LA PRIMERA PARTE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS DEFINICIÓN

ABSTRACT

PRIMERA PARTE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS DEFINICIÓN La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización. IMPORTANCIA La organización y métodos, a través dela aplicación de diferentes técnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar en tiempo, energía, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores dicen que son técnicas de simplificación del trabajo). La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de información Computarizados, desde el inicio de la administración científica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de información de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de información computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de información, muy por el contrario, un sistema de información computarizado que no sea desarrollado en forma armónica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona información, no puede funcionar eficientemente. OBJETIVOS El objetivo básico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas. ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M La rápida expansión de la aplicación de las técnicas del análisis y diseño de sistemas y la instrumentación de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido aparejadas con el desarrollo de la interacción entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se instrumentan sistemas electrónicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las actividades a desarrollar (elaboración y distribución de memoranda, verificaciones y firmas, archivos manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continúan; la evolución del PED hacia sistemas de información general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situación. Se continúa pensando en muchas organizaciones que O y M y sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas. No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El enfoque de sistemas, en el que la organización es considerada como un conjunto de partes que interactúan para el logro de un objetivo. Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro también se ve afectado, por tal motivo es necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas. LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES 1. Análisis del sistema general de información. 2. Estudio de los Procedimientos. 3. Análisis de las funciones. 4. Elaboración de Manuales. 5. Diseño, evaluación y administración información. 6. Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos manuales). 7. Estudio de la estructura organizada. 8. Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicación de nuevas tecnologías ). 9. Participación en estudios sobre automatización de oficinas. 10. Participación en estudios de Calidad Total. 11. Estudios de Servucción. 12. Planificación de la grupomática. Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo: a) Levantamiento o determinación del sistema de información general. b) Diseño del nuevo sistema. c) Establecer un sistema de información contable compatible con el sistema general de información y orientado a la toma de decisiones. d) Análisis de los medios de procesamiento de datos. e) Revisión, adaptación y diseño de los procedimientos a utilizar en función del esquema general. ESTUDIO DE LOS PROCEDIIENTOS Los aspectos a estudiar dentro de esta función son: a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema de información, señalando superposiciones, interrupciones, etc, esto se facilita a través de la modularidad del análisis estructurado. b) Revisión de procedimientos vigentes y proposición de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia (cumplirlo con economía de recursos). c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de la “Calidad Total” (CT), es necesario hacer notar que una de las premisas básicas de la CT es el “mantener la fluidez de los procesos”,bien, esta es una de las funciones de O y M que debe ser cumplida a través de la revisión constante de los procedimientos organizacionales. ANÁLISIS DE FUNCIONES El estudio de las funciones comprende: A) Análisis y determinación de las funciones de los órganos o unidades actuales y de aquellas que se vayan a crear. B) Descripción de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas. C) Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones. D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los demás y con el exterior de la organización. En este aspecto la característica modular del análisis estructurado facilita la tarea. Esta función es muy importante en la actualidad ya que cada vez que se sustituye un procedimiento manual por uno computarizado, se están pasando funciones (conjunto de actividades) del hombre a la máquina, esto presenta problemas tales como: d.1 Eliminación de funciones y/o cargos. d.2 Aparición de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos, transcripción de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3 Variaciones en los manuales de organización y cargos. ELABORACIÓN DE MANUALES Aún cuando este punto se estudia en detalle en otro módulo, es conveniente indicar que la función correspondiente a manuales se concreta en los siguientes aspectos: a) Preparación de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicación, legislación, sistemas, etc. Los manuales pueden ser específicos sobre uno de los tópicos o generales, que contienen varios tópicos simultáneamente. b) Análisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia, intensidad de uso y adecuación a la organización. c) Recopilación y sistema de distribuición y/o divulgación de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la organización y en todos aquellos que se sancionen en el futuro. d) Proponer diferentes formas de elaboración y consulta de manuales con uso de la tecnología disponible (bases de procedimientos, manuales en medios magnéticos, etc.) DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE FORMULARIOS Es necesario tener en cuenta como parte de la