MATRIZ DE RIESGOS INSTITUCIONALES
Enviado por rodriguezadela • 20 de Noviembre de 2020 • Informe • 7.483 Palabras (30 Páginas) • 232 Visitas
Proceso | Causa | Tipo de Riesgo | Tipología de Riesgo | Objetivo de Calidad | Nombre Riesgo | Consecuencias Potenciales | Objetivo Proceso | Posibilidad de Ocurrencia | Impacto | Evaluación riesgo inherente | Medidas de Respuesta | Controles | Posibilidad de Ocurrencia | Impacto | Evaluación riesgo residual | Medidas de Respuesta | Acciones de control | Responsable |
Dirección y Planeación | Desconocimiento general de la comunidad de las decisiones de la Alta Dirección Acompañamiento débil en la implementación de políticas | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Implementación inadecuada o incumplimiento de las políticas institucionales | Incumplimiento de los objetivos institucionales | Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Consejos: Superior, Académico, Investigación, Extensión, Planeación, Facultad y Programas | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Socialización de las politicas institucionales | Equipo de la oficina Asesora de Planeación |
Dirección y Planeación | Insuficiencia de recursos | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Incapacidad para cubrir las necesidades institucionales | Pérdida del posicionamiento y deterioro de la imagen institucional. | Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Consejos: Superior, Planeación, Académico, Investigación, Extensión, Facultad y Programas | 2-Improbable | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Plan de austeridad y eficiencia del gasto | Equipo de la oficina Asesora de Planeación |
Dirección y Planeación | Desconocimiento de los lineamientos para la administración del riesgo | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Inadecuada Administración del Riesgo | Incumplimiento en el logro de metas y objetivos. | Definir el marco estratégico de mediano y largo plazo de la Institución acorde a la misión y al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Documentación para la administración de riesgo publicada en el portal COGUI | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Cpacitación a los procesos en definición de riesgos | Equipo de la oficina Asesora de Planeación |
Acreditación | 1. Poco conocimiento de la normativa o lineamientos en los procesos de acreditación o registro calificado por parte de directivos, así como de la política de autoevaluación y del funcionamiento de la misma. | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Incumplimiento de lineamientos y/o condiciones de calidad del Ministerio de Educación Nacional | 1. Requerimiento de información complentaria (Auto) | Contribuir al mejoramiento permanente de la calidad integral de cada uno de los programas académicos y servicios que ofrece la Universidad y la Institución en general; a partir de procesos de autoevaluación y aseguramiento de la calidad, que permitan la obtención y renovación de los registros calificados y de la acreditación por alta calidad, tanto de sus programas como la institucional. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Se han implementado, procedimientos, formatos y guías | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Realizar seguimiento y articulación con la oficina Asesora de Planeación en la integración de planes de mejoramiento de programas con el plan de desarrollo | Equipo oficina Aseguramiento de la Calidad |
Acreditación | 1. Realización de solicitudes al MEN con margenes de tiempo próximos a la fecha de vencimiento del acto administrativo o fuera de la fecha de vencimiento de la radicación. | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Retraso en el otorgamiento de la renovación del registro calificado y/o acreditaciones | 1. Suspensión de la oferta del programa por vencimiento de registro sin que se haya producido la respuesta del MEN. | Contribuir al mejoramiento permanente de la calidad integral de cada uno de los programas académicos y servicios que ofrece la Universidad y la Institución en general; a partir de procesos de autoevaluación y aseguramiento de la calidad, que permitan la obtención y renovación de los registros calificados y de la acreditación por alta calidad, tanto de sus programas como la institucional. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Matriz para el seguimiento a los vencimientos de los procesos | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Notificar a las unidades académicas las fechas de vencimiento de sus procesos y programar jornadas de trabajos | Equipo oficina Aseguramiento de la Calidad |
Gestión de la Calidad | Falta de seguimiento y control a la implementación de acciones de mejora continua por los procesos. | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Pérdida de la certificación de calidad | Pérdida de confianza y reconocimiento de los usuarios y demás partes interesadas de la Universidad. | Planificar e implementar las políticas de seguimiento, medición y análisis del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para demostrar su conformidad con las normas aplicables y mejorar continuamente en la búsqueda de eficiencia, eficacia y efectividad de su desempeño. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Revisiones del Sistema COGUI por la alta dirección. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Diseño de mecanismos de control y seguimiento. | Grupo de Gestión de la Calidad |
