La Comunicacion En La Oficina Moderna

LA COMUNICACIÓN EN LA OFICINA MODERNA

1.1 Contexto de las comunicaciones en la oficina automatizada

Como todos conocemos en la actualidad ya no pensamos en una máquina de escribir manual para

elaborar nuestras comunicaciones, lo hacemos en una computadora utilizando las nuevas

herramientas tecnológicas, las organizaciones están pensando en eliminar los viejos trámites que

acumulan papeles y más papeles que al final se deterioran, actualmente ya pensamos en la

administración sin papeles, en donde los jefes para dar una disposición solamente ingresan a través

de claves y códigos utilizando la intranet e inmediatamente se comunican las instrucciones, es decir

hablamos de operaciones electrónicas que automatizan los trámites y optimizan los tiempos y

recursos. Podemos organizar una reunión de ejecutivos mediante una videoconferencia, en fin, las

nuevas tecnologías como medio de comunicación, refuerzan el mensaje escrito entre las personas y

las organizaciones, propiciando un ambiente adecuado para escribir mensajes con claridad y

creatividad.

Tomando en consideración lo que se realiza en una oficina tradicional, en una oficina moderna la

información se almacena en medios magnéticos, simplificando notablemente los procesos

ahorrando tiempo y recursos, gracias a la automatización de tres funciones básicas.

• Creación y edición de documentos

• Búsqueda y recuperación de información

• Correo electrónico

1.2 La oficina moderna y la calidad total

Razonamiento:

La calidad total en la redacción comercial tiene un significado especial, pues con un mensaje bien

escrito y con buena presentación se logra ganar la voluntad del cliente y hacer efectiva una

negociación. En la redacción comercial la buena voluntad se logra expresando ideas de interés y

conveniencia para el cliente; atendiendo oportunamente sus reclamaciones, dando respuesta

inmediata a sus consultas o solicitudes y desarrollando una política de acercamiento a sus

necesidades. La buena voluntad se crea, se mantiene y se pierde, pero también puede recobrarse gracias a un buen mensaje comercial y a la disposición atenta y sincera para complacer al cliente.

La calidad total en la comunicación escrita se caracteriza por considerar aspectos como:

- Valor informativo de los datos

- Lenguaje apropiado

- Texto breve, cordial, claro y veraz

- Formato moderno

- Mensaje en función de unos objetivos específicos

- Mínimo de palabras necesarias para expresar la idea

- Uso correcto de los signos ortográficos y de puntuación

- Vocabulario fácilmente comprensible.

Revise detenidamente este literal en el texto básico, si ya lo hizo entonces les comento que el tema

nos involucra para que el desarrollo de nuestras actividades las encaminemos hacia la búsqueda de

la calidad que todos los seres humanos la necesitamos para alcanzar el éxito en todo cuanto

hagamos, en el transcurso de nuestra existencia y porque no proyectarlo para que continúe aún

después de nuestra desaparición.

Analicemos que es necesario asegurar nuestro éxito y el de la empresa, mejorando la calidad de

nuestro trabajo y desarrollando permanentemente una actitud de hacer bien las cosas desde la

primera vez, considerando además que calidad implica (vivir buscando ser cada día mejores); las

mejoras pequeñas y graduales son los componentes vitales para alcanzar la calidad total; para

conseguir éxito en el futuro, se requiere de un trabajo duro, esfuerzo y entusiasmo.

Recuerde que siempre debemos prestar servicios de calidad,

demostrar profesionalismo, integridad y visión hacia el futuro.

1.3 La carta comercial en la oficina moderna

Por experiencias laborales la carta comercial considerada como un elemento básico de

comunicación entre las personas y las organizaciones, se utiliza en la oficina tradicional y la oficina

moderna, en archivos electrónicos o en papel y cumple objetivos fundamentales que son:

. Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.

. Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”

En el mundo de los negocios es útil y beneficioso, entre otras cosas, aquello que permite, por

ejemplo:

. Obtener ganancias

. Ahorrar tiempo

. Ahorrar gastos

. Disfrutar de mayor comodidad

Tomemos en cuenta que si usted convence al destinatario de que le conviene hacer lo que le pide,

tendrá una carta que cumpla su objetivo.

Una carta comercial moderna no admite palabras rebuscadas

ni fórmulas o expresiones pasadas de moda, que le quitan franqueza, sencillez y efectividad.

La carta comercial se constituye en el mensaje por excelencia que emplea cualquier organización

para sus comunicaciones de compraventa, de gestión comercial y de eventos sociales. Por esta

razón, es necesario identificar las técnicas apropiadas para una buena redacción.

La regla de oro es: hablar directamente y

usar las mismas palabras correctas y con

cortesía que empleamos cuando nos

comunicamos con una persona que está

presente.

1.4 Características del mensaje comercial

Favor de responder la siguiente pregunta:

¿Qué es la productividad en la oficina?, razone su respuesta y construya una definición con sus propias palabras.

Es el aumento o disminución de los rendimientos en función del trabajo necesario para el producto final.

Ahora que tiene claro este concepto podemos continuar.

El mensaje comercial tiene características vitales o fundamentales y características

complementarias:

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