Legajo Personal

Los legajos del personal

¿Están los legajos del personal completos y actualizados para presentar ante las posibles inspecciones de la AFIP y de los organismos del trabajo?

En esta nota analizaremos los datos que deben contener los legajos del personal antes del inicio de la relación laboral, al momento del ingreso del trabajador, durante su permanencia en el empleo y al cese de la relación laboral.

Legajo Personal:

Debe contener toda la documentación referente al empleado, desde su búsqueda o contratación hasta su egreso.

A continuación se detallan los elementos que deben contener en cada etapa:

1) Antes de ingresar al empleo:

a. Formulario de solicitud de ingreso donde conste la fecha y la firma del empleado

b. Fotocopia de antecedentes, curriculum, títulos, etc.

c. Informe médico preocupacional

d. Constancia del número de C.U.I.L. extendido por la ANSES

e. Tramitación de la Clave de Alta Temprana, “C.A.T.” y Constancia de Aceptación (RG-AFIP Nº 899)

f. Declaración de alta a la Aseguradora de Riesgos del Trabajo (Res. SRT 320/99, suspendida por Res. SRT 489/99 y prorrogada la suspensión por 45 días desde el 15/05/00 por Res. SRT 410/00).

2) Al ingresar al empleo:

a. Copia del contrato de trabajo o acuerdo individual celebrado

b. Declaración de opción del régimen jubilatorio elegido: Estatal o AFJP (Ley 24241 Arts. 30 y 43 y complem)

c. Fotocopia del DNI (1ª y 2ª hojas) y declaración de domicilio actualizado

d. Formulario de AFIP Nº 572 -impuesto a las ganancias- (Art. Nº 14 RG-DGI 4139 y modificatorias)

e. Declaración de ingresos de otros empleadores o declaración de no tener pluriempleo (Art. Nº 14 RG-DGI 4139 y modificatorias)

f. Personal en situación de pluriempleo: notificación de la opción de concentración de aportes y contribuciones (Dto. 292/95 Art. 9º y Dto. 492/95 Art. 9º)

g. Trabajadores a tiempo parcial que perciben remuneración inferior a 3 MOPRES: notificación en caso de ejercer la opción por los beneficios de la obra social (Dto. 492/95 Art. 8º)

h. Declaración jurada de “No percepción de beneficios jubilatorios” (Art. Nº 12 Inc. h) Ley Nº 24241) o

i. Copia de comunicación a la ANSES, de corresponder, del reingreso de beneficiarios del régimen previsional público (Ley Nº 24241, Art. 34, P.6)

j. Declaración jurada de “No percepción del subsidio por desempleo” (Ley Nº 24013 Tít IV, Dto Nº 739 y Res. Nº 223 MTySS)

k. Declaración de beneficiarios para los seguros de vida obligatorio (Dto. Nº 1567/74) y convencionales (CCT)

l. Copia de la declaración jurada del trabajador y su grupo familiar adheridos al sistema nacional del seguro de salud (CODEM Form. de ANSES Nº PS.5.3)

m. Constancia fehaciente de notificación al trabajador de las normas que rigen el régimen de asignaciones familiares (Res. SSS 112/96 – Anexo – Ap. A) Punto 6)

n. Formulario de declaración jurada de ANSES del grupo familiar para el cobro de asignaciones familiares o de su inexistencia (Form. de ANSES PS.2.4)

o. Solicitud de cobro de asignaciones familiares (cuando ambos cónyuges trabajen, sean beneficiarios de jubilación o pensión o del seguro por desempleo), por aquel a quien, en función de su monto, su percepción le resulte más beneficiosa. La opción puede ejercerse 2 veces por año (Res. SSS 112/96 – Anexo – Ap. A) Punto 7)

p. Documentación del grupo familiar: acompañar, de corresponder, fotocopias de:

• Certificado de matrimonio y DNI del cónyuge

• Certificado de nacimiento y DNI de cada hijo menor de 18 años

• Hijos discapacitados (sin límite de edad): además, certificado de discapacidad

• Sólo en caso de percibir asignaciones familiares: certificados de escolaridad al inicio y finalización de cada curso escolar.

q. De corresponder, copia de los siguientes Forms. de ANSES:

• PS.2.3: Solicitud de pago de asignaciones familiares por Discapacidad

• PS.2.5 A: Solicitud para la percepción de asignaciones familiares cuando no las percibe el cónyuge o concubino

• PS.2.2 A: Solicitud de pago de asignación familiar por Matrimonio

• PS.2.6 A: Solicitud de pago de asignación familiar por Nacimiento/Adopción

r. Constancia de notificación de apertura de cuenta bancaria personal para el pago de haberes, empresas con más de 25 trabajadores y empresas que hayan optado por adherirse a este sistema de pago (Res. MTySS 644/97 y 790/99).

3) Durante la relación laboral:

a. Toda documentación que avale los cambios respecto al inicio

DIRECTIVA Nº 007-OGP-95

ORGANIZACION, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACION

DEL LEGAJO PERSONAL

CONCEPTO:

El Legajo Personal es el conjunto de documentos que permiten identificar al trabajador y dejar sentada su formación técnico profesional, experiencia y carrera administrativa.

Es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial donde se ordenan documentos oficiales y personales del trabajador a partir de su ingreso a la Universidad incrementándose con los que se generen durante su vida laboral.

FINALIDAD:

Dar normas que unifiquen a nivel de la Universidad, la organización y renovación de información, con criterio técnico, del Legajo Personal y la automatización del procesamiento de sus datos con fines a obtener información actualizada y confiable para la evaluación continua del personal y la concesión de sus derechos.

BASE LEGAL:

- D. Legislativo 276

- D. S. 005-90-PCM - Capit. VIII- Art. 86 al 96.

- D. L. 25035 Art. 2º al 9º

- LEY 26457 Art.3º

AMBITO DE APLICACIÓN:

La aplicación de la presente Directiva abarca todo el ámbito de la Universidad a nivel de la Oficina General de Personal y las Oficinas de Personal de las Facultades, siendo la primera la rectora de este sistema.

RESPONSABILIDAD:

Es responsable de la aplicación de las normas de esta Directiva, para el personal de la Administración Central, el Jefe de la Oficina General de Personal y para el personal de Facultad el Decano.

El responsable de su normatividad y control de ejecución a nivel UNMSM es el Jefe de la Oficina General de Personal.

I. NORMAS GENERALES

1. En El Legajo Personal es un documento único de manejo descentratizado cuyo archivo, ordenamiento

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