Comunicaciones | Dependencia en la toma de decisiones. | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Inoportuna o inexacta la divulgación de los productos comunicativos y publicitarios ante los usuarios internos y externos. | Disminución de los indicadores de calidad | Administrar los medios y canales de comunicación de la Institución con el propósito de mantener informada a la comunidad universitaria y demás partes interesadas | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Revisión pertinente del material a comunicar por parte de la dependencia que origina la información | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Consejos de redacción | Director de Comunicaciones |
Relaciones Interinstitucionales | Desconocimiento del personal de la Oficina de Relaciones internacionales y la comunidad universitaria de los procedimietos y requisitos nacionales e internacionales legales y migratorios | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Gestionar la movilidad internacional sin requisitos legales | Sanciones y multas por los organismos competentes. | Articular al ámbito global los ejes de docencia, investigación y extensión de la Universidad del Magdalena y promover, coordinar y supervisar la movilidad internacional de la comunidad universitaria. | 2-Improbable | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Guia de tramites migratorios | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Jefe de oficina de Relaciones Interinstitucionales |
Relaciones Interinstitucionales | Baja áreas disciplinar, contexto socioeconómico | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano | Estudiantes y docentes sin las competencias para cumplir con los requisitos de las convocatorias de movilidad internacional | Plazas desiertas | Articular al ámbito global los ejes de docencia, investigación y extensión de la Universidad del Magdalena y promover, coordinar y supervisar la movilidad internacional de la comunidad universitaria. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo | programa de inclusión, curso de idiomas gratuitos a estudiantes, apoyo económico para movilización | 2-Improbable | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo, | Aumentar la divulgación de convocatorias en los programas académicos | Jefe de oficina de Relaciones Interinstitucionales |
Gestión Académica | 1. Planeación inadecuada. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Deterioro en la calidad de los programas académicos por necesidades de recursos no cubiertas. |
| Diseñar y desarrollar los programas académicos de pregrado, posgrado y formación para el trabajo y desarrollo en cumplimiento de la misión institucional. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo |
| 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica |
Gestión Académica | 1. Falta de revisión de los vencimientos del Registro Calificado de los Programas Académicos. | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Pérdida de: registros calificados, renovación de registros calificados, acreditación por alta calidad y renovación de acreditación por alta calidad de los Programas Académicos. | 1. Reducción de la oferta académica. | Proponer, ejecutar y controlar políticas de gestión académica, de desarrollo estudiantil y de los docentes así como también velar por el aseguramiento de la calidad de los programas académicos y los procesos de admisión y registro académico. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Seguimiento al cronograma de fechas claves para la renovación de registros calificados. Reuniones de seguimiento en coordinación con la Oficina de Aseguramiento de Calidad. Seguimiento al plan de mejoramiento por programas académicos. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica |
Gestión Académica | Falta de compromiso docente. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Currículo no pertinente a las exigencias del entorno o el sector productivo, o desarticulación. | Disminución de la calidad educativa. Disminución en los indicadores de desempeño insitucionales. Resultados deficientes en las pruebas SABER-PRO. | Proponer, ejecutar y controlar políticas de gestión académica, de desarrollo estudiantil y de los docentes así como también velar por el aseguramiento de la calidad de los programas académicos y los procesos de admisión y registro académico. | 4-Probable | 5-Catastrofico | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | • Universidad-Estado-Empresa | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Equipo de trabajo del proceso de Gestión Académica |
Centro para la Regionalización de la Educación y las Oportunidades | Incumplimiento de las clases programadas en los centros tutoriales. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional |
