Marco conceptual para el estudio de sistemas y procedimientos administrativos

MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

Tanto en la administración pública, como en la privada, los problemas y dificultades administrativos generalmente se pretenden examinar y solucionar desde el punto de vista de la organización formal, sin darle la importancia que merecen los demás elementos que forman parte del quehacer administrativo como son las funciones, actividades, los procedimientos y sistemas de trabajo que en mayor o menor grado están diseñados para el logro de los fines de la empresa publica.

El análisis de los procesos dinámicos y las fases de los mismos que caracterizan a los sistemas administrativos en el complejo tejido decisiones permiten encontrar los medios mas adecuados para resolver los problemas que enfrenta la administración de la consecuencia de sus propósitos.

Por otra parte, si consideramos a la administración publica y privada como un sistema en el cual inciden las interrelaciones políticas, económicas, sociales, etc., tiene plena aplicación la teoría de sistemas. El enfoque de sistemas resulta ser unos de los métodos analíticos mas adecuados para atender los procesos dinámicos que caracterizan a los sistemas administrativos.

Es importante señalar que el enfoque sistemático, ofrece la posibilidad de ser utilizado como método de análisis en cualquier nivel de agregación general con el detalle que se requiera, sin desligar el objeto de estudio de los hechos y fenómenos que incluyen o se relacionan fundamentalmente con su operación. El método puede aplicarse en el estudio de un área (dirección, departamento, oficina, etc.) en el proceso de producción, de un bien o servicio (sistema) en el manejo y control de recursos (procedimientos) o bien en la totalidad de la empresa.

EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EL LAS ORGANIZACIONES.

La política actual del empresario mexicano es la de contar con sistemas administrativos mas eficientes para su operación y prestación de servicios que le permitan afrontar adecuadamente las amenazas a la sobre vivencia y lograr el aprovechamiento de operaciones con que se encuentre su empresa (sobre todo la pequeña y mediana empresa).

Para satisfacer la necesidad de contar con nuevos métodos y procedimientos de trabajo, que también le permitan anticiparse a los constantes cambios, tomar iniciativas y alcanzar cambios en productividad, para lograr una situación optima para su empresa en el corto, mediano, y largo plazo.

Los procesos continuos destinados a superar la estructura orgánica, la formación permanente de los cuadros administrativos y la pauta fundamental para elevar niveles de eficiencia en la función de la empresa representan el enfoque moderno para encauzar los esfuerzos y modernizar los sistemas administrativos.

El avance tecnológico, el tamaño de los organizaciones y la rapidez con que se producen los cambios en todos los ordenes, en lo político, económico, jurídico, fiscal y social, están obligando a idear procedimientos administrativos mas dinámicos, mas fluidos y flexibles que a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración tradicional, a efecto de lograr valores programáticos que reclaman la unificación e integración de insumos complejos, tanto internos como externos.

Externos dentro de un modelo de logros, es decir, los requerimientos de operatividad para responder a la dinámica del ambiente que se encuentra en la producción, ósea los resultados, con un concepto de eficacia o efectividad, mas que en los procedimientos internos con un criterio de eficacia.

Este cambio de énfasis o de un enfoque no significa que deben desecharse las concepciones tradicionales basadas en los preceptos de la administración científica, ni que criterio de eficiencia interna deje de ser válido, sino que debe considerarse la función administrativa en su integridad dentro del contexto donde actúa y respecto a su capacidad para resolver los requerimientos del medio externo.

Esta corriente de pensamiento administrativo con un enfoque integral del estudio de estos sistemas, no es en alguna forma novedosa. En pasado muchos autores han hecho énfasis en tal necesidad. Sin embargo, los esfuerzos de los administrativistas actuales, empeñados en hallar una perspectiva sistémica lo suficientemente desarrollada.

Pues su principal preocupación es encontrar técnicas y procedimientos que permitan una mejor idea de la administración, como proceso para realizar propósitos específicos y no solo para llevar a cabo tareas especializadas. Uno de los elementos más destacados de esta corriente se conoce con el nombre de “teoría de los sistemas”.

AMBIENTE ADMINISTRATIVO

Hemos mencionado con bastante frecuencia la dependencia de todo sistema administrativo a su ambiente y de la necesidad de que las organizaciones tengan aptitud para sentir y responder a los cambios del mismo, a fin de lograr su sobre vivencia y desarrollo.

La forma como se establecen los enlaces la organización y su ambiente es mediante los elementos cíclicos ya descrito: insumo-proceso organizacional-producto-retroalimentación. Las transacciones que realiza la organización a través de estos enlaces varían en la frecuencia, intensidad, duración y dirección, según la disposición que ocupa el sistema organizacional dentro del ambiente. Debemos analizar este ultimo elemento, se puede distinguir por lo pronto dos clases de ambiente: le cercano, inmediato, o enfocado y el distante, mediato o difuso.

El ambiente inmediato, cercano o enfocado: se compone de la amalgama de personas, organizaciones y medio físico con las cuales la organización tiene transacciones o contratos directos e intensivos, además de ser los que condicionan las circunstancias que efectúan la asignación de recursos y la absorción de los productos.

El contenido y forma del ambiente inmediato dependen, desde luego, de la naturaleza de la organización y de sus actividades, sin embargo, en términos generales consta de componentes como las personas que absorben los bienes o servicios de la organización, las instituciones directamente relacionadas con las actividades de la misma, las unidades supervisoras tanto ejecutivas como legislativas, la disponibilidad de recursos, etcétera.

El ambiente distante, lejano o difuso se

refiere a las fuerzas más amplias de la sociedad o las personas o entidades que influyen o tienen impacto en forma indirecta sobre la organización o en forma directa sobre el ambiente inmediato.

El conocimiento y sensibilidad de la existencia de los ambientes y de sus componentes y conducta son necesarios para que todo director o administrador pueda comprender con exactitud

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