Orientación-sobre-el-concepto-y-uso-del-enfoque-basado-en-procesos.pdf

1. Objetivo (Qué describe el documento y para qué)

El presente procedimiento describe la metodología para la elaboración y el control de documentos, con el fin de asegurar la vigencia y uso de los documentos.

1. Alcance (Dónde aplica)

Cubre todos los documentos y procesos de la organización.

1. Definiciones

Documento: información y su medio de soporte.

Documento de origen externo: Documento que no es creado en la organización, que viene de un ente externo y que es importante para el desarrollo de las actividades dentro del SGC.

Código: Forma de identificar los documentos.

1. Condiciones Generales

1. Todos los documentos deben permanecer legibles (e).
2. Los documentos pueden estar el cualquier tipo de medio.
3. Los documentos en la organización serán identificados así:
4. Todos los documentos deben estar referenciados en el Listado Maestro de Documentos.

1. Descripción de las Actividades (Cómo se hace, Quién lo hace y Dónde los registra)

5.1 Creación de documentos nuevos

1. Identificar la necesidad de generar un documento.
2. Elaborar borrador del documento necesitado.
3. Revisar el borrador del documento con las personas que tienen relación con él.
4. Asignar Código, versión y fecha de vigencia del documento (c) (e).
5. Aprobar el documento (a).
6. Publicar y socializar el documento.
7. Distribuir las copias del documento a las personas que lo van a usar. Registrar la distribución en el formato XXX (d).

5.2 Actualización de documentos existentes

1. Identificar la necesidad de actualizar un documento.
2. Elaborar borrador del documento actualizado.
3. Revisar el borrador del documento actualizado con las personas que tienen relación con él (b).
4. Cambiar la versión y fecha de vigencia del documento (c).
5. Registrar los cambios efectuados al documento (c).
6. Aprobar el documento actualizado (b).
7. Publicar y socializar el documento actualizado.
8. Distribuir las copias del documento a las personas que lo van a usar. Registrar la distribución en el formato XXX (d).
9. Recoger las versiones obsoletas del documento e identificarlas si se mantienen (g).

1. Documentos de origen externo (f)

1. Identificar la necesidad de un documento de origen externo o la actualización de uno existente.
2. Identificar los cambios efectuados al documento de origen externo, en caso que aplique.
3. Socializar el documento nuevo de origen externo o sus cambios.
4. Distribuir las copias del documento a las personas que lo van a usar. Registrar la distribución en el formato XXX.
5. Recoger las versiones obsoletas del documento e identificarlas si se mantienen.

1. Control de Cambios

1. Aprobación del documento

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