Los Documentos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA:

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

REDACTAR DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES TENIENDO EN CUENTA EL ASUNTO, EL TIPO, LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, APLICANDO LAS NORMAS GRAMATICALES, DE SEMÁNTICA Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN Y LAS NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

LECTURA AUTORREGULADA SOBRE EL DOCUMENTO “PRODUCCIÓN DOCUMENTAL”

TALLER

1. Defina Documento

Es un soporte que tiene registrada información. En este sentido, serian documentos, los libros, revistas, fotografías, partituras, mapas, informes, medios magnéticos, objetos tridimensionales, las inscripciones, sellos medallas, cuadros discos y cassettes, bosquejos, bocetos, etc.

2. Qué comprende por origen de los documentos.

Las instituciones no tienen como objetivo primordial la producción de documentos, ya que estos son coproducto o subproducto de las actividades del hombre, es decir de los hechos que se generan como auxiliar administrativo o jurídico de la institución.

El resultado de esta finalidad es generar ciertas categorías documentales como certificados, los expedientes, actas de grado, títulos etc. Cuando el documento refleja relaciones y actividades de sociedad, decimos que su origen es la fuente que da origen a los documentos de archivo.

3. Cuáles son las características de los documentos

• Externas

• Internas

4. Qué son características externas.

• Externas:

Corresponde a la materialidad del documento: Materia o soporte (pergamino, papel, cinta, disquete, etc), medio para fijar el contenido del documento (escritura: cortesana, procesal, itálica, dibujos y colores formato ( tamaño: cuadernillos, folio) signos especiales y visibles ( sellos, ruedas, letras iniciales).

5. Qué son características internas.

• Internas:

Hacen referencia a la lengua empleada (latín, castellano), al autor, al destinario, al formulario y clausulas, al contenido o mensaje.

6. Nombre 3 ejemplos de documentos y analice las características externas e internas.

1. Acta (notarial):

Es la constancia escrita de lo tratado en una reunión. Si esa acta se hace ante notario, sería un «acta notarial».

Característica: Es una materia de soporte (papel), formato, autor, destinatario, contenido.

2. Contrato:

Acuerdo entre dos partes sobre compra, venta, etc.

Características: Materia o soporte (papel), autor, destinatario, formulario y clausulas, contenido o mensaje.

3. Autorización:

Es la delegación que se hace por escrito a otra persona para que te represente.

Características: Materia o soporte, formato, autor, destinatario, mensaje.

7. Elabore un cuadro sinóptico con la clasificación y sub-clasificación de los documentos

SEGÚN EL SOPORTE Papel Documentos textuales

Documentos gráficos

Documentos de imagen

Cinta Videos, cintas magnéticas, Películas

Cassettes, microfilm y microfichas.

Otros soportes Disquetes, disco óptico, disco compacto, sellos, monedas, etc.

SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR Documento público Es el expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones como representantes el Gobierno. Escritura pública (Notario).

Documento privado Es el expedido por particulares o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función.

SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

Documentos dispositivos Autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida.

documento esencial:

Leyes, decretos, resoluciones, sentencias, manuales de procedimiento, etc.

Documentos testimoniales Son los que sirven de prueba o testimonio. Actas, documentos contables (libros, balances), escrituras, convenios, contratos, planos de las obras.

Documentos informativos Son los documentos dentro de una gestión administrativa. Cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones, etc.

SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO

Vitales Son aquellos documentos indispensables

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