| Deterioro de la imagen institucional. Formación académica deficiente. Deserción estudiantil. | Diseñar y desarrollar los programas académicos de pregrado, posgrado y formación para el trabajo y desarrollo en cumplimiento de la misión institucional. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Reprogramación de clases no dictadas. | 1-Rara Vez | 2-Menor | Baja | Asumir el riesgo | Registro del seguimiento de las reprogramaciones de sesiones tutoriales incumplidas. | Diretor del CREO |
Gestión de Investigación | Dificultad en la planificación, administración y control de todas las actividades ciencia, tecnología e innovación y su oportuno seguimiento. | Gestión | Riesgo estratégico | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Deficiencia en la gestión, seguimiento y control en la ejecución de planes y proyectos propios de la labor en ciencia, tecnología e innovación de la Universidad del Magdalena | Incumplimiento en contratos y convenios para el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación. | Asegurar, fomentar y facilitar el desarrollo de la investigación, proporcionando las condiciones para la generación, apropiación y transferencia de conocimiento, tecnología e innovación en cumplimiento de la misión de la Universidad del Magdalena, articulada con las necesidades del entorno y de acuerdo con las políticas y lineamientos institucionales de manera eficiente, eficaz y efectiva | 4-Probable | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Seguimiento y control constante en la ejecución de planes y actividades que se promueven desde el proceso de investigación. Aaplicación de un sistema de información para la gestión de las actividades, proyectos y planes para la ciencia, tecnología e innovación. | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Asumir el riesgo | Aplicar y mantener los mismos controles | Equipo de trabajo del proceso de Gestión de Investigación |
Gestión de Investigación |
| Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Disminución de visibilidad de la Universidad en la región por el bajo impacto de los resultados de las actividades de ciencia, tecnología e innovación | *Reducción del presupuesto para la investigación. | Asegurar, fomentar y facilitar el desarrollo de la investigación, proporcionando las condiciones para la generación, apropiación y transferencia de conocimiento, tecnología e innovación en cumplimiento de la misión de la Universidad del Magdalena, articulada con las necesidades del entorno y de acuerdo con las políticas y lineamientos institucionales de manera eficiente, eficaz y efectiva. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Aplicación del proceso de transferencia de conocimientos y tecnologías, seguimiento y acompañamiento a los procesos de protección de activos. | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Asumir el riesgo | Aplicar y mantener los mismos controles | Equipo de trabajo del proceso de Gestión de Investigación |
Gestión de Extensión y Proyección Social | Diagnósticos NO acordes a la realidad del territorio regional y/o nacional | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Gestión y ejecución de proyectos desarticulados a las necesidades que demanda el entorno. | Poco impacto institucional en la transformación de la realidad regional y/o nacional | Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Reducir el riesgo | Mesas de trabajos con las partes interesadas (comités) | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Diseñar una herramienta que permita llevar la trazabilidad de la ejecución de los proyectos de extensión | Vicerrector de Extensión y Proyección Social |
Gestión de Extensión y Proyección Social |
| Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Plazas limitadas frente a la demanda de practicantes de los diferentes programas académicos | Baja incidencia en el sector productivo | Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo | Encuentros periodicos con los comites intergremiales para mirar las necesidades que platean las organizaciones en cada sector | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Realizar visitas in situ | Directora de la Direción de Parcticas Profesionales |
Gestión de Extensión y Proyección Social | Poco conocimiento de la bolsa de empleo por parte de los egresados | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Baja empleabilidad de nuestros egresados en el entorno local, regional, nacional e internacional | Baja incidencia de nuestros graduados en el entorno laboral | Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Seguimiento a los graduados | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Implementar estrategias de difusion de los servicios y beneficios de los graduados | Directora del Centro de Egresados |
