Management Contable

CONTROL INTERNO

Según marco informe COSO (surge en 1992, busca llevar a cabo el control interno, lo delinea y lo delimita).

No es un fin, es un medio para llevar a cabo operaciones. No es quien tiene el mejor CI, si no que es una herramienta para cumplir los objetivos.

Es un proceso llevado a cabo por la Dirección y todo el personal de la organización (donde hay humanos hay errores), con el objeto de brindar seguridad razonable (con el CI no tengo la certeza al 100% de que voy a cumplir mis objetivos, por eso es seguridad razonable. Hace que las cosas sean mejor) que los objetivos de la misma se alcanzarán dentro de las siguientes categorías:

– Eficiencia y Eficacia de las operaciones.

– Información Financiera/Contable confiable: el objetivo de los EECC es proveer información para tomar decisiones. Si no es confiable, no se puede tomar decisiones.

– Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables: normas aplicables en Argentina, dan lineamientos de varias cosas.

De esta definición se reflejan ciertos conceptos fundamentales a tener en cuenta:

– El Control interno es un proceso. Es decir que es un medio para lograr ciertos objetivos y no es un fin en sí mismo.

– El Control interno es llevado a cabo por personas. No es solamente una política, manual o una norma escrita, sino de personas en cada nivel de la organización.

– El Control interno puede brindar un grado de seguridad razonable, y no seguridad absoluta a la Dirección de la entidad.

– El Control interno está pensado en facilitar la consecución de objetivos propios de cada entidad.

Es importante destacar que el sistema de control interno no apunta a detectar situaciones anómalas, sino prevenirlas y evitarlas. Este diseño de control contribuirá al mejoramiento de los procedimientos administrativos, favoreciendo a la confiabilidad de la información y manteniendo un nivel adecuado de eficacia y eficiencia.

Componentes de Control Interno: ninguno es primero que otro.

1. Ambiente de Control

El ambiente de control es el requisito fundamental para implementar cualquier sistema de control. Es la base de todos los demás componentes del Control.

Aporta el entorno en las que las personas desarrollan sus actividades y responsabilidades de control y marca la pauta del funcionamiento de la organización influyendo en la percepción de los empleados con respecto al control.  En función al ambiente, el empleado va a saber cómo moverse. El entorno o el marco que da lugar a los distintos controles que se aplican.

Son los límites que quiero controlar, cual va a ser el lugar del control que tengo (Pendrive, no fb.,  horario rígido, almuerzo).

La formación de un ambiente de control aporta la seguridad que ninguna operación importante quede sin controlar y que esto se difunda entre los distintos integrantes de la organización.

1. Evaluación de Riesgos

Riesgo: Cualquier situación que puede impedir el cumplimiento de los objetivos (3). Cualquier evento futuro incierto que puede obstaculizar el logro de los objetivos estratégicos, operativos y/o económicos/financieros de la organización. Se evalúan en base a su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Pueden ser riesgos debido a factores externos como internos. Debemos identificar los riesgos a nivel de toda la entidad como de cada actividad dentro de la organización. Luego determinar la importancia del riesgo y medidas a adoptar en cada caso. Se evalúa según probabilidad de ocurrencia y su impacto. Los riesgos dependen de la empresa y de cómo afecta a las personas, no afecto lo mismo a un administrativo que a un obrero, depende de la actividad que realice.

La evaluación de Riegos consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos de la organización. Analizar qué es un riesgo o no para la empresa. Hay riesgos comunes para todas las áreas, y otras especificas de la actividad (el clima no tiene impacto en administrativo, pero sí en cosecheros). Cuando hablamos de objetivos, nos referimos a:

- Relacionados con las operaciones.

- Relacionados con la información financiera.

- De cumplimiento normativo.

1. Actividades de control

Control: Políticas y procedimientos que se establecen para prevenir o detectar riesgos que impedirían el cumplimiento de los objetivos de la Organización. Que no pase lo peor.

- Cualquier medida que tome la Dirección para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos.

- Control adecuado es el que está presente si la Dirección ha planificado y organizado las operaciones de forma tal que puedan ofrecer un aseguramiento razonable que los objetivos y metas serán alcanzados en forma eficiente y económica.

- La medida o política se materializa en normas, procedimientos, rediseños de circuitos (ver la forma de que si ese control sigue siendo válido y no quedó obsoleto), nuevos procesos, procesos automatizados. Mejorarlos y corroborarlos.

Son las políticas y procedimientos que permiten asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos, que se lleven adelante las instrucciones de la dirección.

