MANUAL PARA EXCEL

MANUAL DE EXCEL 2007

EMPRESA: AGROSERVICIOS CASAS GRANDES

GUASAVE, SINALOA, JULIO DEL 2008

INTRODUCCION

Excel es, como probablemente ya sabrás, el programa de hoja de cálculo más utilizado en todo el mundo y forma parte de la suite de Microsoft Office. Existen otros programas además de Excel, pero es éste el más conocido, extendido y utilizado.

El secreto del éxito de Excel reside en que es muy versátil, siendo uno de sus puntos fuertes la realización de cálculos numéricos de gran potencia. También es posible utilizarlo para otras tareas como las siguientes:

o Cálculos analíticos: Crea presupuestos, analiza resultados y realiza cualquier tipo de cálculo financiero que puedas pensar.

o Organización de listas: Utiliza las disposiciones de filas y columnas para crear listas organizadas de forma eficiente.

o Tiene acceso a otros datos: Importa datos desde una amplia variedad de fuentes.

o Creación de gráficos y diagramas: Utiliza las herramientas más potentes para realizar gráficos de forma profesional.

o Automatización de tareas complejas: Convierte las tediosas tareas a un simple clic de ratón.

Excel 2007 ha experimentado muchas mejoras con respecto a su antecesor más inmediato. A continuación vemos las características más destacadas:

Excel 2003 Excel 2007

Número de filas 65.535 1.048.576

Número de columnas 256 16.384

Cantidad de memoria usada 1 Gb La máxima permitida

por Windows

Número de colores 56 4,300 millones

Formatos condicionales por celda 3 Ilimitados

Niveles de ordenación 3 64

Niveles de deshacer 16 100

Elementos mostrado en el desplegable de Autofiltro 1.000 10.000

Caracteres para mostrar en una celda 1.000 32.000

Estilos diferentes en un libro 4.000 64.000

Número máximo de caracteres en una fórmula 1.000 8.000

Numero de anidamientos en una fórmula 7 64

Argumentos una función 30 255

Lo primero que notamos cuando abrimos Excel 2007 es su nuevo look. Los anteriores menús y barras de herramientas tan conocidos en otras versiones han sido eliminados y sustituidos por una nueva interfaz de "fichas y cintas". Aunque esta nueva interfaz es parecida a los antiguos menús y barras de herramientas, encontrarás que son radicalmente diferentes.

Los usuarios de Excel más antiguos (versiones 97 y anteriores), habrán notado que con cada versión nueva lanzada al mercado, el sistema de menús se ha ido haciendo cada vez más complejo y han ido apareciendo más y más barras de herramientas diferentes (debe haber un modo diferente de acceder a cada nueva característica añadida) hasta ser un número considerable. En cada versión nueva lanzada al mercado se han ido añadiendo más opciones a los menús y más botones a las barras de herramientas. Los diseñadores de Microsoft han intentado resolver este problema y la nueva Cinta de Opciones parece ser la solución.

El paso del tiempo dirá si la Cinta de opciones será la forma definitiva de integrar los menús, comandos y funciones de Excel o si por el contrario, los diseñadores deberán esforzarse más para optimizar estas opciones en la pantalla.

Otros elementos comprendidos dentro de la nueva apariencia de Excel 2007 son:

o Seis nuevas fuentes más modernas: Ahora, la fuente por defecto de los libros de trabajo es Calibri a 11 puntos que es bastante mejor para leer que la anterior Arial a 10 puntos, especialmente a tamaños pequeños.

o Barra de acceso rápido: Es una barra de tareas personal a la que podemos ir añadiendo botones con las funciones que uses habitualmente. Esta es la única parte de Excel 2007 que el usuario puede personalizar.

o Mini barra de herramientas: Se ha añadido una nueva función al menú contextual. Se trata de una barra de herramientas que contiene todos los iconos de formato de texto para tenerlas más a mano.

Barra de acceso rápido

Mini barra de herramientas

Durante muchos años, la queja más frecuente de los usuarios sobre Excel era el tamaño que tenía la hoja (255 columnas y 65.535 filas). Si se requerían más filas o columnas, se debía recurrir a utilizar varias hojas o a agrupar o resumir los datos.

En la nueva versión de Excel, Microsoft ha solucionado este problema de forma notable. En Excel 2007 una hoja contiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas con un número de celdas que sobrepasa los 17 millones.

El formato condicional se refiere a la capacidad de formatear una determinada celda basándose en su valor. Los formatos condicionales se crean para destacar ciertos valores. Por ejemplo, podemos establecer un formato condicional para que si una fórmula devuelve un valor negativo, la celda que lo contiene se vuelva de color azul.

En las versiones anteriores de Excel, una celda podía tener un máximo de 3 condiciones aplicándose simultáneamente. Con Excel 2007 podemos establecer un número ilimitado de condiciones.

El gran cambio que ha dado Excel 2007 con respecto a los anteriores es que existen un mayor número de visualizaciones de datos posibles: barras de datos, escalas de color, y conjuntos de iconos. En la imagen inferior se muestra una tabla con barras de datos en las celdas dependiendo de su valor.

Una tabla es un rango de celdas con forma rectangular que, normalmente, contiene cabeceras en las columnas. Los diseñadores de Excel 2007 se percataron de que las tablas son uno de los conceptos más usados al trabajar con Excel. Trabajar con tablas es tan fácil.

Una vez que hemos designado un rango en particular como tabla, Excel nos permitirá trabajar con unas exclusivas y eficientes herramientas para ellas. Por ejemplo:

o Podemos aplicar atractivos formatos con un simple clic de ratón

o Podemos insertar fórmulas de resumen en la fila de totales de la tabla.

o Si las celdas de cada columna contiene la misma fórmula, podemos editar una de ellas y el resto de celdas cambiarán automáticamente.

o Podemos eliminar entradas duplicadas fácilmente.

o Si creamos una lista a partir de una tabla, la lista siempre reflejará los datos de la tabla aunque se añadan más filas

o En las versiones anteriores, Excel siempre ha tenido muchos cuadros de diálogo para establecer las opciones. En Excel 2007, la mayor parte de estos cuadros de diálogo, ha sido agrupado en uno solo.

o Para acceder a este nuevo cuadro pulsa en el botón Office y luego en Opciones de Excel. Aparecerá el cuadro que se muestra a continuación:

o Las opciones están agrupadas en etiquetas que puedes

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