Oficial de Gestión y Desarrollo Perfil de Trabajo

Perfil de Trabajo

Oficial de Gestión y Desarrollo

A REALIZAR POR: Hellen Chavez

JEFE INMEDIATO:   Hellen Chavez

Descripción:

El  Oficial (1) de Grupos es el responsable de planear y ejecutar las actividades de Gestión y Desarrollo  en su conjunto el cual está conformado por las diversas actividades relacionadas con grupos, brigadas médico-quirúrgicas  e individuos visitantes que apoyan a PREDISAN en la implementación de su Visión y Misión  así como actividades relacionadas en el levantamientos de fondos a nivel local, nacional e internacional.

Funciones Generales :

1. Modelar  la visión, misión, valores, credo de fe, código de ética,  reglamento interno, manual de conducta, procedimientos administrativos y programáticos y otros procedimientos generales establecidos por PREDISAN.   Las actividades a desarrollar deben reflejarse en los planes de trabajo e  informes establecidos.

1. Participar en reuniones de Directores Ejecutivos y/o Junta Directiva cuando le sea solicitado por la Dirección Ejecutiva.

1. Apoyar las estrategias institucionales   que conlleven a la sostenibilidad y Gestión financiera de PREDISAN.

1. Representar a PREDISAN dentro y fuera del trabajo y/o en representaciones oficiales cuando le sea solicitado. Debe hacerlo mostrando un testimonio Cristiano, actitud profesional  ubicando en alto el nombre de PREDISAN

Funciones Ejecutivas:

1. Se empodera del plan estratégico institucional y planes anuales de las UEN’s y otros programas actuando como enlace entre estas y los grupos visitantes.

1. Ser proactivo en mantener comunicación fluida y efectiva con la Dirección Ejecutiva de forma periódica para socializar aspectos importantes de la coordinación de los grupos y visitantes y para recibir retroalimentación de parte de DE.
2. Cumple con las estrategias que conducen a la conversión de visitas en donantes de largo plazo para PREDISAN.
3. Coordina la comunicación entre visitas extranjeras y personal institucional.
4. Colabora en la comunicación y actividades de coordinación de las reuniones de la Junta Directiva o donantes.
5. Ser creativa/o en mostrar aprecio y agradecimiento a los visitantes por el apoyo brindado al Ministerio (tarjetas, regalitos, actividades especiales).
6. Ser guía, orientador y traductor para los grupos (permanecer con el grupo previo y durante la ejecución de la actividad hasta que este sea llevado a su alojamiento).
7. Traducir en forma profesional documentos oficiales de la organización cuando le sea requerido por Dirección Ejecutiva.

Funciones Administrativas:

1. Coordina la negociación efectiva en los servicios contratados (hospedaje, alimentación, traductores, seguridad y transporte).
2. Envía a los coordinadores de grupos visitantes la factura por estadía (Fee) en Honduras  de los grupos o proyectos con 15 dias de anticipación.
3. Se cerciora cuidadosamente que los cobros que envían los proveedores de Alimentación, hotel, traductores estén siendo cancelados de acuerdo a lo gastado.
4. Se asegura que CEDECO cuente con las condiciones necesarias para hospedar visitas (aseo, agua, luz, comida higiénica y saludable, control de mosquitos, seguridad, camas, material de trabajo, baños y servicios etc).
5. Elabora y actualiza la lista de personal disponible para guías y traductores con nombres y direcciones, así como la actualización del perfil y material para la inducción.
6. Supervisar el trámite de documentos para visitas asegurando que la organización cumpla con los requisitos legales de las ONGD (seguro de viaje, registro en la embajada, autoridades de aduana, control de medicamentos, colegio médico, migración, etc.)
7. Asegurarse que las donaciones en especie se entreguen a almacén para su registro y que sean distribuidas al programa que correspondan.
8. Asegurar el buen manejo de los recursos de la institución que están asignados a su área.
9. Solicitar con anticipación los gastos del grupo y lleva el control de gastos en base al presupuesto establecido con facturas o recibos y hace la liquidación respectiva en el departamento de administración en los próximos 3 dias hábiles después de la salida del grupo.
10. Hacer compras cumpliendo con las políticas administrativas usando los formatos establecidos, programar y coordinar con anticipación el uso de vehículos para vueltas locales en caso de haber actividades con los grupos.
11. Mantener actualizado el inventario con el encargado de Almacén de todos los materiales de grupos que incluyen herramientas provisiones, ropa de cama, utensilios de cocina, etc.
12. Es proactivo para tomar las medidas necesarias para mantener la salud del grupo durante su estadía.  En caso de enfermedad de algún miembro reportar inmediatamente a Dirección Ejecutiva y buscar atención en la CBS para proveerle la atención necesaria.

Funciones de Planificación de Grupos:

1. Elabora y actualiza en forma semanal el calendario de visitas, asegurándose que directores y personal claves reciban la información en español.
2. Coordina y asiste en llamadas de conferencia y teleconferencia para fortalecer la buena comunicación incluyendo traducción.
3. Prepara documentos de orientación de acuerdo al tipo de visita a recibir (elaboración de horario con 2 semanas de anticipación, prepara el material de inducción y facilita la sesión de inducción incluyendo visita a las diferentes áreas de PREDISAN.

1. Coordina reuniones pre y post visitas, asegurando que se cumplan con los protocolos de actividades que se llevan a cabo antes, durante y después de cada visita.
2. Acompañar a grupos o visitantes en momentos claves (bienvenida/ inducción y despedida) para asegurar el cumplimiento de la Misión y Visión de la organización y el propósito de los grupos dentro de este Ministerio.
3. Colectar y seleccionar video, fotos, audio y texto clips con el apoyo de los guías y personal de cada programa.  Este material será preparado para proyectar los resultados de la organización y enviarlos a PREDISAN-USA para material de promoción a potenciales donantes.
4. Coordinar las entrevistas de salida, enviarlas a la oficina de Estados Unidos y dar seguimiento de su uso.
5. Coordinar con Desarrollo Espiritual las actividades que promueven el crecimiento espiritual entre visitantes y personal institucional.
6. Mantiene la comunicación con la oficina en USA para la actualización de página web, redes sociales.
7. Mantener actualizado el Handbook y base de datos de los grupos.
8. Conocer e implementar los diferentes protocolos establecidos en el manual de Gestión y Desarrollo.

Catacamas, 19 de Junio 2017

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           Hellen Chávez                                                   Peter Fuentes

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