La función de organizar

El presente trabajo ejemplifica de manera práctica el contenido de la unidad de aprendizaje número dos de la materia “Diseño Institucional” de la Licenciatura en Ciencias Políticas y Administración Pública de la Universidad Autónoma de Querétaro.

La finalidad del mismo es poner en marcha lo aprendido durante el curso anteriormente señalado, ya que como futuros administradores públicos, es indispensable que tengamos bien en claro cuales serán los trabajos y requerimientos que se nos pedirán en el ejercicio de nuestra profesión.

El manual que a continuación se presenta es el utilizado por la Secretaria de Comunicaciones y Transportes desde el 29 de Octubre de 1996 y cuya última modificación se realizó en Agosto del 2007. Así pues, pese a que la elaboración del mismo no corrió a mi cargo, se señalan algunas recomendaciones para la mejoría de Manual de Organización en cuestión.

Tratándose de una dependencia de nivel federal que cuenta con organismos desconcentrados en cada estado de la República Mexicana, la información que contiene este manual tiene validez a nivel federal y su contenido es el utilizado y aplicado en las Secretarias de Comunicaciones y Transportes de cada estado de la república, es decir, es un manual general que aplica a todos los centros SCT.

El documento que a continuación se da a conocer constituye una herramienta de consulta, tanto para el nivel supervisorio como para el operativo, en cuanto a definición de objetivos y funciones que deben ejecutar, contribuyendo esto al alcance de dichos objetivos y al mejoramiento continúo de la calidad del servicio prestado.

CAPÍTULO I

LA FUNCIÓN DE ORGANIZAR

1.- Las Organizaciones Sociales.

Un organismo social es un grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con la mayor eficiencia posible, determinados objetivos comunes que individualmente no es posible lograr; dependiendo del objetivo final último un organismo social puede ser público o privado: una empresa, una dependencia de gobierno, una asociación civil, un partido político, una cooperativa, etc., son organismos sociales.

Los objetivos un organismo social son los fines o metas que pretende alcanzar mediante el esfuerzo colectivo planificado. Si se trata de un organismo social privado éstos objetivos pueden ser la producción y venta de bienes o servicios que el público necesita, y de esta manera obtener utilidades legítimas; si el objetivo es un beneficio social a través de la producción o prestación de algún servicio por parte del gobierno entonces decimos que son organismo social público. Por ello, decimos que los objetivos de un organismo social privado son el obtener un lucro o una utilidad y que el objetivo último de un organismo social público es el beneficio de la sociedad.

En la constitución o creación de todo organismo social público o privado se pueden distinguir dos fases, etapas o momentos: la primera, es la fase de estructuración documental o teórica conocida como etapa mecánica; la segunda, una fase dinámica, de suyo indefinida, que consiste en la operación o funcionamiento normal del organismo social para lograr los fines propuestos; es decir, la etapa en que se lleva la realidad todo lo estipulado en los documentos que se generaron en la etapa previa.

Todo organismo social público o privado se compone invariablemente de cuatro recursos: los recursos materiales (como los edificios, la maquinaria, las instalaciones, el equipo de reparto, la materia prima, etc.), los recursos financieros (que consisten en todos los recursos económicos -dinero- propios o ajenos de que puede disponer el organismo), los recursos tecnológicos (que consisten en los sistemas, formas de producción, innovaciones, patentes, etc.), y por último, el factor humano (que son todas las personas que integran la organización); estos recursos los hemos explicado ampliamente en la unidad I.

1.1.- La Organización Formal.

En general podemos decir que la organización formal es un mecanismo o estructura que permite las personas laborar conjuntamente en forma eficiente y coordinada.

Si se toma en consideración, que la suma total de esfuerzo de las personas cuando están organizadas será mayor, que la suma de los esfuerzos individuales cuando no están organizados, puede establecerse que la organización formal es necesaria cuando dos o más personas trabajan conjuntamente.

Una definición de lo que es la organización formal se puede encontrar en cualquier libro o texto de administración básico, sin embargo, enunciaremos las siguientes definiciones:

Henry Fayol considera que “... organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capital y personas”. Puntualiza, “...que pueden hacerse en este conjunto de actividades dos grandes divisiones: el organismo material y el organismo social”.

Mooney y Riley dicen que “... organización, en el sentido formal, significa orden y su corolario, es un procedimiento ordenado y organizado...”

H. Koontz y C O'Donnell afirman que “... la organización se considera aquí como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encaminadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal entre los cargos a quienes asignado tareas especializadas para la consecución de los objetivos del empresa. Así pues, consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llegar a tener la cohesión y el armazón en el que se coordina el esfuerzo individual”.

En este contexto, la organización formal de una empresa tiene como propósitos generales los siguientes:

1º.- Permitir el administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales del organismo en la forma más eficiente y con el mínimo esfuerzo, a través de un grupo de trabajo, con una fuerza laboral dirigida.

2º.- Eliminar la duplicidad de trabajo.

3º.- Asignadas a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas o actividades, y que cada persona dentro de la organización formal sepa de quien depende y quienes dependen de él.

4º.- Una excelente organización formal permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados para que las políticas hubo objetivos establecidos se logren en forma más eficiente, hasta los niveles más bajos del organización.

De acuerdo con lo expuesto, se puede decir que la organización formal es un elemento

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