Algunos ejemplos de Tipos de actividades de control:

- Separación de funciones/Control por oposición de intereses: una persona realiza una actividad y otra distinta, otra.

- Autorización de operaciones: requiere autorización para algunas cosas y para otras no. Y para otras, más de 1 autorización.  

– Niveles de autorización: a medida que avanzas jerárquicamente poder ver más cosas, estar autorizado para ver más.

- Controles físicos: tarjeta magnética, control stock, anillos.

- Registraciones claras (en la cuenta que corresponde), adecuadas y oportunas (a tiempo).

- Análisis de los responsables de los informes sobre resultados obtenidos: puedo tener información pero de nada me sirve si no se utilizarla.

Clasificación de Controles I (de acuerdo a los objetivos del sistema de control interno)

• Operativos: Actúan sobre los procesos operativos de la compañía, tales como: Compras y ventas, asegurando en forma razonable el cumplimiento de los objetivos relacionados. Llevar a cabo distintas tareas para cumplir objetivos. Tareas que realiza la empresa.
• Contables: Son los controles que se realizan a efectos de verificar que la información cumple con un grado de seguridad razonable que permita calificarla como fiable. Que coincida lo contable con lo físico. Tiene que estar adherido a la realidad, que la refleje y a tiempo (conciliaciones, caja en negativo).
• De cumplimiento normativo: Son los relacionados con las normas y regulaciones que debe cumplir la compañía (Generales y Particulares, Internas y Externas).

Clasificación de Controles II (de acuerdo al momento en que se lleva a cabo)

• Preventivos

• Son aquellos controles que tienen por finalidad detectar y bloquear, antes que se materialicen, desviaciones a las normas y situaciones para los cuales fueron creados, antes que ocurra la falla.

Generalmente se encuentran dentro de los distintos procesos operativos de la empresa formando parte integrante de los mismos.

• Ejemplos: – Parametrización de perfiles de usuarios (autorización para ciertas cosas, lo que corresponde a su trabajo. Acceso o no a ciertas áreas) – Regímenes de autorización o estrategias de liberación de documentos (aprobar a ciertas personas o hasta equis monto) – Controles de acceso físicos (revisar mochila, controlan no porque vieron algo si no porque previenen) – Segregación de funciones (que no sea la misma persona la que recibe el dinero y la que lo contabiliza) – Capacitación del personal (se hagan de determinada forma las tareas y se evitan errores).

• Detectivos

• Ya hubo una desviación. Son aquellos controles que tienen por finalidad detectar y tomar acciones ante la existencia de desviaciones a las normas o situaciones que pongan en riesgo los objetivos del proceso, estos controles se realizan con posterioridad a que tales hechos se materialicen.

Generalmente toman la forma de revisiones de información y documentación en forma posterior.

• Ejemplos: – Revisiones de Auditoría interna (controlo y ya hay algo mal hecho) – Revisiones Gerenciales periódicas. – Análisis de desvíos presupuestarios (se aprueba un presupuesto para un departamento y utilizo más. O la proyección estuvo mal hecha, ver por qué no coincidió y como se financió lo que le faltaba) – Análisis de imágenes de cámaras de seguridad (falta mercadería y veo quien se llevó, pero ya falta).

Clasificación de Controles III (de acuerdo al modo de realización)

• Controles manuales

• Son aquellos controles internos cuya ejecución dependen de la atención y la voluntad de una persona en el momento en que el mismo debe ser ejecutado.
• Ejemplos: – Autorizaciones escritas de órdenes de pago. – Autorizaciones escritas de órdenes de compra. – Revisión y chequeo de listas de precios para validar facturación. – Chequeo visual para verificar la necesidad de compra por inventario.

• Controles automáticos

• Son aquellos controles internos que no requieren en forma directa la actuación de una persona para que sea ejecutado en el momento correspondiente.
• Generalmente toman la forma de parametrizaciones dentro de las distintas aplicaciones de los sistemas que utiliza la empresa para gestionar su negocio. Solo me dice que falta o que no puedo hacer algo.
• Ejemplos: – Bloqueo automático de usuario para ingresar a distintos módulos del sistema. – Controles de suma en el ingreso de asientos manuales de ajuste. – La Nota de pedido valida automáticamente la cantidad en stock con la base de datos de almacenes. – Imposibilidad de generar una factura a un sujeto que no se encuentra en la base de datos de clientes.

1. Información y comunicación

La Comunicación permite al personal comprender las responsabilidades del Control Interno y su importancia para el logro de los objetivos.

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