Organizacion Documental En El Entorno Laboral

23 DE MAYO DE 2015

TALLER SEMANA 1

GERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Estos son los Objetivos que debe perseguir el Administrador Documental:

En todas las Empresa debe fijarse una consigna que sirve como orientación satisfactoria tanto interna como externa para el usuario que requiere un servicio, la administración documental definida como políticas que se deben adoptar para seguir una serie de Procedimientos, busca perseguir agilidad para obtener información oportuna cuando se requiera. Llevar de forma ordenada y sistemática la documentación como soporte de una Entidad ya sea pública o privada.

El objetivo importante de la administración documental, es suministrar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios:

1. Fortalecer toda la información de una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.

2. Conservar la memoria corporativa, de esta manera, la empresa puede seguir un proceso productivo seguro sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

3. Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.

4. Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos de gestión de calidad.

5. Incrementa la eficiencia organizacional, la información debidamente almacenada ofrecen una ganancia en tiempo de búsqueda.

6. Los elementos almacenados y ordenados son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

7. Permite la recuperación de información de una forma mucha más rápida y efectiva, mejorando la atención al cliente, reduciendo el tiempo de consulta.

8. Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivistas

ENSAYO

El papel del Administrador Documental

Según la historia la administración documental o gestión documental, fue creada en los Estados Unidos en los años 50, a mediados del siglo XX.

A partir de esta época la administración documental fue diseñada para el mejoramiento de requisitos legislativos antiguos, proteger, mejora con exactitud y fiabilidad de accesos a documentos legales y adicionales tales como consulta para la historia de la humanidad.

Por lo tanto esto exige a las Entidades a tener una función administrativa documentada, articulado y asignando por un administrador documental donde sea el responsable y de una manera eficaz, eficiente clasifique, seleccione, conserve y utilice todos los documentos que tenga a su disposición, es el responsable de ofrecer las diferentes herramientas y estrategias para cumplir los objetivos asignados de la empresa.

Estas Entidades están constituidas por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que algún cumpla un rol de administrador documental, quien es un modelo, ya que analiza, conserva, rotula, folea y utiliza los medios que le son asignados para conservar la información que contienen las empresas a través de sus documentos.

No obstante es el responsable directo del logro de muchos objetivos de una empresa, por medio de él se administran, se consultan y se brindan la asesoría que necesita cualquier persona sobre cualquier documento. A causa de esto tiene un dote de autoridad ya que planifica los métodos de la documentación producida y recibida con el objeto de facilitar la búsqueda de la información y su utilización.

Ser administrador documental cumple un rol fundamental, porque se requiere de capacidad, seguridad, sagacidad y esmero para coordinar que todos los documentos lleguen a su destino y así plantear las necesidades de la organización, por lo tanto el administrador documental es un cazador de datos mediante sus documentos.

El administrador documental en la empresa es el responsable del cálculo, registro mensual y de la distribución de los documentos, por ende es quien supervisa, evalúa e informa a las unidades de control interno, sobre el inventario de documentos que reposan en el archivo.

El administrador documental puede hacer más rápido y con una mejor eficiencia e inteligencia las cosas en su archivo, ahorrando tiempo y costo en el manejo de sus documentos, para así aportar a la empresa un mejor posicionamiento a nivel mundial.

Entonces si no existiera un administrador documental en una empresa esta caería en caos profundo, que paralizaría y desintegraría por completo su productividad impidiendo así el logro de los objetivos propuestos, por eso la importancia del administrador documental que permite a la empresa establecer los controles internos necesarios, para la descripción fiable, auténticos y accesibles de tomas de decisiones a cuanto a la calidad de su gestión documental.

Resumiendo, el administrador documental tiene como actividad y tarea la de proteger, conservar, ordenar y controlar de una manera segura los documentos, de igual forma la administración documental obliga a las empresas a asegurar sus procesos y certificarlos en las diferentes normas, en el aseguramiento de la información mediante la confiabilidad, integridad y disponibilidad de sus documentos en un archivo general que debe reposar en cada organización.

Bueno, en mi puesto de trabajo se maneja muy poco la documentación ya que mi trabajo es como medios tecnológicos pero Si manejo los informes los cuales tiene un contenido muy importante y se deben de conservar en perfecto estado y en una carpeta, registro todos los días y cada hora de novedades en un libro minuta, pues en realidad es muy poca el manejo de documentos.

El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al art. 6)

Norma NTC 4095 (Punto 1 al 3)

La ntc 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 199/ 04 /16

para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación teniendo en cuenta los principios básicos de la archivistica: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.

La descripción se realizara siguiendo un orden jerárquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

El orden seria: fondo, subfondo, sección, serie, subserie,unidad archivistica, unidad documental. Para esto es necesario tener claridad de todos los conceptos utilizados para esta labor.

Niveles de descripción: debe contemplar diversos niveles de acuerdo a ciertas áreas o zonas que se identifican con la

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