MAPA MENTAL

TAL

MARCO LEGAL SOBRE ARCHIVOS DE COLOMBIA

2. Las entidades hoy en día se han dado cuenta de la importancia del ajuste a las normas y más en cuanto a la organización y aplicación de procedimientos técnicos y físicos del manejo de los documentos. Los entes se han dado cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil u oportuna, como parte integral del proceso de gestión documental. Hoy en las entidades tienen organismos de control y capacitación, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctica y ágil al momento de consultar la información. La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en las diferentes fases del ciclo vital del documento.

En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determina la mano con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de la comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los elementos necesarios o las herramientas informáticas que ameriten.

Par la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones púbicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Publica. Que la ley 8º de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora

ES IMPORTANTE RECORDAR:

Conjunto de normas jurídicas dentro del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. Es necesario entender que existen unos principios de aplicabilidad de las normas positivas, regulados a través de las Leyes; Decretos, Códigos y Acuerdos en donde se establecen:

 La costumbre en ningún caso prima sobre las normas positivas.

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