Memorandum_analisis De Procesos

MEMORANDUM

PARA: Ing. ____________

JEFE DE LA ÁREA ADMINISTRATIVA

DE: ____________

ASUNTO: Levantamiento y análisis del proceso de pago a proveedores

LUGAR Y FECHA: Quito, 15 de Abril de 2013

ANTECEDENTES:

El análisis realizado es con el objetivo de detectar los problemas que están afectando el proceso de pago a proveedores, pues ha existido varias sugerencias y molestias de parte de los proveedores además con el este análisis podemos encontrar soluciones y realizar modificaciones que beneficia al proceso en estudio. El tiempo que el grupo ha utilizado para el análisis de este proceso ha sido de una semana en el cual se han detectado las siguientes novedades.

NOVEDADES CUANTITATIVAS:

En el proceso de pago a proveedores se ha detectado que se realiza 6 actividades.

Tiempo de ciclo o duración del proceso: 77 minutos empleados en todo el proceso. Costo de ciclo del proceso: tiene un costo de $11,82.

Eficiencia en tiempo: el proceso tiene un 6,49%.

Eficiencia en costo: se ha detectado que tiene un 6,77%.

La frecuencia: el pago se realiza quincenalmente a los proveedores.

Volumen: el pago corresponde a 5 proveedores.

NOVEDADES CUALITATIVAS:

Los problemas detectados en este problema fueron los siguientes:

• En la actividad de ir al registro de cuentas por pagar proveedores existe una pérdida de tiempo ya que los archivos físicos y virtuales no están debidamente organizados lo que impide que se logre dar con el paradero de los proveedores a los que se debe realizar el respectivo pago. En el archivo de documentos no existe una correcta eficiencia para poder optimizar el tiempo que es gradualmente necesario en el proceso.

• Al momento de realizar la solicitud para la aprobación del pago, se emplea demasiado tiempo en realizar el respectivo documento, lo que impide u obstaculiza la continuidad de proceso y existe una paralización de mucho tiempo para continuar con el proceso.

• La actividad de aprobación del pago existe la novedad de que no se da prioridad a los proveedores a los cuales se les debe tomar en cuenta primer lugar para cumplir con el pago y que aquel continúe entregando sus bienes o servicios a la empresa.

• En la actividad de la elaboración del cheque se presenta falencias en el sistema puesto que este es un sistema que se ha venido trabajando durante varios años y necesariamente debería ser sustituido por un nuevo, el mismo que permita la agilidad de esta tarea.

Estas son las novedades que en el análisis de este proceso se ha podido identificar los cuales están afectando o creando problemas o dificultades en el proceso de pago a proveedores.

Atentamente;

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COORDINADOR

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