Sistemas Y Procedimientos Administrativos

Concepto de sistemas

La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos interdependientes e ínteractuantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de un número de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades"

Sistema

Es "un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario"

Características principales de un sistema

Un sistema, como decíamos más arriba, posee infinidad de componentes y características. En este capítulo vamos a analizar sucintamente las más importantes, ejemplificando en lo posible con el fin de que el profesor pueda, junto a los alumnos relacionarlo con los sistemas que realmente nos interesan en este texto: los sistemas educativos, y dentro de ellos, los subsistemas de acciones formativas.

Teleología La teleología, (del gr. teloj, fin, y logía, ciencia, es la doctrina de las causas finales). En la teoría general de sistemas se refiere a toda orientación que cualquier sistema abierto posee con respecto a sus procesos. Es decir, que cualquier proceso está encaminado a unos objetivos, a unas finalidades. Sin metas es imposible que exista un sistema.

Equifinalidad Una cualidad esencial de la sistémica es la Equifinalidad, del latín aequi, igual. Por Equifinalidad se entiende la propiedad de conseguir por caminos muy diferentes, determinados objetivo con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema. «Por todas partes se va a Roma».

Ultraestabilidad y flexibilidad Los sistemas son estables a pesar de las grandes posibilidades de cambio que poseen. Es tal la influencia creativa que engendra el feedback, que un sistema flexible nunca puede morir (entropía), si se mantienen sus necesidades, los objetivos son correctos y la capacidad de adaptación a los cambios aumenta.

La estabilidad no supone pues ausencia de innovación o de cambio; tanto es así, que por Ultraestabilidad se entiende la capacidad que poseen los sistemas abiertos de mantenerse mediante el cambio de estructura y de conducta. De hecho, si los sistemas cerrados consiguen la estabilidad en condiciones específicas constantes, los sistemas abiertos pueden crear, tal como decíamos, nuevas estructuras, para así seguir siendo estables bajo otras condiciones.

En las aulas se nos pide a los profesores estar en actitud de constante cambio, de búsqueda de nuevos métodos y procedimientos para acceder a los mismos resultados, o tal vez a resultados mejores, en función de la rapidez, de la motivación o del grado o nivel de conocimientos del grupo.

Adaptación La estabilidad exige al sistema adaptarse a circunstancias muy adversas y a tensiones que provienen del medio o de los procesos internos del propio sistema. La tensión obliga a nuevas adaptaciones, tal como se vio al comentar la virtud de la ultraestabilidad. La preparación, puesta al día de profesores, medios, métodos, recursos y nuevas tecnologías, son producto de la facultad que tienen los sistemas de adaptarse con el fin de no morir por consunción.

Retroacción Debido a la retroacción, los sistemas abiertos se comportan de una forma característica evitando desviaciones que pondrían en peligro su proceso teleológico. El proceso es necesario investigarlo, analizarlo constantemente para que podamos afirmar que estamos evaluándolo de cara a su posterior enriquecimiento, mejora o puesta al día. Cuando estamos dando una clase, los datos que provienen de la retroacción, feedback, son los que nos permiten en cualquier momento del proceso captar la atención, cambiar un método, una técnica, un recurso o una tarea.

En todo este texto, se vuelve constantemente al concepto de retroacción, que como decía Mcluhan, es así mismo participación. La democratización de las relaciones entre profesores y alumnos en las aulas, tiene su base en los procesos retroactivos. Es en ellos igualmente, donde se puede poner el énfasis para prevenir, prever, diseñar, programar o preparar la acción formativa.

Información La información es el alma del sistema. El sistema no puede funcionar sin información exterior, del medio, ni sin el trasvase de información entre sus componentes. Mcluhan como decíamos más arriba, afirmaba que comunicación y retroacción, que son así mismo participación son la misma cosa. La información es utilizada por el sistema para provocar un tipo de conducta mediante la cual se adapta a las condiciones del medio. La información introducida por las entradas del sistema (ínputs) hace que este se «comporte» de una forma determinada. Si al mismo tiempo el sistema posee capacidad de recordar o reconocer las informaciones introducidas por sus entradas, obrará siempre de la misma manera o de forma parecida cuando reciba informaciones idénticas o parecidas a las anteriores. Se dirá entonces que el sistema ha aprendido a comportarse adecuadamente.

Todo sistema, si es abierto, puede innovar, cambiar y aprender conductas de acuerdo con las informaciones que recibe del medio a través de sus entradas.

Entropía En sentido figurado entropía significa desorden. En la terminología de los sistemas, el desorden lleva a la muerte o desintegración del sistema. Se ha definido como la tendencia a importar más energía de la necesaria. Sin mecanismos eficaces de feedback, el sistema va degenerándose, consumiéndose, hasta que muere. Cuando no existen objetivos claramente definidos, no se ajustan los procesos a los intereses de los alumnos, la información que se da es más por el gusto o talante del profesor que por lo que la sociedad demanda, cuando los recursos no se utilizan con seriedad y eficacia, o cuando no se evalúan los resultados con el fin de retroalimentar el sistema, este muere sin remisión.

Homeostasis Se define homeostásis u homeostasis, como la autorregulación de la constancia de las propiedades de otros sistemas influidos por agentes exteriores. Las características básicas del sistema tienden a mantenerse constantes en razón de las metas que la sociedad, el grupo humano o los individuos le proponen.

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