Leyes Universales De Archivo

Reglas Universales Del Archivo

REGLAS UNIVERSALES DEL ARCHIVO

Para comprender mejor estas reglas es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación.

• ORDENAMIENTO ALFABÉTICO: las reglas de clasificación se fundan se fundan en el ordenamiento de los nombres por orden alfabético. Es el mismo proceso que se utiliza en los diccionarios.

• UNIDAD: se le llama unidad a cualquiera de las del nombre de una persona o razón social escogidas para efectuar el ordenamiento alfabéticamente. en el nombre José Polaco Torres, por ejemplo, hay tres unidades: José, Polaco Torres.

• CLASIFICACION: es determinar el titulo o nombre bajo el cual se va a archivar le documento.

NOMBRES DE INDIVIDUOS

• Nombres completos: Las unidades de los nombres completos se invierten colocando: apellido paterno, apellido materno y nombres. Los apellidos se escriben en mayúscula sostenida y se separan del nombre por medio de una coma.

• Cada parte del nombre se considera como una unidad separada y en caso de que la primera unidad sea identificada con uno u otros nombres, debemos tomar entonces la segunda unidad y así sucesivamente.

Ejemplo:

• ÁLBAREZ RODRÍGUEZ, María Teresa

• BUITRAGO HERNÁNDEZ, Andrea

• CARMONA, Olga

• JIMÉNEZ VÉLEZ, Cesar

• JIMÉNEZ VÉLEZ, Diego

• LEÓN GIRÓN, Ligia

• LEÓN TORRES, Marcela

APELLIDO COMPLETO

En un archivo alfabético, los apellidos solo deben colocarse a la cabeza de una serie de nombres que presenten otro o varios apellidos iguales; este debería ir seguido del nombre de pila en caso de que lo haya.

Ejemplo:

• BOLÍVAR

• BOLÍVAR, Alberto

• BOLIVAR, Jorge

• CÁCERES

• CÁCERES, Juan

• CÁCERES, Manuel Simón

APELLIDOS COMPUESTOS

Son aquellos que incluyen en su nominación preposiciones, conjunciones, artículos, contracciones o guiones, este tipo de apellidos se consideran como una unidad de archivo y se alfabetizan; D’, de, de la, de los, del,.

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