LA Vida En Eternidad

Capítulo 6

Servicios Auxiliares, Exposiciones y presupuestos

• Se debe determinar con anterioridad la cantidad y calidad de los equipo necesarios para transformar espacios en unos con una buena atmosfera.

• Se debe realizar un inventario en donde se determine con que equipos se cuenta, además se debe realizar un listado de materiales y servicios necesarios ( hay que inspeccionar dichos materiales, cotizar y mirar su disponibilidad), si es necesario se deberá rentar ( esto se debe hacer con tiempo ya que hay que analizar posibles proveedores)

• Se busca reducir costes innecesarios.

Exposiciones

La estructura de una exposición no constituye un evento separado, es un complemento, una parte integral y no una parte competitiva.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos

• Análisis de mercado ( se evalúa la rentabilidad de los mercados objetivos y se define la importancia de cada uno)

• Instalaciones: se tienen en cuenta aspectos como los requisitos necesarios (espacios, asistencia esperada, ciudad en donde se va a ubicar, que insumos voy a necesitar, reglamentos…)

Operaciones en el área

• Se determina el manual de operaciones (servirá como guía), el cual contiene indicaciones precisas para el desarrollo del evento, detalla (horas, fechas, locaciones, responsables…), este manual constituye una garantía de que se atenderán todos los requisitos del evento. Se deberá entregar por lo menos con 90 días de anticipación.

Cuestionario para expositores

• Solo ellos pueden juzgar si el evento fue o no satisfactorio, por lo tanto se debe realizar una retroalimentación que sirva para futuros eventos.

Recomendaciones

• Evitar generar incomodidad a los asistentes sobre cargando las áreas destinadas a realizar las exposiciones.

• Controlar el nivel de ruido, ya que puede perturbar las otras exposiciones

• Todos los expositores tienen la misma importancia, por lo tanto se les debe asegurar que todos tendrán la posibilidad de llegar al público.

Presupuesto (se debe calcular el punto de equilibrio)

• Se calcula teniendo como base el número de personas que asistirán

• Deben incluir los gastos de pre convención y los periodos de planeación, por lo tanto se debe elaborar un listado de chequeo.

Propinas y gratificaciones

• Equivalen a l 10%

• Se debe asegurar que los clientes sepan que las propinas están incluidas.

Capítulo 7

Transporte Terrestre

Tarifas: Dependen en gran medida del sistema de cobro de las empresas privadas prestadoras del servicio, pueden ser por tiempo o por personas)

Transporte aéreo: Es recomendable asesorarse con los agentes de viajes ya que ellos cuentan con el saber hacer y nos pueden brindar una mejor visión (respecto a empresas existentes, rutas aéreas y tarifas)

Aspectos a cargo de las líneas aéreas

• Análisis de costes: Dependerá en gran medida del país de procedencia de los socios. Las aerolíneas pueden ofrecer tarifas especiales, las cuales representan grandes ahorros.

• Salas de espera: Dependiendo del tamaño del grupo algunas líneas aéreas permiten disponer de un espacio en donde los socios podrán consumir bebidas y alimentos gratuitos.

• Obsequios( pueden dar suvenires)

• Manejo de equipaje preferencial

• Avisos en el aeropuerto que faciliten l allegada

• Entretenimiento

Transporte de materiales

Se debe prestar especial atención a este tipo de transporte ya que la pérdida o daño irreversible del mismo puede generar un impacto significativo en el normal funcionamiento de la convención, por lo tanto hay que ser cautelosos y tener planes de contingencia para evitar cualquiera situación desafortunada.

La forma en la que se envuelven los materiales podría marcar la diferencia entre un material en buen estado y otro en mal estado.

Capítulo 8

Promoción

Generalidades

Todo producto debe ser conocido si se quiere la aceptación del público, por ende se debe tener en cuenta la comunicación y la mercadología.

Elementos de la comunicación

1. La fuente: En este caso se podría decir que la fuente será una compañía dedicada al manejo de congresos, la cual quiere transmitir una idea a un público determinado.

2. El mensaje: Idea comercial que se desea difundir.

3. El medio: vehículo mediante el cual se transmite el mensaje.

4. El receptor: por lo general es un cliente potencial.

Tipos de comunicación

• Masiva: Pretende atraer la atención de varios segmentos del mercado utilizando varios medios de comunicación.

• Comunicación específica: Transmisión directa del mensaje de un emisor a un receptor.

• Comunicación selectiva: El mensaje es directo hacia un número determinado de clientes potenciales.

Objetivos promocionales: Siempre se tienen que establecer los objetivos para poder tener un norte hacia el cual ir y una base sólida para poder comparar.

1. Análisis Mercadológico para la decisión promocional

1.1 Se realiza un análisis de mercadeo y se tienen en cuenta las siguientes consideraciones:

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