Ley 594 de 2000

Foro temático 1

1. Cuál es la importancia de la administración documental? Y como se refleja su finalidad en las empresas actualmente.

R/. La administración documental en una empresa ayuda a los archivistas a formar normas y políticas para así permitir la gestión documental la cual se busca en toda empresa o institución. Hoy por hoy las empresas tienen que trabajar con una proporción de documentación con el fin de gestionar la gran cantidad y variedad de documentos.

La administración documental en una empresa tiene como finalidad suministrar información real y verdadera de los documentos que gestionan y realizar el registro, archivo y la distribución de dicha documentación.

1. Menciona al menos 5 aspecto de la ley 594 de 2000 y 5 aspecto de acuerdo 027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

• Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los  documentos   en su ciclo vital.    
• Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
• Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

027 de 2006

• Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
• Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
• Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

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