Manejo de Archivo físico activo e inactivo de la compañía

Manejo de Archivo físico activo e inactivo de la compañía.

• Cada Área generadora de documentos será la encargada del archivo de documentos los cuales deberá entregar al Asistente de Cartera cuando este solicite el servicio de empaste y deberán entregarse organizados y con la siguiente información área /año / mes /nombre del libro / consecutivo de los documentos.

• Cuando ya este empastado se procederá a enviarlos a G4S DATA esta empresa estará encargada de la custodia en sus instalaciones ubicadas en la ciudad de Cali, la totalidad de los documentos entregados en custodia serán empacados en cajas de archivo X300, para luego ser ubicadas en estanterías industriales en la bodega de Archivo físico acondicionada para la adecuada conservación de documentos inactivos.

• Inventario detallada de información, una vez se ha trasladado toda la información a las instalaciones se iniciara el proceso de codificación de las unidades documentales con códigos de barras de numeración única. El Inventario y estructura de las base de datos esta dado por los siguientes seis campos de información:

1. Descripción principal o nombre de documento.

2. Código alterno: serial o identificación única del documento complementario al titulo cedula, NIT, número de Factrua ETc.

3. Fecha inicial: se extrae de la primer pagina (la mas antigua) de cada unidad documental

4. FEhca Final: se extrae de la ultima pagina (la mas reciente) de cada unidad documental.

5. Rango Inicial: el menor numero asignado al documento mas antiguo ubicado en algunos de los extremos de cada unidad documental. Aplica para documentos ordenados en consecutivos numéricos o alfanuméricas como facturas, comprobantes y otros.

6. Rango Final: el mayor numero asignado al documento mas reciente ubicado en el extremo contraria al anterior en cada unidad documental.

Todo el proceso de inventario será realizado en las instalaciones

• Se podrán utilizar los servicios de administración de información inactiva como; consultas, préstamos y rearchivo, ser realizara por unidad documental o caja completa según los requerimientos de usuarios siempre que estos guarden coherencia con los registros de la base de datos entregada por G4S DATA. En la misma medida se llevaran controles de trazabilidad de los documentos.

• Atención de consultas y prestamos de información en custodia de G4S DATA

Toda solicitud de información debe ser tramitada por funcionarios autorizados a través de los canales de comunicación descritos en el numero 3.9. los datos y firmas de los solicitantes serán validados contra las tarjetas de firmas diligenciadas previamente

a. Documentos físicos originales

Préstamo: recuperación y traslado Normal o Emergencia de documentos, a entregar en

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