MAPA MENTAL

2) aspectos más relevantes del acuerdo N° 060 (30 de octubre de 2001) del consejo directivo del archivo General de la Nación por el cual se establecen pautas para las administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicos.

RTA/ Muchas organizaciones no prestan atención en las comunicaciones de la entidad ya que ellos piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental.

Ya entrándome un poco al tema el gobierno nacional cuenta con una agenda de conectividad, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctico y ágil al momento de consultar la información.

La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital.

En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determinara de la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los diferentes recursos y tecnologías para que al momento de ser consultada dicha información está esté disponible y accesible de manera rápida y eficiente para los usuarios.

Los procedimientos para las radicaciones oficiales deberán velar por la transparencia de la información ofrecida en dichos soportes para esto se les asignara a cada documento un numero consecutivo sin repetición alguno y no se aceptara la reserva de dichos números pues esto viola la transparencia la información tanto recibida como enviada. Estos números se asignaran por orden de llegada y se hará entrega inmediata al usuario una copia debidamente radicada.

Al iniciar año la entidad está obligada a empezar el consecutivo desde el numero uno ya sea utilizando los medios manuales, mecánicos

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