LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. LIBROS CONTABLES

Los libros contables son los libros que debe llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuales se registran en forma cronológica y sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

Los libros contables deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento o comprobante.

1.1 ASPECTO LEGAL: Todo comerciante llevará su contabilidad, libros y registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. Estas normas pueden autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten guardar el archivo y la correspondencia. Así mismo, se permite la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar las operaciones, siempre que facilite el conocimiento y la prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. “Art. 48 Código Comercio”

1.1.1 Finalidad de los libros:

 Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

 Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

 Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

 Permitir el completo entendimiento de los anteriores.

 Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global.

 Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

 Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras.

 Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

 Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

 Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

 Cumplir las exigencias de otras normas legales.

1.2 REGISTRO DE LOS LIBROS: Según el Artículo 126(de qué?) Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento; sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados. Solamente se pueden registrar libros en blanco.

Para registrar un libro por primera vez:

Se debe presentar una solicitud por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:

 El nombre del libro.

 Indicación de que su registro es por primera vez.

 Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).

 Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado.

 Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

 Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.

Para registrar un nuevo libro se requiere que:

 Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

 Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico; de una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público.

 Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.

 Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

NOTA: Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

A partir de la emisión del Decreto 0019 de enero 10 de 2012 o Ley Antitrámite, las pequeñas empresas de que trata la Ley 1429 de 2010, no están obligadas a registrar los libros contables. Según la Ley Antitrámite en su artículo 175, que modifica el numeral 7 del Artículo 28 del código de comercio, los libros que deben registrarse son: “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios." Los libros de contabilidad no deben registrarse ni ante la DIAN, ni ante las Cámaras de Comercio y en cuanto a la Contabilidad electrónica, basta con que el representante legal sea el garante de que el software de la empresa sí cumple con los requisitos mínimos de seguridad e integridad que menciona la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio Electrónico).

1.3 CLASIFICACION DE LOS LIBROS: Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos.

1.3.1 Libros Principales: Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados:

 El libro de inventarios y de balance: Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitirá conocer de manera clara y completa la situación de su

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