PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES

PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES

UNIVERSIDAD DE MEDELLÍN

COORDINACIÓN EDITORIAL

Febrero de 2005

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO

2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS

3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN

5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA

La carta

El informe

El acta

El aviso

El memorando

La circular

6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS

Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos

Norma 1487: Citas y notas de pie de página

Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes

PRESENTACIÓN

Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, la Coordinación Editorial sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan.

Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado las normas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, la normativa de ICONTEC y las Normas de presentación de la Editorial Universidad de Antioquia.

Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para la presentación de informes puede tener un sello especial que le imprime la institución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa.

Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.

La Coordinación Editorial de la Universidad de Medellín pone en consideración de las dependencias responsables de la elaboración de informes las pautas que a continuación se relacionan, y espera los comentarios y las sugerencias que puedan mejorarla.

LORENZA CORREA RESTREPO

Coordinadora Editorial

1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO

• Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

• Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.

• La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5

• La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.

• No se debe subrayar.

• Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.

2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS

Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:

• Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.

• Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.

• Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.

• Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.

• Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error de lógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.

• Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.

3. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS

Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos: Álvaro, África, Úrsula.

• En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.

• Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad de Medellín, Instituto de Ciencias de la Educación, la Real Academia de la Historia. Obsérvese que los artículos y las preposiciones se escriben con minúsculas.

• La primera palabra del título de cualquier obra se escribe con mayúscula. Sobra decir que si el título contiene un nombre propio, éste también llevará mayúscula inicial. Ejemplos: La marquesa de Yolombó, La casa de las dos palmas, Cien años de soledad.

• En las colecciones y en las publicaciones periódicas se escriben con mayúscula los sustantivos y los adjetivos que forman el título. Ejemplos: Revista Ingenierías Universidad de Medellín, Biblioteca de Autores Españoles.

• Los nombres de las disciplinas científicas, en cuanto tales, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Biología, Física, Química.

• Las palabras: ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza y sus similares son sustantivos comunes. En consecuencia, se escriben con minúsculas. Ejemplos: acuerdo 10 de diciembre de 1990, ley 30 de 1992. Los nombres de algunas entidades, cuando se consideran conceptos absolutos, suelen escribirse con mayúscula inicial. Ejemplos: el peso de la Ley, la Libertad es el valor más preciado.

• Los nombre de los días de la semana, de las estaciones del año y de los meses se escriben con minúscula. Sólo llevarán mayúscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a hechos históricos. Ejemplo: 12 de Octubre, día del descubrimiento de América.

• En algunos casos se usa mayúscula inicial para destacar ciertos conceptos importantes dentro del documento.

4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN

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