra ningún dato solo se elabora la búsqueda con el nombre de la persona.

1. El usuario entrega el traslado de dominio si lo trae o proporciona  a la persona encargada de recepción y entrega de documnetos los datos necesarios para elaborar la nota de liquidación;  la encargada de recepción y entrega de documentos elabora la nota de liquidación para expedición  de ficha de pago(recibo de certificado ver anexo 1) correspondiente al certificado solicitado de acuerdo al “Manual de Usuario Módulo de Recepción Sistema Registro Público (SRP)”, apartado de recibos de certificados, y  entrega la nota al usuario.

1. Si el certificado esta exento de derechos, el usuario entrega una carta en original y copia en el que estipula los datos de la persona sobre la cual se va a realizar la búsqueda, en seguida la encargada de recepción y entrega de documentos elabora la nota de liquidación la cual muestra la exención del pago.

1. El usuario pasa Recaudación de Rentas a pagar y entrega la nota de liquidación; en la caja se elabora un recibo de pago (ver anexo 2) y se entrega al usuario dos recibos, uno con la leyenda “Talón de Dependencia” y el otro con la leyenda “Talón de Contribuyente”.

1. La encargada de recepción y entrega de documentos llena el formato “Anexo número siete”(original y copia, ver anexo 3) con los datos mostrados en el traslado de dominio. El formato contiene los siguientes datos: nombre del titular, ubicación del inmueble, medidas y colindancias, periodo de búsqueda, fecha, nombre y firma del solicitante.

Nota: Si el usuario esta exento de pago no se llena el formato ya que en el oficio muestra los datos necesarios para realizar la búsqueda.

1. El usuario entrega a la encargada de recepción y entrega de documentos el recibo de pago con la leyenda “talón de dependencia” , así mismo la encargada de recepción y entrega de documentos entrega el formato “Anexo número siete” (original y copia) para que el usuario lo firme. Una vez firmado el usuario lo regresa a la encargada de recepción y entrega de documentos.

1. La encargada de recepción plasma el sello  y fecha de recibido en el formato “Anexo número siete” (original y copia), en seguida le entrega al usuario la copia del formato “Anexo número siete” e informa al mismo la fecha en que le será entregado el certificado.

1. Si el usuario esta exento de pago, la encargada de recepción de certificados plasma sello de recibido en la carta donde estipula los datos de la persona (original y copia) y entrega al usuario copia de la carta. El original de la carta hace la función del formato “anexo número siete”.

1. La encargada de recepción y entrega de documentos  grapa el recibo de pago y el original del formato “Anexo número siete”.

Nota: si esta exento de pago grapa el recibo de pago y la carta estipula los datos de la persona.

1. La encargada de recepción y entrega de documentos una vez grapados  junta los originales de los formato “Anexo número siete”  y las cartas con el recibo de pago grapado para asignarlos a la persona encargada de elaborar el certificado.

Nota: Para todos los puntos de verificación de Recepción de documentos para certificados de Búsquedas utilizar el plan de calidad (PC-REC).

1. Recepción de documentos de certificados de Único Bien.

1. El usuario solicita con la persona encargada de recepción y entrega de documentos un certificado de  Único bien.

Nota:  Para llevar a cabo este tramite el usuario tiene que ir a la Presidencia Municipal para que ahí le proporcionen una carta de único bien. Además de sacarle copia a su escritura para ser entregada en recepción de documentos.

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