función: a) La fijación de reglas para diseño de los mismos. b) Proponer las modificaciones necesarias. c) Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos electrónicos de datos. d) Elaboración, mantenimiento y actualización de los diagramas de procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts). e) Determinar los lugares de mantenimiento, respaldo, métodos de archivo, procedimientos de control y reimpresión de todos los formularios que se usan en la organización (o al menos en el sistema). f) Estudio y recomendación para la sustitución de las formas pre-impresas por las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o formas con inteligencia añadida). SISTEMA DE ARCHIVOS Sobre los archivos magnéticos y su organización tendrán injerencia directa los especialistas en PED, pero siempre deberá ser una acción conjunta con la organización de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como: a) Sistemas de codificación validos para toda la organización. b) Pautas acerca de la conservación, mantenimiento y purga de archivos. c) Pautas acerca de la desincorporación, codificación, etc., de los llamados archivos muertos. d) Métodos técnicas y lineamientos para el respaldo de documentos. e) Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos. f) Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificación, codificación, almacenamiento y recuperación de documentación. ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la organización, o por simple modificación o cambio de ubicación de unidades, implica aspectos tales como: a) Cambio de funciones b) Aparición de nuevas funciones c) Desaparición de funciones d) Creación, eliminación o ajustes en los cargos e) Modificación de las relaciones entre las unidades existentes. f) Estudio, análisis y evaluación de las variables que afectan a la estructura. Todos estos aspectos son atinentes a la Organización y Métodos. ORDENAMIENTO DE OFICINAS En la actualidad al diseñar un sistema de información es necesario tener en cuenta: a) La distribución espacial de las oficinas, equipos, centros de recepción de documentos. b) Ubicación de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las unidades y entre las unidades. c) Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se almacenaran y recuperaran por terminales de computación, microfilms, microfichas, etc. d) Porcentaje de variabilidad de la disposición de muebles periódicamente, modularidad de los equipos y facilidad de disposición en los espacios. e) Utilización de secretarias individuales, colectivas, por jerarquías a los llamados “pules” (pools) de secretarlas. Todos estos aspectos están orientados a procurar: a) La reducción de demoras. b) Eliminación de cuellos de botellas. c) Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo. d) Mejorar el control de las operaciones. e) Mejorar las comunicaciones. f) Reducir las llamadas telefónicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. g) Optimizar el uso de maquinas y equipos. h) Maximizar el uso de iluminación natural. i) Disminuir los niveles de ruido. j) Otros. PARTICIPACIÓN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Deberá tratar aspectos como: a) Niveles d mecanización: a.1. ¿Una sola operación? a.2. ¿Varias Operaciones? a.3. ¿Subsistemas o procedimientos? b) ¿Cuáles subsistemas conviene mecanizar o automatizar?. c) Organización de los flujos de información. d) ¿Centralización o descentralización? En cada uno de estos aspecto deberá tomar parte la unidad o departamento de O y M ya que su interacción con los analistas de sistemas permitirá una buena instrumentación o puesta en marcha de los sistemas y procedimientos que se elaboren. UBICACIÓN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS En organizaciones pequeñas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes (Dueños), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo. Lo mas común es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anárquica y con pérdidas de beneficios para la organización. A medida que las organizaciones crecen, se complican, y de “pronto” un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel máximo comiencen a preocuparse por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien para que se ocupe d los manuales “de procedimientos” o de los formularios, o de diseñar sistemas parciales. En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene características de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o división de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigación de operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organización y métodos. Otra forma de ubicación es dentro del área de planificación. En las instituciones educativas de nivel superior, por ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la dirección de planificación y ésta a su vez sea un órgano asesor del nivel estratégico. De esta forma el ámbito de acción es toda la organización y no una parcela o conjunto de funciones de la misma. O y M Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un órgano directivo que no tenga competencia sobre todos los aspectos y ámbitos de la organización, ni como una unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar íntimamente relacionada con aquellas que desempeñan funciones de planificación, organización y desarrollo e implementación de sistemas. Es muy común en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de organizaciones y Métodos como una parte de la unidad de informática. SISTEMAS PROGRAMACION P.E.D. EJERCICIOS 1. Identifique los principales problemas que e identifican en la actualidad en el tratamiento de los sistemas manuales y/o computarizados. 2. Señale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M 3. Señale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M y la calidad Total? 4. Defina y de ejemplos de eficacia y eficiencia. 5. Explique cuál debe ser la ubicación de la unidad de O y M dentro de una organización. 6. Describa cada una de las funciones de O y M. 7. Explique la relación entre O y M y el diseño general de sistemas de información.

...