LOS COSTOS LOGÍSTICOS Y COMPRAS

LOS COSTOS LOGÍSTICOS Y COMPRAS

La determinación de los costos logísticos es uno de los aspectos esenciales y de mayor importancia para efectuar un análisis completo del sistema logístico de una empresa, pero al mismo tiempo la obtención de dichos costos es difícil, en razón de que los elementos que los constituyen y que afectan el sistema, no son medidos por los procedimientos contables de costos industriales o financieros empleados usualmente en las compañías.

Los sistemas contables están diseñados con la finalidad de proporcionar una expresión consistente a través del tiempo, del flujo de valores de la empresa y de los activos o propiedades que ella tiene. De esta manera, los métodos tradicionales empleados por la Contabilidad tienden a disponer de un registro o cuenta en el cual pueda apreciarse el flujo de los activos en la vida del negocio, desde su adquisición, e instalación, hasta su puesta fuera de servicio; en cambio las decisiones que afectan al sistema logístico deben tomarse a la luz de los costos operativos, no de los convencionales contables. Hay pues que distinguir entre la finalidad histórica y financiera de un sistema contable que individualmente, es de mucha importancia para la empresa, y los costos de operación para la toma diaria de decisiones, relacionadas con la política administrativa. Los primeros constituyen la base para preparar los estados financieros, es decir Balances y Estado de Ganancias y Pérdidas, las cuales sirven a las necesidades legales y financieras de la empresa; los segundos responden a propósitos singulares y son útiles para la gerencia en la solución de problemas, relacionados con las actividades operativas y logísticas de la entidad.

El ejecutivo que actúa en el área logística y que desconoce los costos que afectan su actividad, tiene grandes posibilidades de tomar decisiones erróneas o de desconocer el efecto que dichas decisiones, tienen sobre el desarrollo de las operaciones, ignorando si las está afectando positiva o negativamente. Es por ello que debe identificar estos costos administrativos con efectividad, mediante la información permanente sobre sus características, calidad, oportunidad, efecto producido sobre las operaciones y sobre el accionar de la empresa, aspecto todos que son esenciales para desarrollar el sistema y tomar decisiones adecuadas, considerando su implicancia sobre la totalidad del flujo de materiales y no, únicamente, sobre alguna de sus partes. La información que sobre estos costos se requiere, puede obtenerse de los registros contables, siempre y cuando, estos se organicen o reestructuren; o en forma extra-contable, se llegue a una construcción apropiada para el fin que la logística pretende.

Conocer las características de los costos logísticos, permitirá al ejecutivo identificar los elementos que componen y relacionarlos con las utilidades que pueden generar, a través de adquisiciones oportunas y a precios adecuados; o mediante la disponibilidad de inventarios acordes con las necesidades de la empresa y su renovación oportuna, evitando roturas de stock o excesos de existencias; o disponiendo de los materiales a tiempo en el lugar en que son requeridos; o por ultimo en todos aquellos aspectos que el accionar del sistema logístico presenta, que tiene una gran incidencia sobre los resultados económicos de las operaciones de la empresa. Si además de lo indicado, el conocimiento de los costos y sus características, permiten al ejecutivo analizarlos, controlarlos y evaluarlos, en relación con los planes logísticos establecidos, se lograra eficiencia y se facilitara el mejoramiento de las actividades y procedimientos, con el mejoramiento de las actividades y procedimientos, con el consiguiente efecto de estos aspecto sobre los futuros costos operativos.

ELEMENTOS DEL COSTO

Si se considera que costos es el conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadería o un servicio, como lo establece el profesor brasileño A. López de Sá, se podría determinar que está compuesto por diversos elementos que se pueden agrupar en materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. En primer grupo estarían aquellos insumos que se transforman o consumen para obtener el producto terminado y generalmente, integran este; en el segundo grupo se considera el factor humano que interviene directamente en la producción, para lograr el producto final; y por el ultimo en el tercer grupo se encuentran todas aquellas erogaciones de tipo general que no forman parte del producto terminado pero que, sin identificarse con el producto, benefician a la producción en su conjunto. Esta definición del Costo y de sus elementos, considerados contablemente, permite efectuar una comparación con las actividades relacionadas con el flujo de los materiales en la empresa y la finalidad de dichas actividades, mediante un análisis de estas. Así se tiene que a través de ellas se logra contar con la materia prima para elaborar el producto; o se adquiere la mercadería necesaria; o se consigue el servicio o se proporciona, de manera que la empresa pueda disponer de la calidad requerida; de precios que le faciliten competir en el mercado y aumentar las utilidades; y de procedimientos que reduzcan los gastos y el tiempo de demora en contar con materiales.

Todos los aspectos mencionados y que puedan obtenerse con las actividades que conforman el flujo de materiales, requieren efectuar desembolsos que analizados y evaluados, permitirán determinar los costos logísticos y tomar decisiones acertadas, cuyo efecto sobre los inventario, el tiempo, la calidad, los precios y la oportunidad pueden ser decisivos para la empresa en su conjunto, especialmente si el análisis y la evaluación conduce a reducir los montos que se invierten, en las mencionadas actividades logísticas, evitando que aumenten incurren, en cualquiera de las actividades mencionadas y efectuar su análisis y evaluación, es para el ejecutivo de logística, de suma importancia, pues a través de estos podrá encontrar la forma de realizar reducciones que inciden en la obtención de mayores utilidades, sea por la reducción de precios de adquisición, sea por el mantenimiento de inventarios que eviten paralizaciones, sin excederse en las actividades que deben efectuarse, desde la adquisición, hasta la distribución del producto terminado y permitiendo encontrar métodos o procedimientos que ayuden a reducir los costos en que se incurre.

La actividad analítica que hay que realizar está relacionada íntimamente con el “control gerencial” o sea con la función fiscalizadora que realiza la gerencia de la empresa o cualquiera de sus grandes dependencias para asegurar recursos y aplicarlos efectiva y eficientemente en el logro de los objetivos de la organización.

La información que puede obtenerse con relación a las dependencias,

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