¿PARA QUÉ NOS PUEDE SERVIR LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN LOS ARCHIVOS?

¿PARA QUÉ NOS PUEDE SERVIR LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN LOS ARCHIVOS?

El presente ensayo tiene como finalidad abordar el tema de principio de procedencia y el respeto a los fondos, temas característicos del área de los archivos.

Empezaré hablando del principio de procedencia.  Existe un primer nivel de aplicación de este principio llamado respeto a la procedencia de los fondos, que según nos comunica Martin Pozuelos es “la necesaria obligatoriedad de no mezclar en un mismo archivo, la documentación procedente de diferentes fondos”. Esto en mi opinión, quiere decir que la información que pertenece a un fondo, no debe mezclarse con la información de otro, esta debe agruparse respetando su naturaleza, de esta manera ayudará al archivista  a localizar fácil y correctamente cualquier tipo de información.

Para entender mejor el respeto a la procedencia de los fondos debemos comprender el concepto de fondo. Este término tiene diversas definiciones las cuales han variado con el tiempo. En el texto de Pozuelo se hace mención a las siguientes:

“Conjunto orgánico de documentos que proceden de una institución, administración, empresa, oficina persona o familia”. Esta definición procede de las conclusiones obtenidas de los análisis o comparaciones de las diferentes respuestas del cuestionario para un informe sobre los métodos de clasificación de archivos planteado por Antal Szedö. En este caso la definición es igual para fondo de archivo.

“Conjunto de documentos de un mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto a los fondos”. Consejo Internacional de Archivos.

Fondo de archivo: “conjunto de piezas de cualquier naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona física o moral automática y orgánicamente ha reunido en razón misma de sus funciones o de su actividad”. Asociación de Archivistas Francesa.

Fondo de archivo: “caudal o conjunto de los papeles y documentos cuyo carácter es primitivo por traer origen directo y propio de las autoridades que lo produjeron” José de Güemes y Villame, España 1876.^[1]

En el contexto colombiano más específicamente para el Archivo General de la Nación un fondo documental es definido como: un “conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades”^[2]

De acuerdo a estas nociones de fondo y fondo de archivo, puedo deducir entonces que fondo de archivo es: el material o el conjunto de información producidos desde un mismo origen, por toda persona física o moral en causa de sus funciones.

Por otro lado, Pozuelos afirma que hay dos elementos necesarios para lograr una definición clara de lo que es el concepto de fondo: a) la concreción de la entidad, institución, organismo, ente, productor y b) la función o funciones que finalmente resulten. En la primera, en mi opinión, se debe determinar la institución que produce el documento, así como la estructura jerárquica de su administración. Y en la segunda se debe conocer la función que cumple la institución y así saber la función para la que fue producido el documento.

Finalmente, con estos dos elementos, determinamos que la información producida por las empresas en el ejercicio de sus funciones o actividades  constituye el archivo.

Para ejemplificar el caso con respecto al principio de procedencia es necesario hablar sobre el concepto de procedencia archivística. Estoy totalmente de acuerdo con Pozuelos, que para aclarar este último concepto, comienza definiendo lo que es Institución. Institución se refiere a:  

Una persona física: con una función social clara. Ejemplo, un notario, un abogado.

Un grupo de personas: con una finalidad igualmente limitada. Ejemplo, una asociación.

Un grupo de personas de mayor amplitud: con unas funciones en igual medida compleja. Ejemplo, la organización administrativa pública o privada de un estado.

Luego de esta breve definición de lo que significa institución, paso a enunciar el concepto de procedencia archivística. Según Pozuelos, Procedencia archivística es “el lugar exacto, organismo, institución, donde la documentación que constituye un fondo de archivo ha sido creada”. Esto quiere decir que la documentación se produce en un lugar, donde al mismo tiempo, se ha creado un fondo y es ahí donde está su origen.

Por consiguiente, como se debe prevalecer la idea de producción del documento asociado a la de procedencia archivística, es necesario aclarar el concepto del principio de procedencia: “se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras”. ^[3]

Esto quiere decir que se debe respetar la procedencia de los documentos y no mezclarse con documentos producidos por otra institución.

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