Gestión de Extensión y Proyección Social | Falta de infraestructura para el fomento y promoción cultural | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Oferta cultural y artística desarticulada con el entorno | Poco impacto de la institución en el acervo cultural de la región | Gestionar proyectos y servicios que aporten de manera efectiva a la solución de los problemas del entorno, así como a la difusión del patrimonio cultural y al fortalecimiento de la relación y cooperación universidad – empresa – estado en articulación con sus egresados y la sociedad en general. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Planificación de las actividades culturales y artísticas en respuesta a las necesidades del entorno | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Gestionar alianzas estrategicas con entidades del sector publico-privado que permitan trabajar en el fortalecimiento del sector cultural de la región. | Director de proyección cultural |
Apoyo Tecnológico TIC | Personal insuficiente | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Demora en la prestación del servicio de soporte tecnológico | Insatisfacción del usuario | Gestionar, incorporar y asegurar los recursos de tecnologías de la información y las comunicaciones; para mejorar y optimizar los procesos Institucionales, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Mantenimiento preventivo a equipos de computo académcio | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Fortalecer los controles | Profesional especializado del Grupo Interno de Servicios Tecnológicos |
Gestión Jurídica | Falta de seguimiento a las diferentes etapas que se surten dentro de las acciones judiciales y las actuaciones administrativas. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Vencimiento de términos judiciales y legales para atender o interponer acciones judiciales o actuaciones administrativas | Fallos judiciales o administrativos contrarios a los intereses de la institución y el buen gobierno de la misma lo que conlleven a sanciones administrativas, disciplinarias, penales o responsabilidad fiscal según el caso. | Asesorar jurídicamente a la Universidad del Magdalena y asistir las actuaciones prejudiciales, judiciales y administrativas conforme a las disposiciones del ordenamiento jurídico vigente. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Asignación oportuna de la acción judicial a un Asesor Jurídico | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Realizar comités de conciliación, para revisar cada uno de los procesos vigentes y las próximas actuaciones judiciales | Jefe oficina Asesora Juridica |
Gestión Jurídica | Desconocimiento del marco legal interno y externas que regulan a la Universidad. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Expedición de actos administrativos, conceptos juridicos y asesorias legales contrarias a las normas internas y externas que amparan las actuaciones de la Universidad | Acción judicial en contra de la Universidad. | Asesorar jurídicamente a la Universidad del Magdalena y asistir las actuaciones prejudiciales, judiciales y administrativas conforme a las disposiciones del ordenamiento jurídico vigente. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Solicitud de los antecedentes administrativos a las dependencias involucradas. | 2-Improbable | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Estudiar de manera minuciosa y responsable la normatividad aplicable al tema en cuestion | Jefe oficina Asesora Juridica |
Gestión de Contratación | Desconocimiento de las normas internas, externas y jurisprudenciales que rigen la celebración de contratos. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado |
| Hallazgos en las Auditorías Internas y externas. | Establecer mecanismos e instrumentos para asegurar la correcta ejecución de la contratación de acuerdo a la normatividad aplicable en la institución. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Lista de chequeo según la clase o naturaleza del contrato | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Capacitación al personal administrativo, contratistas y proveedores sobre diligenciamiento de formato, actualizaciones normativas de contratación y pólizas | Responsable del Grupo de Contratación |
Dirección Financiera | Desconocimiento de los procedimientos financieros por parte de quien solicita el trámite. | Gestión | Riesgo financiero | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados |
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| Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad, y confiabilidad | 5-Casi certeza | 3-Moderado | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Asesoramiento permanente a usuarios. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Crear agenda de socialización de actualización de procedimientos financieros | Técnico Administrativo |
Dirección Financiera | Inconsistencia en la información aportada por el estudiante. | Gestión | Riesgo financiero | Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano | Disminución del recaudo en los créditos de corto plazo. | Aumento de la Cartera Morosa. | Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad | 4-Probable | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Cobro Preventivo (Llamadas, envío de notificaciones ) | 1-Rara Vez | 2-Menor | Baja | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Implementar los controles establecidos. | Profesional Especializado Grupo de Facturación, Crédito y Cartera. |
