Manual De Procedimientos De Adquisiciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

OBJETIVO.

Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a los determinados departamentos y sucursales de la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma.

FUNCIONES.

1.- Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de la organización.

2.- Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto.

3.- Elaborar órdenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta ultima lo solicite.

4.- Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas al departamento de finanzas para su pago respectivo.

5.- Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores.

6...- Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales.

7.- Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto.

8.- Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento.

9.- Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia.

10.- Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento.

11.- Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia.

12.- Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y eficacia del departamento a su cargo.

13.- Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal a su cargo.

ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES

Tramitar las gestiones de Adquisición de Recursos Materiales

Los departamentos y sucursales de la organización.

OBJETIVO.

Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales sus respectivos requerimientos materiales.

NORMAS Y POLÍTICAS.

1.- Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos, y tienen por objeto establecer los lineamientos de carácter general que deberán seguirse en relación a las adquisiciones de recursos materiales.

2.- Para efecto de las siguientes normas y políticas se entiende por:

RECURSOS MATERIALES: Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de consumo, tales como, material de papelería, muebles de oficina, etc.

ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de la organización.

3.- El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los trámites de adquisición de recursos materiales para los departamentos de la organización.

4.- Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento, proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se solicitará mediante un oficio.

5.- Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores.

6.- Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida autorización del gerente de la organización.

7.- Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago a si como también una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la organización.

8.- La adquisición de recursos materiales se realizará a través del formato “Orden de Compra” (001) en original y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia.

ADQUISICIONES RESPONSABLE FORMATOS DISTRIBUCIÓN

Recibe oficio de solicitud y relación de necesidades.

Registra los datos de la solicitud en la libreta para efecto de control, y se archiva.

Consulta y analiza el padrón de proveedores para efectos de compra.

Envía relación de necesidades para cotizar.

Recibe, analiza y cotiza la relación de necesidades.

Envía Cotización.

Recibe y analiza cotización.

Verifica la disponibilidad del presupuesto

SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora oficio notificando al depto. Solicitante.

SI EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal.

Recaba firma de autorización del jefe del depto. De adquisiciones, en el ejercicio presupuestal y en la orden de compra.

Envía orden de compra y ejercicio presupuestal.

Recibe y autoriza ejercicio presupuestal y turna.

Recibe y envía documentos

Recibe documentos (orden de compra y ejercicio presupuestal).

Turna orden de compra.

Recibe orden de compra y elabora factura.

Turna documentos.

Recibe factura y orden de compra.

Distribuye documentos según afectación presupuestal. Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Proveedor.

Proveedor.

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de finanzas.

Departamento de adquisiciones

Departamento solicitante.

Departamento solicitante.

Proveedor.

Proveedor

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones Oficio. Relación de necesidades.

Oficio.

Relación de necesidades.

Relación de necesidades.

Cotización.

Cotización.

Oficio.

001.

002.

001.

002.

001.

002.

002.

001.

002.

001.

002.

001.

001.

factura

001.

Factura Original.

Original.

Original Expediente de Adquisiciones.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original y copia

Original y copia

Original y copia

Original y copia

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