Manual de Excel Intermedio

Manual de Excel Intermedio

Objetivo: afianzar los conceptos de Excel en este nivel a través del uso de, los filtros, tablas dinámicas, escenarios, consolidación y más herramientas de análisis.

Filtros

Introducción

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada. Cómo aplicar un filtro a una lista.

Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espacios en blanco (todos los espacios) y los que no están en blanco. Si selecciona un elemento de una lista de una columna específica, puede ocultar instantáneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.

La lista de este ejemplo está filtrada para mostrar únicamente las filas del vendedor Davolio.

Aplicar filtros a valores rápidamente Si está aplicando un filtro a una lista de números, puede ver rápidamente los valores más grandes de la lista haciendo clic en el elemento Las 10 más de la lista Autofiltro. Para ver todo lo que contiene una columna, haga clic en Todas. Obtenga información sobre opciones de filtros.

Ver una lista filtrada Microsoft Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales. En este ejemplo, la flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul. Los números de las filas filtradas también son azules.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar un Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna, por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico, como los valores comprendidos entre 2.000 y 3.000.

La lista de este ejemplo está filtrada para mostrar las filas que contienen "Davolio" o "Suyama" en la columna Vendedor

Mientras ve una lista grande, puede desplazarse hasta una fila que contenga los datos que le interesen y desear ver cualquier otra fila que contenga los mismos datos. Puede aplicar un filtro a esta lista para que se muestren todas las filas que tengan valores que coincidan en el celda seleccionada.

Aplicar un filtro para que coincida una selección Haga clic en una celda de una lista y, a continuación, haga clic en Autofiltro para aplicar un filtro a la selección. Microsoft Excel activa la característica Autofiltro y después aplica un filtro a la lista para mostrar sólo las filas que desee.

Puede utilizar el comando Filtro avanzado para aplicar varios criterios a una sola columna, aplicar varios criterios a varias columnas o crear criterios que resulten de una fórmula. Cómo filtrar una lista utilizando un filtro avanzado.

Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. En su lugar, se especifica el criterio en un rango de criterios en la hoja de cálculo. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

Por ejemplo, esta lista está filtrada para mostrar las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 junto con la ventas menores que 500.

Mostrar un subconjunto de filas en una lista mediante filtros

Sólo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez.

1. Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

3. Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar.

4. Haga clic en el valor.

5. Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repita los pasos 3 y 4 en ésta.

Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la columna y después en Personalizar

Mostrar un subconjunto de filas comparando valores con Autofiltro personalizado

Para buscar valores específicos en las filas de una lista utilizando uno o dos criterios de comparación para la misma columna, elija Filtro en el menú Datos, haga clic en Autofiltro, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea comparar y, a continuación, haga clic en Personalizar.

• Para buscar según un criterio, haga clic en el operador de comparación que desea utilizar en la primera casilla bajo Mostrar las filas en las cuales y escriba el valor que desea buscar en la casilla situada a la derecha del operador.

• Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el operador de comparación y el valor que desea y haga clic en el botón Y. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee.

• Para presentar las filas que cumplen una u otra condición, introduzca el operador de comparación y el valor que desea y haga clic en el botón O. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee.

Tipos de criterios de comparación

En un rango de criterios puede utilizar los siguientes tipos de criterios de comparación, con filtros avanzados o personalizados.

Una serie de caracteres

Para buscar filas de una lista que contengan un valor exacto, escriba el texto, número, fecha o valor lógico en la celda situada bajo el rótulo de criterios. Por ejemplo, si escribe 98133 bajo un rótulo Código Postal en el rango de criterios, Microsoft Excel sólo muestra las filas que contienen este valor.

Si utiliza texto como criterio con un filtro avanzado, Microsoft Excel busca todos los elementos que comienzan con este texto. Por ejemplo, si escribe Rod como criterio, Microsoft Excel encuentra "Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar sólo el texto especificado, introduzca la siguiente fórmula,

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