La Administración de proyectos.

Administración de Proyectos

“Desarrollo de un Proyecto”

Ricardo Polanco Pedraza

FACILITADOR: María Aguilar Contreras

MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, A 03 DE AGOSTODE 2016

INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene la intención de exponer un proyecto que sea de interés común y que la investigación pertinente nos permita conocer sus características, su visión estratégica, sus alcances, su costo, y quienes fueron las personas involucradas en el desarrollo del mismo.

La administración de proyectos en lo particular es un tema que me interesa demasiado, ya que forma parte de mis actividades diarias, me desempeño en la Dirección de Contabilidad de la H. Cámara de Diputados, soy Jefe de departamento de Registro de Información Contable, esto lo especifico con la finalidad de darle mayor contexto al Proyecto que estoy por desarrollar. En el Congreso tenemos la misión de implementar el e – gobierno, y hablar de esto implica la presencia de información o servicios en línea, tanto al interior de la administración pública como hacia el exterior, lo cual significa también un rediseño de procesos y un cambio en la forma de realizar las tareas en las agencias gubernamentales. Una vez asumido lo anterior, resulta interesante detenerse en la parte que atañe al ciudadano, y esta nueva forma de relacionarse con el gobierno. La idea de contar con información y servicios en línea, disponibles las 24 horas del día, todos los días del año, representa un atractivo singular si se tiene en cuenta que generalmente nadie escapa a tener que realizar algún trámite con el gobierno.

Con el objetivo de modernizar la burocracia interna de la H. Cámara de Diputados, nos dimos a la tarea de planear estratégicamente un proyecto que permitiera mejorar nuestros procesos diarios. Por lo anterior el departamento de Registro de Información Contable identifico que se recibían gran cantidad de solicitudes de información, y decidimos hacer uso de las de las tecnologías de información, para solucionar nuestro problema y lograr los objetivos con mayor rapidez, eficiencia y eficacia.  

De acuerdo con lo anterior se propuso un proyecto para desarrollar una aplicación tecnológica que permitiera a los empleados del Congreso hacer solicitudes de Constancias de No Adeudo, Metlife y Fiscales desde la plataforma de Intranet, sin necesidad ya de elaborar oficios, entregarlos y esperar a que fueran turnados, lo cual representaba un alto costo en tiempo y en recursos.

A continuación detallo el proceso para la implementación del proyecto.

Proyecto de Control de Gestión Electrónico de Solicitudes de Información

Antecedentes: En el año 2015 se hizo la propuesta para implementar un programa de gestión de solicitudes de Constancias de no Adeudo, de Metlife y de Percepciones y Retenciones, esto con la finalidad de que por medio de herramientas tecnológicas se mejoraran los procesos internos.

Planteamiento del Problema: Las solicitudes que ingresaban a la Dirección, eran atendidas de forma muy tardía porque al turnar la información pasaban por varios filtros y algunas además eran extraviadas.

La H. Cámara de Diputados cuenta con 4500 empleados y 500 diputados, recibimos alrededor de 200 y 300 solicitudes de información a la semana entre los diferentes tipos de Constancias que se solicitan.

Propuesta: Con el propósito de modernizar, optimizar y facilitar el trámite de solicitudes Constancias de No Adeudo, Percepciones y Retenciones y Metlife, la Dirección de Programación, Contabilidad y Presupuesto en coordinación con la Dirección General de Tecnologías de Información, propuso diseñar y desarrollar una herramienta tecnológica que facilitará el trámite de solicitudes al personal de la H. Cámara de Diputados, por medio de una aplicación remota mediante la cual se pueda solicitar estos documentos desde cualquier equipo de cómputo, evitándoles la necesidad de elaborar un oficio de solicitud y de presentarlo en la Dirección de Contabilidad.

Justificación y Viabilidad del Presupuesto: El desarrollo e implementación del programa antes mencionado, represento ahorros en el consumo de recursos humanos y materiales, con las medidas de seguridad proporcionada por la DGTI. En lo que se refiere al presupuesto utilizado fue de $0.00 pesos, por que la DGTI, cuenta con el personal y los recursos necesarios para desarrollar este programa.

Metodología empleada:

1. Acordar con la DGTI la viabilidad de desarrollar en conjunto con la DGPPC el programa de solicitud de Constancias.
2. Una vez acordado las dos direcciones trabajar en conjunto, hacer los oficios de presentación a los organismos administrativos encargados de tomar las decisiones administrativas de la Cámara de Diputados (Secretaría General, Secretaria de Servicios Administrativos y Financieros y Contraloría Interna) para su aprobación.
3. Una vez aprobado vino un periodo de 2 meses para el desarrollo e implementación del programa, posterior a eso y una vez ejecutadas las pruebas se hizo del conocimiento de los empleados por medio de un correo electrónico que se les envió, además en su talón de pago durante 2 quincenas se puso la leyenda de la implementación del programa y en la página web de la cámara se insertó un banner.
4. Se empezaron a recibir por medio electrónico todas las solicitudes y se le dio un seguimiento puntal por parte de las dos direcciones implicadas.

Consecuencias:

• La DGPCC atiende de manera puntal las solicitudes de las constancias.
• Genero un ahorro significativo en los recursos materiales del Congreso.
• Agilizo, optimizo y mejoro el proceso de recepción, control y emisión de constancias.

Permitió que los trabajadores ahorren tiempo en elaborar el oficio e ir a dejarlo a la

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