Los requisitos que deben tenerse en cuenta para el acondicionamiento de los documentos enviados

. En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte, teniendo en cuenta lo anterior documéntate y:

➢ Precia los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

➢ Establece la forma correcta de embalar impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documento que no pueden doblarse, ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos

R/TA

Los requisitos que se deben tener en cuenta para el acondicionamiento de envió de documentos son:

• Clase de correspondencia que maneja la entidad

• Uso o finalidad que se le dará

• Requisitos de presentación formal

• Tramite

• Normas legales de conservación

• Control y firma

• Registro de control de envió de documentos

• Contratación de empresas especializadas

• Método de empaque y embalaje

• Peso y porteo de documentos.

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. 

NORMAS DE EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

Embalaje.

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:

- Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

- La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

- Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

- Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

- Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas. 

EMBALAJE DE DOCUMENTOS:

Cuando se realizan los trasteos de oficinas es importante transportar de forma adecuada toda la documentación y el archivo para el nuevo lugar, evitando así perdida de información o de papeles indispensables para el funcionamiento de la empresa.

El embalaje de los documentos debe hacerse en cajas y apilándolos, sin embargo es necesario separarlos por tema, departamento o prioridad, porque de esta manera se organizará más fácil y rápido en la nueva oficina; no obstante cerciórese que queden bien asegurados (no deje espacios), así el movimiento del vehículo transportador no los desorganizará.

En otras ocasiones los papeles ya están guardados en carpetas, folders o archivadores AZ, el problema para el transporte de mercancías es que ocupan más espacio que los papeles

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