Oficina Moderna

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

U. E ‘‘Ángel de la Guarda’’

Maturín _ Edo _ Monagas

Profesora: Integrantes:

Minerva Rodríguez Ruth Martínez

Gabriela Benavides

Patricia Lamus

María Jiménez

Rissis Navarro

4to Año ´´U´´

Abril, 2015

Índice

Introducción

La oficina es un salón destinado al trabajo, en el cual existen muchas maneras de distribuir el espacio en una oficina según su función… La organización de la oficina moderna, cada día genera más transacciones comerciales para los negocios.

La oficina se organiza en: operador de textos, profesional, corrector…

Características de la oficina: se encuentra integrada por, los recursos humanos, las actividades que son realizada por todos aquellos que integran la oficina, además también existen las oficinas virtuales que sirven para hacer negocios y tener contactos con empresas extranjeras…

Relación entre los diferentes departamentos, cargos y ocupaciones dentro de las oficinas.

Podemos decir que la labor secretarial se especializa de acuerdo con el campo en que labora el cual puede ser; la medicina, el ámbito legal, educativo, investigativo, científico…

Importancia del trabajo de oficina, la oficina no solo es un lugar físico dentro de un edificio, es un segundo hogar para quienes laboran en ella.

1) Oficina moderna definición.

La oficina es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas, una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo.

Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto, en un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.

2) Organización de la oficina moderna.

Cada día se generan transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación, los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y en la proliferación de las telecomunicaciones han generado hoy en día nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada.

La demanda de empleados de oficina crece de manera acelerada, lo que también permite la integración de profesionales de ambos sexos, además podemos observa la integración de profesionales que están ocupando posiciones gerenciales en muchas empresas, entre estas encontramos las siguientes posiciones:

a) Operados de texto: la oficina moderna incorpora el termino operador de texto o especialista del procedimiento de la información, las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son:

 Rapidez y exactitud para entrar información al crear documentos en el computador.

 Rapidez y exactitud para hacer revisiones.

 Dominio de la aplicación para procesar los textos.

 Dominio en las aplicaciones de hoja de cálculo, graficas, base de datos y otros programas.

 Técnicas eficientes de cotejo.

b) Profesional Administrativo: las tareas relacionadas con la administración de la oficina, entre ellas están; atender al público, contestar el teléfono y archivar documentos, entre otras. Estas actividades las realiza el personal que se conoce como profesional administrativo o profesional de oficina, entre los conocimientos y habilidades que se necesitan para ser un profesional administrativo se encuentran:

 Manejo de diferentes aplicaciones para el computador.

 Buena organización y manejo de programas para la planificación del trabajo.

 Planificación de reuniones usando un programa electrónico.

 Dominio de las destrezas para la búsqueda en internet.

 Manejo optimo del tiempo.

 Trabajo bajo gran presión.

c) Corrector de pruebas: la creación de documentos sin errores es la meta de la oficina moderna, un corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora, en esta labor se requiere de conocimiento de la gramática y la ortografía en el idioma español e ingles, tener conocimiento de los estilos y tipos de documentos, conocimiento de los símbolos de corrección de pruebas; y otras destrezas. El corrector de pruebas debe disfrutar la lectura y debe ser una persona muy discreta, ya que leerá mucha información confidencial.

d) Personal a cargo de los documentos o archivero: los archiveros deben conocer las reglas de archivo, saber manejar los archivos electrónicos, además deben tener conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel y acerca del seguimiento a documentos prestados, ya que los documentos son la columna vertebral de una empresa y el custodio de los mismos debe ser responsable, leal y discreto.

e) Recepcionista: es la persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes de la empresa y se distingue por tener buena presencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia, es la primera persona

...