MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 1. MARCO CONCEPTUAL PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1.- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

En la estructura básica de toda gerencia de información moderna la cual hace posible utilizar las tecnologías para procesar datos. Además, el diseño y análisis de sistemas es el paso inicial en la planeación de todo trabajo de oficina porque incluye elementos para alcanzar un objetivo determinado.

Para poder mejorar un sistema de una institución hay que saber qué departamentos flujos de información y todas las modificaciones que se pretenden hacer y aplicar una metodología ordenada.

El diseñador del sistema administrativo puede reunir datos a partir de las siguientes fuentes

•  Organigramas y manuales
•  Sistemas y flujos de información
•  Observación de trabajo estudio de los datos contables
•  Pláticas con los empleados administrativos y de operación
•  Cuestionarios para todo el personal afectado
•  Fabricación de máquinas de oficina

1. El Enfoque Sistémico

Un sistema es una red de Procedimientos integrados y diseñados para cumplir una actividad principal. El examen detallado de un sistema es para mejorar una o crear un nuevo sistema, se conoce como análisis del sistema. La intención de este examen es crear un sistema de alto grado de capacidad práctica económica y eficiente, económica y eficiente.

 El análisis a los sistemas es para;

• Cambiar el sistema actual
• Los avances tecnológicos sugieren mejoras
• Se requiere nuevo sistema para llenar requisitos de información no cubiertos por otros sistemas

Analizar un sistema presenta dificultades como la de mejorar un sistema en un período corto, de igual manera para crear un nuevo sistema. Se recomienda hacer estudios dentro de los límites establecidos, sin sobreponerse en otros sistemas considerando costos predeterminados y adecuándolo al personal involucrado.

1.  Concepto de procedimiento;

 Los procedimientos son pasos a seguir para ejecutar un determinado tipo de trabajo. Los procedimientos se aplican al manejo de asuntos tales como recepción de pedidos, cuentas por pagar, órdenes de compra formulación de nóminas, envío de estados y manejo de correspondencia.

2.- DEFINICIONES Y SU APLICACIÓN

       A) ACTIVIDAD

Las actividades son las acciones o tareas administrativas que realiza una organización o parte de ella la actividad la ejecuta un departamento área o unidad conformada por varios miembros.

1. DIAGRAMA

Son representaciones gráficas de las actividades de una institución para estar a la mano de todos, de modo gráfico y resumido evitando los grandes listados de funciones, se pueden representar el mayor número de unidades en espacios muchos más reducidos.

1.  FLUXOGRAMA

Son considerados dinámicos los gráficos que describen métodos, procesos o procedimientos.  Son los diagramas que representan los procesos en tiempo de ejecución construyendo mediante jerarquías el desarrollo de las funciones.

1. FUNCION

Es un grupo de actividades afines, coordinadas e indispensables para que la organización logré sus propósitos, y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa.

1. CONTROL

El control es un proceso mediante el cual aseguramos que las actividades planeadas se cumplan en término y forma. El control es de suma importancia ya que este permite el desarrollo de la planeación es importante saber qué es lo que se va a controlar y a qué resultados se quiere llegar.

1. METODO

 Es la manera de efectuar una operación o secuencia de operación.

1. OBJETIVO

La operación es realizada por una sola persona y está presente en cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar por eso es la división mínima del trabajo administrativo. Por eso es la división mínima del trabajo.

1. PUESTO

Es la lista de obligaciones a cubrir en una función dentro de una entidad.  Las responsabilidades, el reporte de relación, las condiciones laborales y las responsabilidades de supervisión son resultados del análisis del puesto.

1. PLAZA

Es una categoría que se le otorga al trabajador según sus conocimientos, actitudes y habilidades dentro de una organización. Se lleva a cabo mediante un contrato que se establece entre la institución y el trabajador. Es un registro otorgado a un trabajador

1. SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

 La simplificación del trabajo conlleva eliminar el despido de material, equipo, tiempo, energía y espacio. Las posibilidades de mejorar están limitadas sólo por la habilidad, imaginación e ímpetu del Análisis; no hay fórmulas secretas.

 Hay una guía para la simplificación del trabajo y es;

• Promover la participación de todos los empleados
• Hacer más productiva y sencilla la serie de trabajo
• Combinar actividades y evitar el plagio
• Red reducir distancias recorridas
• Arreglar las actividades para obtener un flujo uniforme de una etapa a otra

UNIDAD 2. REINGENIERÍA

1.- DEFINICIÓN

Según Johansson Mchugh, Pendlebury & Wheeler es el método mediante el cual una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, mediante la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio como una serie de procesos del producto principal de este, orientados hacia el cliente por medio de una serie de funciones organizacionales.

 Para comenzar la reingeniería en un negocio el individuo debe hacerse las preguntas más básicas sobre su compañía y cómo funciona lo cual obliga a la persona examinar toda y cada una de sus reglas tácitas y los supuestos en que se basa el manejo de su negocio.

2.- REFERENCIA HISTÓRICA

Los japoneses modificaron la percepción de los clientes en cuanto a lo que podrían y debían esperar, A lo largo de la década de 1980, el movimiento que promovía la calidad cuestiono las prácticas y conductas tradicionales de la dirección, la concentración de los clientes y en los procesos de negocios estimulo el pensamiento gerencial.

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