Dirección Financiera | Cambio de administraciones municipales. | Gestión | Riesgo financiero | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Disminución del recaudo de estampilla. | Aumento de la Cartera Morosa. | Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad | 5-Casi certeza | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Solicitud de información oportuna a las entidades contribuyentes para evitar la prescripción de vigencias. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Implementar los controles establecidos. | Profesional Especializado Grupo de Estampilla |
Dirección Financiera | "Disminución de los aportes por parte de la Nación, el Departamento, y en los ingresos por recursos propios. Situación de crisis económica o recesión en el pais. Emisión de normatividad a nivel Nacional, Departamental o municipal que deteriore los ingresos percibidos por la Universidad" | Gestión | Riesgo financiero | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Recursos insuficientes para el sostenimiento de los gastos e inversiones de la institucion | Incumplimiento de las Estrategias del plan de acción, enmarcados en el plan de desarrollo, incapacidad para asumir los gastos asociados al funcionamiento de la institucion. | Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Dirección Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad | 4-Probable | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | seguimiento al comportamiento de los ingresos y gastos de la institución. Supervisión de las gestiones permanentes para el recaudo de ingresos. | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Imlementar los controles existentes | Director Financiero |
Gestión de Recursos Educativos | Espacios académicos insuficientes en relación a salas de sistemas | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Incumplir con los tiempos para la organización de los espacios para clases regulares | Incumplimiento del calendario académico. | Gestionar los equipos y suministros para la docencia y prácticas académicas; además de administrar el servicio audiovisual y los espacios físicos (auditorios, salones, salas de atención a estudiantes y salas de internet) adscritos a ésta. Así como apoyar la gestión administrativa de los laboratorios orientados a los procesos de docencia e investigación de la institución. | 2-Improbable | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Asumir el riesgo | Programación de espacios para clases regulares a partir de los insumos de las Direcciones Académicas | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Asumir el riesgo | Realizar acompañamiento por parte de la Dirección Curricular y de docencia en la creación de nuevos grupos y definicion del tamaño de los grupos actuales | Responsable del Grupo de Recursos Educativos y Administració de laboratorios |
Gestión de Bienestar Universitario | Capacidad limitada en el presupuesto | Gestión | Riesgo de Imagen o reputacional | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Inequidad en la obtención de los programas de beneficio | Insatisfacción de los usuarios | Prestar los servicios de bienestar Universitario a la comunidad universitaria, de acuerdo a las condiciones establecidas por la institución | 4-Probable | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo | Estudio socioeconómico | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Director de la Oficina de Bienestar Universitario |
Gestión de Bienestar Universitario | Desaprovechamiento de los beneficios por parte del estudiante | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la acreditación de programas y reacreditación institucional | Los programas implementados no permitan disminuir la incidencia de los factores de deserción | Aumento de la deserción académica | Prestar los servicios de bienestar Universitario a la comunidad universitaria, de acuerdo a las condiciones establecidas por la institución | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo | Estudio socioeconómico | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Director de la Oficina de Bienestar Universitario |
Gestión Documental | Incumplimiento de la normatividad vigente, falta de personal de archivo, inadecuada ubicación para el almacenamiento de los archivos, falta de conocimiento del personal | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Inadecuada conservación de documentos de los archivos de gestión | Pérdida o deterioro de documentos, traumas administrativos internos, imposibilidad de consulta y acceso a la información, sanciones | Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Adecuación del área de archivo de la dependencias | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | Actualización del procedimiento de administración de archivos | Profesional especializado del Gerupo de Gestión Documental |
Gestión Documental | Incendio (accidental o provocado) | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Pérdida de información por catástrofe natural y/o provocada en los documentos del Archivo Central | Pérdida de memoria documental institucional, imposibilidad de consulta y acceso a la información, sanciones, traumas administrativos internos | Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables. | 1-Rara Vez | 5-Catastrofico | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Seguimiento a los mantenimientos de las instalaciones locativas del Archivo Central | 1-Rara Vez | 5-Catastrofico | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Elaboración de instructivo de traslado de documentos y visitas periódicas de verificación de condiciones del Archivo Central | Profesional especializado del Gerupo de Gestión Documental |
