NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN Y PARTICIPACIÓN EN LOS EVENTOS CIENTÍFICOS (Jornadas y Congresos) DE LA SOCIEDAD VENEZOLAN DE MEDICINA INTERNA.

NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN Y PARTICIPACIÓN EN LOS EVENTOS CIENTÍFICOS (Jornadas y Congresos) DE LA SOCIEDAD VENEZOLAN DE MEDICINA INTERNA.

Agosto 2008.

1. Se le exige a los expositores, sean o no representantes de la industria farmacéutica hacer declaración de conflictos  de Interés. En las relaciones de los profesionales con la industria de la salud (farmacéutica, tecnología sanitaria, etc.) se pueden considerar seis tipos de conflictos  de Interés:

1. Recibir apoyo para acudir a reuniones y congresos (inscripciones, becas de viaje, etc.).
2. Cobrar honorarios como ponente en una reunión organizada por la industria.        
3. Recibir financiación de programas educativos o actividades de formación.        
4. Recibir apoyo y financiación para una investigación.        
5. Estar empleado como consultor para una compañía farmacéutica.        
6. Ser accionista o tener intereses económicos en una compañía farmacéutica.

1. Los expositores no deben  mencionar en su exposición, al referirse  a drogas o  medicamentos, nombres de marca de registro comercial  farmacéutica.

1. Se pide a los expositores, llegar con anticipación a su participación, con el objeto de que puedan chequear sus diapositivas en el salón de pruebas, que estará a la disposición de todos y en  cual podrán realizar los cambios que sean necesarios a su conveniencia.

1.  Someterse al tiempo asignado, que va a ser controlado por un sistema de Semáforo o tarjetas de colores, con el objeto de que exista oportunidad para algunas preguntas: ejemplo, si el tiempo asignado total es de 20 minutos  su exposición debería  durar 17 minutos con el objeto de dejar los  3 minutos restantes para las preguntas.

1. Para poder cumplir con lo anterior, el expositor debe dirigir su intervención al punto específico y esencial que se le asigno como titulo y no realizar una revisión enciclopédica.

1. Los expositores deben entregar por escrito un resumen de los puntos más importantes de su currículo, que será recibido con antelación por el Coordinador.

Normas para la  actividad de los Coordinadores de conferencias, exposiciones, mesas redondas, Simposium, etc.

1. El coordinador debe asesorar  a los conferencistas y expositores en cualquier tipos de actividad  y si es posible ponerse en contacto con ellos antes del evento correspondiente.

1. Tendrá la tarea de conocer si el conferencista o expositor ha revisado su exposición en el salón de control de diapositivas, para evitar tardanza e inconvenientes en el momento de la  exposición.

1. Debe conocer con anticipación el curriculum de los expositores, recogiendo la información antes de iniciarse la exposición.

1. Debe hacer el control del tiempo de los expositores para la cual se utilizará el sistema de semáforos, tarjetas o personal,  con el  objeto de garantizar el periodo de preguntas por parte de la audiencia y el cumplimiento adecuado del programa.

1. El coordinador  debe tener preparadas preguntas sobre el tópico de exposición, con el objeto de hacer más dinámica la reunión y facilitar la participación la audiencia.

1. El coordinador tendrá el criterio suficiente para hacer las aclaratorias necesarias,  interrupciones en caso necesario y el reconocimiento que crea conveniente a  los expositores.

Normas de Protocolo y de Control de Entrada y Salida de los Salones de Actividades Científicas de la Sociedad  Venezolana de Medicina Interna

1. Toda persona sea participante, organizador, personal de apoyo, expositor etc., debe tener identificación para poder acceder a los salones de Conferencias o de los Talleres.

1. Para cumplir con el anterior  debe existir una (1) persona que supervise este aspecto, en cada una  de las puertas.

1. Debe existir en cada salón una (1) persona a disposición de la audiencia, con el objeto de recoger preguntas para el período de las mismas o para recibir  observaciones o quejas   de la audiencia.

1. No puede introducirse o  repartirse en  los salones de conferencias, donde se desarrolla la actividad científica programada,   promoción ò propaganda de   productos farmacéuticos ó de cualquier otra categoría que no tenga que ver con los propios objetivos científicos del evento.

1. En caso de que alguna compañía de la industria desea distribuir alguna promoción de sus productos, lo puede hacer a la entrada o salida de los salones nunca dentro de ellos.

1. Habrá un Coordinador (a) General del Evento, diferente en cada día, al cual se podrá recurrir para consulta de cualquier eventualidad que pueda presentarse.

1. Las personas  encargadas del protocolo dentro del salón de conferencia, deben cuidar los siguientes aspectos: tener en orden el  podium   del expositor  y la mesa de los conferencistas, aporte de agua y vasos, hacer entrega de las credenciales y de algún presente a los expositores.

