Manejo De La Oficina

Nombre: Bárbara Schlef Vargas

Curso: 4°D

1.1 Planificar Trabajo de la Oficina:

El trabajo de la oficina debe planificarse para tener claros los tiempos de trabajo, horarios de citas y reuniones.

Debe llevarse una agenda ordenada y clara. Puede ser una agenda o agenda electrónica. En la Asociación chilena de Seguridad la agenda de reuniones y tareas a realizar se lleva en Outlook, un programa que a la vez sirve para recibir y enviar correos electrónicos, y en el que las agendas se pueden compartir con otros contactos, para que así todos tengan conocimiento acerca de las citas y horarios del día.

1.2 Cuidar la Presentación y condiciones ambientales de la oficina:

Esencialmente, debe estar limpio y ordenado el escritorio. Sin tantos papeles. Todo debe estar al alcance de las manos, para evitar movimientos bruscos e innecesarios con los que se puedan botar otros materiales que se encuentren en el escritorio.

Los elementos de uso más frecuente durante el día se ubican más cerca de nosotros, como lápiz, agenda, perforadora, engrapadora, etc.

1.3 Preparar servicio de apoyo interno (fotocopias, otros):

He tenido que preparar fotocopias de cuadernillos de diferentes cursos que imparte la Asociación Chilena de Seguridad, también de Test que se aplican a los pacientes antes de la atención, fichas de pacientes, etc.

1.4 Coordinar la mantención y/o realizar la mantención básica de equipos y accesorios de oficina:

Mi maestra Guía, la señora Alicia Saldivia, se preocupa de coordinar la toma de lectura de la impresora de la Asociación Chilena de Seguridad.

Tengo que preocuparme de que a la impresora-fotocopiadora-no le falten hojas, si ésta se atasca, debo revisarla y sacar los papeles que quedan atrapados.

1.5 Asegurar aprovisionamiento de materiales e insumos de oficina:

Hacer pedido de materiales a través de diferentes medios, como programas computacionales, cartas comerciales, e-mails, etc.

A través del programa, en la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS) se puede hacer el pedido de señaléticas, se ingresa el código de cada una de ellas y la cantidad solicitada.

Tengo que preocuparme de que no falten resmas de hojas de oficio y carta en el mueble que está a un lado de la fotocopiadora.

También tengo que ver que no falten café y azúcar en los recipientes correspondientes, y que haya agua suficiente en el termo.

1.6 Mantener inventario:

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