Organizacion Documental

1. Las agrupaciones documentales del fondo documental de la entidad están regidas por:

Cada servidor de la Secretaría Distrital de Planeación, cumple funciones archivísticas, proyecta, genera o revisa documentos, firma documentos, reproduce, consulta, analiza, recibe y envía documentos.

Cada dependencia debe responder por la custodia, preservación, consulta y préstamo de sus expedientes, mientras mantienen vigente su tiempo de retención en el archivo de gestión.

Cada Director es el responsable por la aplicación de la TRD en cada dependencia.

El tiempo de retención en el archivo de gestión, empieza a contar cuando se ha cerrado la acción administrativa sobre el referido expediente. Luego de vencer el tiempo de retención en el archivo de gestión se debe efectuar la transferencia documental primaria para el archivo central.

Las Tablas de Retención Documental, son un "listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos".

Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".

El beneficio con la elaboración de las Tablas de Retención Documental:

• Facilita el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información.

• Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

2. Como fueron conformadas

Según el marco legal están regidas por:

Ley 594 de 2000

Ley 734 de 2002

Acuerdo 038 de 2002

Acuerdo 039 de 2002

Decreto 514 de 2006

Las Tablas de Retención documental se componen:

Dependencia que aplica

Disposición Final

Años de referencia

Tipo de documentos

Serie documental

Subserie documental

Codificación

3. Metodología que emplean para clasificar la documentación.

1. Analizar la TRD y examinar los documentos vitales de cada dependencia.

2. Eliminar los documentos obsoletos.

3. Clasificar los documentos de acuerdo con las series d

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