Gestión Documental | Fallas humanas | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Verificación de titulo y/o certificado de aptitud ocupacional por competencia erronea | Procesos legales en contra de la Universidad, procesos disciplinarios, traumas administrativos, falta de integridad documental. | Asegurar el manejo y control de la información documentada de la Institución, identificando los medios adecuados para la conservación y protección de la información atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables. | 2-Improbable | 5-Catastrofico | Extrema | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo,Asumir el riesgo | verificación de la información con el Grupo de Admisiones Registro y Control | 1-Rara Vez | 5-Catastrofico | Alta | Asumir el riesgo | Implementación de la página web para la generación de certificados digitales de verificación de titulo y/o certificado de aptitud ocupacional por competencia | Secretaria General |
Gestión Administrativa | Baja asignación presupuestal para la realización de los mantenimientos. Obsolescencia de los equipos. Falta de personal. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Daño o deterioro de la infraestructura y los equipos | suspensión de las actividades misionales Insatisfacción de la comunidad universitaria deterioro gradual de los equipos. | Administrar, mantener y controlar los bienes muebles e inmuebles de la Universidad para la prestación de sus servicios y el desarrollo de actividades requeridas. | 5-Casi certeza | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Planes de mantenimientos a la infraestructura fisica, bienes muebles e inmuebles. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Mejora al sistema de información de los mantenimientos | Equipo de trabajo del proceso de Gestión Administrativa |
Gestión Administrativa | Traslados entre oficinas sin previa solicitud, autorizacion y descarga de los bienes. Robo de los bienes | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Perdida de los bienes de la Universidad | Dificultad para generar ordenes de trabajo. | Administrar, mantener y controlar los bienes muebles e inmuebles de la Universidad para la prestación de sus servicios y el desarrollo de actividades requeridas. | 3-Posible | 3-Moderado | Alta | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Actualizacion y verificacion periodica de los inventarios | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Implementar un sistema de información para el control de inventarios. | Equipo de trabajo del proceso de Gestión Administrativa |
Gestión del Talento Humano | 1. Falta de mecanismos o herramientas para evaluar las competencias laborales de los servidores públicos. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la disponibilidad y competencia del Talento Humano | Desempeño laboral inadecuado de los empleados públicos administrativos de la Universidad | 1. Deficiencias de los procesos. | Realizar las actividades necesarias para la vinculación, permanencia y bienestar laboral del personal vinculado a la institución. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Procedimiento de Evaluación por ocmpetencias de empleado publicos administrativos. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | * Actualizar Procedimiento de Evaluación por Competencias Empleados Públicos Administrativos | Grupo Desarrollo Organizacional |
Gestión del Talento Humano | 1. Reporte tardío de la información de personal vinculado y/o contratado y de estudiantes de prácticas. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado | Demoras en la afiliación de los catedráticos y ocasionales al Sistema de Seguridad Social Integral y de los estudiantes de Práctica y los contratistas (Riesgos IV y V) a la Administradora de Riesgos Laborales | 1. Incumplimiento de obligaciones del empleador y/o contratante. | Realizar las actividades necesarias para la vinculación, permanencia y bienestar laboral del personal vinculado a la institución. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Eliminar causas, Evitar Posibilidad de ocurrencia, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el riesgo | Procedimiento de seguridad social | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Eliminar causas, Evitar Posibilidad de ocurrencia, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el riesgo | Elaborar Procedimiento de Seguridad Social | Grupo Nómina y Prestaciones Sociales |
Gestión de Biblioteca | Robo | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Perdida del material bibliografico | Perdidas economicas | Gestionar, organizar, conservar y promover el uso efectivo de los recursos y servicios de información bajo criterios de calidad, cantidad y oportunidad teniendo en cuenta las directrices y necesidades de la comunidad universitaria, para contribuir al desarrollo académico, de investigación y extensión social. | 4-Probable | 3-Moderado | Alta | Reducir el riesgo,Asumir el riesgo | Cintas magneticas | 1-Rara Vez | 3-Moderado | Moderada | Reducir el riesgo,Asumir el riesgo | Aplicar los controles existentes | Responsable del Grupo de Biblioteca |
