ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

6.1 ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

Un sistema efectivo de información da a los usuarios información exacta, oportuna y relevante. La información exacta es libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible en el momento que la requieren los encargados de toma de decisiones. La información es relevante cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan.

Conceptos de organización de archivos

 Un sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza  a campos, registros, archivos y base de datos.

Problemas con el entorno tradicional de archivos

En la mayoría de las organizaciones, los archivos de datos y los sistemas marcaban una tendencia a crecer de manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos y ventas, desarrollaban sus propios archivos de datos.

Desde luego, cada operar,  cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de cómputo. Y esto generaba problemas al cabo de 5 o 10 años, la organización se encontraba con una carga de cientos de programas y aplicaciones muy difíciles de  mantener y manejar.

Redundancia e inconsistencia de datos

La redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en múltiples archivos de datos, de tal manera que los mismos  datos están almacenados en más de un lugar.

La inconsistencia de datos, en la cual el mismo atributo podría tener valores diferentes.

DEPENDENCIA PROGRAMA-DATO

Acoplamiento de los datos de almacenamiento a esos archivos, En un entorno de archivos tradicional, cualquier cambio en un programa de software podría requerir un cambio en los datos a los que accede ese programa

FALTA DE FLEXIBILIDAD

Los tradicionales sistemas de archivos después de una gran trabajo de programación pueden entregar informes, pero no puede responder de inmediato a los requerimientos de información no anticipados.  

SEGURIDAD DEFECTUOSA

El acceso a la información así como su diseminación, pueden estar fuera de control. La gerencia tal vez no tenga la forma de saber quiénes están accediendo a dicha información.

FALTA DE COMPARTICIÓN Y DISPONIBILIDAD DE LOS DATOS

Es casi imposible compartir o acceder a la información de una manera oportuna, ya q las diferentes partes de la organización no se pueden relacionar entre si. La información no fluye con normalidad en distintas partes de la organización. El usuario al notar algunos valores  desiguales de la misma pieza en dos sistemas diferentes, los sistemas dejan de ser usados porque no hay la confianza y precisión de sus datos.

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