Normas a ser cumplidas por la Compañía Audiovisual que se contrate para las Jornadas o Congresos de la Sociedad Venezolana de Medicina Interna

1. Debe instalarse un salón de pruebas a disposición de los expositores para instalar y revisar sus conferencias antes de la exposición,  evitando perdida de tiempo e inconvenientes durante la presentación.

1. Para cumplir con el punto anterior debe existir un mínimo de computadoras  de pruebas y un operador.

1. Dependiendo de la capacidad del salón, las pantallas para la proyección deben ser pantallas de gran tamaño. Si es un salón de mayor de 200 personas, deben instalarse  pantallas adicionales en la mitad del salón.

1. Debe haber a disposición de los expositores por lo menos 1 operador en cada salón de conferencia, para asistir a los conferencistas y distribuir micrófonos inalámbricos  en el período de preguntas.

1. Deben haber al menos 2 micrófonos inalámbricos en el salón para intervención de la audiencia  durante el periodo de   preguntas.  Si existe en el programa   actividad interactiva con aparatos inalámbricos para la participación de la audiencia, ellos deben ser repartidos con anterioridad a esa actividad.

1. En los períodos de receso y de refrigerio debe proyectarse material seleccionado por la SVMI. puede ser acompañado de  música a bajo  decibeles.

1. Debe existir control de las  luces de iluminación del Salón, para apagarlas o prenderlas dependiendo de la oscuridad requerida  para la proyección de las presentaciones.

Normas para los patrocinantes (Industria de la salud: farmacéutica, tecnológica sanitaria, etc.) y su participación en los  Eventos  de Medicina Interna.

1. Los expositores que representen a cualquier empresa  de la industria  farmacéutica  deben comenzar  su conferencia  o participación, expresando  que están en representación  de dicho empresa, manifestando de esa forma su conflicto de intereses.

1. Los expositores   representantes  de la industria, deben  recurrir  a los nombres genéricos de los productos y no a los comerciales en su exposición y proyección de diapositivas.

1. Toda propaganda y promoción de productos farmacéuticos  debidamente autorizada o convenida, debe realizarse siempre fuera de los salones donde se desarrolla la actividad científica.

1. En caso de tener interés de hacer promoción a un producto puede hacerse en las puertas de  la salida o entrada de los salones de la actividad científica.

1. No esta permitido dentro de los salones donde se desarrolla el evento científico, la colocación de pendones, avisos o proyección de propaganda de laboratorios o sus productos.

1. La realización de rifas y de presentes que estén acompañados de música,  con parlantes y  ruidos mayores pueden hacerse en los periodos de receso y/o refrigerios, especialmente  si estos últimos son promocionados por algún laboratorio y solamente en el área de  la exposición comercial.

Normas para la elaboración de  trabajos libres y Póster y su presentación durante los eventos científicos de  la  Sociedad Venezolana de Medicina Interna

1. El Comité de Eventos Científicos  de SVIM designara  un Subcomité de Trabajos libres y  de Pósteres, que se encargara de clasificar los resúmenes de trabajos libres recibidos y  en las siguientes categorías:

1. Estudios Observacionales Descriptivos: Casos Clínicos, Series de Casos.
2. Estudios Observacionales Analíticos: Casos y Controles (retrospectivos), Cohorte (prospectivos).
3. Estudios Experimentales: Ensayos Clínicos Controlados, Metanálisis.
4. Trabajos ubicados como Investigación Epidemiológica-Educativa, Académica o de Salud Publica, que no tengan  un desarrollo clínico o de ciencias básicas como el grupo A.

1. Los formatos para enviar los resúmenes de los trabajos estarán disponibles en formato impreso y electrónico, con los detalles técnicos sobre realización del resumen, las medidas del formato y del Póster, la dirección para su envió etc.

1. En función de la  clasificación anterior,  los miembros del Subcomité y/o un Jurado  analizarán  los resúmenes de todos los trabajos utilizando un instrumento de evaluación estandarizado para decidir inicialmente inclusión en el evento y finalmente la asignación de  premios, reconocimientos y certificación de   asistencia.

1. Todos los nombres que aparecen en el resumen como autores, serán considerados como coautores, excepto que se reciba comunicación firmada por todos los autores y donde se desea que alguno  de ellos, sea considerado como autor principal.

1. La entrega de premios para los trabajo ganadores se hará en el acto de clausura del evento, como parte importante de esa actividad. La certificación y diploma deben ser firmados por los componentes del Jurado y por el presidente de la Sociedad Venezolana de Medicina Interna, con sus respectivos sellos.

1. Todos los autores de los trabajos deben tener inscripción  en el evento correspondiente, el Jurado tendrá la responsabilidad de comprobar tal situación.            

II JORNADAS NACIONALES DE MEDICINA INTERNA

Actualización de Diagnósticos y Tratamientos en Medicina Interna

Centro de Convenciones Mucumbarila

Mérida, del 7 al 11 de Octubre de 2008  

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