Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

Capítulo 3 del Módulo 2

Área usuaria, Órgano encargado de las contrataciones y Comité especial

Docentes: Carlos Mariano Rivera Rojas

Napoleón Pérez Machuca

Subdirección de Capacitación del OSCE

Pasos a seguir para el estudio de este capítulo:

Paso 1.‐

Lea el texto del presente capítulo desde el 17 de enero al 23 de enero.

Paso 2.‐

Ingrese a la Herramienta Videoconferencia el 27 de enero a las 7.00 p.m. para que participe en esta actividad; en la cual se expondrán los temas de los capítulos 3 y 4 del módulo 2. Podrá realizar las preguntas a los capacitadores respecto de los temas que se estudien en los dos referidos capítulos.

Paso 3.‐

Puede escribir al docente y/o tutor si tuviera alguna duda o pregunta de este capítulo.

Paso 4.‐

Continúe con el estudio del siguiente capítulo.

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Índice

I. Área usuaria

A. Definición.

B. El rol del área usuaria en la determinación del estudio de posibilidades que

ofrece el mercado.

C. El área usuaria y su vinculación con el Comité Especial.

D. Casos especiales.

1. Labor del área usuaria en el Convenio Marco.

2. Labor del área usuaria en las exoneraciones.

3. El área usuaria en la culminación del contrato.

II. Órgano encargado de las contrataciones.

A. Definición.

B. La labor del órgano encargado de las contrataciones en la determinación de las características técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar.

C. El fraccionamiento desde el punto de vista del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

D. El órgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinación del valor referencial.

E. Suscripción del contrato.

III. Comité Especial.

A. Definición.

B. Requisitos legales para conformar el Comité Especial.

C. Cambio de los miembros del Comité Especial.

D. Reemplazo por los suplentes.

E. Tipos de Comité Especial.

F. Derechos del Comité Especial.

G. Deberes y responsabilidades del Comité Especial.

H. El Comité Especial también es responsable de los requisitos mínimos.

I. Funciones del Comité Especial.

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J. Fuentes de información para elaborar las bases administrativas.

1. Reglas del proceso de selección y ejecución del contrato.

2. Requisitos mínimos.

3. Factores de evaluación.

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I. Área usuaria

A. Definición

El área usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

El artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado – en adelante, la Ley ‐ establece que el área usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

Cada dependencia de una Entidad pública se convertirá en área usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento.

En este requerimiento, que se materializa a través de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompañarse las características del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere.

El requerimiento del área usuaria debe realizarse en función a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboración también participó, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requería para el ejercicio presupuestal.

Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratégicos institucionales del año fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecución de tareas requiere de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El presupuesto para los bienes y servicios está representado en el PAC. Los pedidos del área usuaria tienen que estar en función de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines estratégicos institucionales.

Precisamente, esta necesaria vinculación con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al área usuaria a presentar sus requerimientos ante el Órgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrándose así con el tiempo que toman los procesos de selección.

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Al respecto, el artículo 13 de la Ley señala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades.

De otro lado, el artículo 11 del Reglamento indica que el área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artículo 13 de la Ley.

Las normas antes citadas ordenan que el área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear su requerimiento; definir con precisión su cantidad y calidad, e indicar la finalidad pública para la que debe ser contratado.

Definir con precisión la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el área usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artículo 4 acápite e) de la Ley.

La norma pone énfasis en el hecho que es el área usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos técnicos mínimos. Para ello debe considerar cuáles son sus necesidades reales.

Este énfasis normativo se debe interpretar también como una prohibición legal para elaborar requisitos técnicos mínimos con la intención de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer bienes, servicios u obras en la calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo además un precio menor.

Sobre esto último, no debe perderse de vista que el artículo 2 de la Ley señala que el objeto

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