MEJORAMIENTO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

En la actualidad la necesidad de procesar, guardar y consultar documentos de una forma rápida, efectiva y confiable, sin descuidar la calidad en los procesos de documentación en las organizaciones, hace que la Gestión Documental se vuelva cada vez más importante. A medida que crecen las organizaciones, crece el volumen de documentación, algunos de ellos en su mayoría son registros que necesitan ser controlados y consultados constantemente, y necesitan ser manejados por una fuente tecnológica que permita la facilidad de la búsqueda de los documentos, y un factor humano con conocimientos técnicos y profesionales en el área legal, archivística y mejoramiento de procesos. Cuando no se tienen estas herramientas, se pueden presentar problemas de tipo legal.

El propósito de esta investigación es proporcionar un plan de Requerimientos, que permita mejorar el sistema de gestión Documental en Cafam, poniendo en práctica los conocimientos básicos adquiridos en la Universidad, y Entregar un documento a la entidad, el cual será evaluado y analizado por los directivos, para su respectiva implementación. La elaboración del proyecto abarca hasta la presentación de la propuesta de requerimientos, la cual exige de acuerdo al decreto 019 de 2012, articulo 4 de la Ley Anti trámite “incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas” (Alcaldia de Bogotá, 2012, pág. 1).

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