Gestión de Admisiones y Registros | Falta de capacitación y entrenamiento del personal. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales e intereses del estado |
| Afectación de la imagen institucional. Sanciones penales y/o Disciplinarias. | Dirigir, coordinar, supervisar y controlar de manera eficiente, efectiva y eficaz la ejecución de los planes, programas, políticas y reglamentación, formulada y adoptada en la institución en lo referente a los servicios de inscripción, admisión, matrícula, registro de información académica y control de estudiantes a través del uso y disposición de sistemas informáticos que ofrezcan información actualizada a quien lo requiera | 2-Improbable | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo, Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo | 1.Controlar el ingreso de parametros para consulta de los puntajes de las pruebas saber 11 de los aspirantes inscritos a través del sistema PRISMA del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (ICFES). | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo | 1.1 Evitar la manipulación de los datos reportados por el aspirante. | 1.1 Responsable del proceso de admisiones y registro |
Gestión de Admisiones y Registros | Fallas del sistema de información. | Gestión | Riesgo operativo | Asegurar la satisfacción de los usuarios con los servicios prestados | Aplicación errónea de homologación de asignaturas | Afectación del historial académico y la liquidación de matrícula de los estudiantes. | Dirigir, coordinar, supervisar y controlar de manera eficiente, efectiva y eficaz la ejecución de los planes, programas, políticas y reglamentación, formulada y adoptada en la institución en lo referente a los servicios de inscripción, admisión, matrícula, registro de información académica y control de estudiantes a través del uso y disposición de sistemas informáticos que ofrezcan información actualizada a quien lo requiera | 2-Improbable | 4-Mayor | Alta | Evitar el riesgo, Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo | 1. Uso de un programa como apoyo al proceso de homologación de asignaturas. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo, Compartir o transferir el riesgo | 1.1 Validar que se cumplan con los requisitos y notas homologadas para cada aspirante que solicita homologación. | Responsable del proceso de admisiones y registro |
Evaluación Independiente | Baja disponibilidad en el equipo de trabajo en el seguimiento del sistema de control interno. Inadecuada planeación de las auditorias Desconocimiento de las responsabilidades dadas por normas internas y externas | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Procesos inadecuados de evaluación y verificación de la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del Sistema de Control Interno | No consecución de metas misionales. Sanciones por los diferentes órganos de control. | Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Revisión y aprobación del programa de auditoria interna por medio del EI-P02 Procedimiento para gestionar el programa de auditoria interna de control interno | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Establecer un cronograma de reuniones con el CCSCI para la entrega de resultados y definir las oportunidades de mejora | Jefe Oficina Control Interno |
Evaluación Independiente | Personal sin las competencias y conocimientos adecuadas. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Planteamiento inadecuado de las acciones de mejoras dentro de los planes de mejoramiento. | Incumplimiento en el logro de metas y objetivos. | Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional. | 3-Posible | 4-Mayor | Extrema | Evitar el riesgo,Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Seguimiento de indicadores de ejecución del programa de auditoria interna, de asesorias y acompañamientos ejecutados y de informes entregados oportunamente | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Evaluar las acciones establecidas por los responsables. | Jefe Oficina Control Interno |
Evaluación Independiente | Poco personal en el equipo de trabajo. | Gestión | Riesgo de cumplimiento | Asegurar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de la Calidad | Entrega incompleta e inoportuna de la información presentada a los órganos de control. | Sanciones de diversa índole | Diseñar mecanismos que permitan evaluar y verificar permanentemente el Sistema de Control interno y la administración del riesgo a nivel institucional. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Seguimiento de indicadores de informes entregados oportunamente. | 1-Rara Vez | 4-Mayor | Alta | Reducir el riesgo,Compartir o transferir el riesgo | Implementar los controles establecidos. | Jefe Oficina Control Interno |
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