Los presupuestos son un instrumento que permite la coordinación de la inteligencia combinada

Los presupuestos son un instrumento que permite la coordinación de la inteligencia combinada de toda una organización dentro de un plan de acción. Este plan se basa en el desempeño histórico y es gobernado por juicios racionales acerca de los factores que influyen en el curso de los negocios en el futuro. Sin la coordinación que proporcionan los presupuestos, los jefes de los departamentos pueden seguir cursos que beneficien a sus propios departamentos, pero no la empresa general. El control presupuestal es una operación extensiva a toda la empresa que incluye un plan de ejecución completo (un programa que abarca mucho más de los aspectos monetarios). Un gran número de factores de compartimiento interviene en el proceso que se sigue en la preparación de presupuestos. Por ejemplo, los empleados están más dispuestos a aceptar presupuestos departamentales si los administradores hacen intentos honestos para explicar los procedimientos presupuestales y para involucrarlos en el proceso.

Los presupuestos maestros incluyen los presupuestos de la operación y financieros.

1. Papel de la planeación estratégica

A través de la planeación estratégica los administradores de alto nivel desarrollan e implementan metas y políticas organizacionales a largo plazo. La planeación estratégica proporciona la brújula para las actividades de la empresa en su interés por determinar y satisfacer las necesidades de los clientes. Los administradores evalúan las fuerzas y debilidades de sus organizaciones para poner de relieve las oportunidades externas y los puntos fuertes internos. Sus planes estratégicos proporcionan una directiva en la selección de cuáles serán los productos o servicios que se deberán vender y qué mercados serán considerados como metas. Además, estos planes esbozan la manera en la cual se deberán promover y distribuir tales productos y servicios; los presupuestos reflejan estos planes.[pic 1]

Los administradores pueden preparar los presupuestos  en varias formas distintas dependiendo de los planes estratégicos y de la complejidad deseada. A unos presupuestos sencillos ofrecen muchas ventajas externas e internas.  Los  presupuestos hacen que el proceso de la toma de decisiones sea más efectivo  ayudando a los administradores a enfrentar las incertidumbres. El objetivo de la preparación de presupuesto consiste en sustituir el éxito accidental por juicios de negocios deliberados y bien concebidos para la administración de la empresa. Los presupuestos no deberían ser expresiones de un pensamiento lleno de deseos sino más bien descripciones de objetivos concretamente logrables. Ciertamente los presupuestos reflejan planes ( los administradores deben planear antes de preparar los presupuestos.)

La contabilidad de costos proporciona los costos totales y detallados de los productos manufacturados o de los servicios proporcionados por una empresa. Para medir su eficiencia, los costos deben compararse con algún patrón estándar que haya sido preparado en forma anticipada a la producción y que refleje un buen nivel de desempeño. El método más común para la evaluación del desempeño real es a través del análisis del presupuesto. La combinación de un sistema de costos estándar y de un sistema de presupuestos también conduce a un mejor desempeño de las tareas y de las metas asignadas.

1. Presupuestos y estándares

Los presupuestos representan declaraciones acerca de los costos esperados y acerca de los pronósticos de los requerimientos de producción. Los presupuestos tratan de establecer un estándar predeterminado para las operaciones de un periodo o para una serie de proyectos considerados como un todo, mientras que los estándares se relacionan con el costo por unidad. De tal modo, cuando se usan costos estándar, el presupuesto es principalmente un resumen de los estándares para todas las partidas de ingresos y de desembolsos.[pic 2]

La lista que se representa a continuación resume algunas de las ventajas que ofrece un sistema formal de presupuestos o de planeación de utilidades.

• Obliga a la administración a especificar objetivos tanto a corto como a largo paso.
• Obliga a la administración a analizar problemas futuros a fin de que se reconozcan planes alternativos
• Dirige los esfuerzos y los fondos hacia las alternativas posibles mas rentables.
• Pone de relieve la necesidad de coordinación de todos los elementos de una empresa, puesto que la preparación de presuepuestos releva una falta de control en una organización
• Sirve como un instrumento de comunicación
• Proporciona estándares de desempeño que sirven como incentivos para el logro de una actuación más efectiva.
• Indica a aquellas áreas que carecen de control, proporcionando datos que se usan para analizar las variaciones entre las operaciones reales y las operaciones presupuestales. Estas variaciones deberían proporcionar la base para el estudio del origen del problema.

1. Principios de la presupuestación

Existe una serie de principios generales que son aplicables al proceso de la preparación de presupuestos. El apoyo de la alta dirección es de importancia fundamental para el éxito del programa de presupuestos. La filosofía de la alta dirección hacia la preparación de los presupuestos se filtra rápidamente hacia debajo de la empresa a un cuando los ejecutivos puedan no darse cuenta de su importancia dentro el proceso. Cuando los administradores visualizan el presupuesto como algún proceso mecánico que se debe cumplir lo más rápido posible, es menos probable que sus empleados le den una gran preparación de presupuestos. El proceso presupuestal también falla cuando la administración visualiza los presupuestos como un instrumento inservible al cual puedan culpar de los problemas de la empresa. Por otra parte, si la administración considera que el presupuesto es un excelente instrumento para la planeación y se asume un papel muy activo en el proceso presupuestal, es más probable que una empresa obtenga más beneficios.[pic 3]

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