PUBLICACIÓN PERIODICA

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Introducción

Los actos, como unidades de acción racional, se perfeccionan hasta conformar las técnicas. Esta, con el transcurso del tiempo, se desarrollan hasta convertirse en especialidades, ampliándose, incorporado concepto mas sofisticados, conformando un conjunto de conocimientos que permita considerar un proceso, una evolución histórica, un desarrollo continuo con miras al futuro. Esta evolución implica un conocimiento planificador sutil que el archivero comprende en la medida en que también va perfeccionando sus conocimientos históricos.

El uso del presente trabajo implica el conocimiento de alguna de las teorías vigentes sobre Archivología, la aplicación del lenguaje archivístico, y los conocimientos necesarios sobre administración y organización de los archivos.

La Planificación Archivística

Es Parte del proceso administrativo en el cual se tiene una visión futura de las actividades dentro de un archivo de cualquier clasificación, cuya finalidad es armonizar sus recursos y tiempos por medio del establecimiento de objetivos, metas, fines, ideas, planes y normas archivísticas generales a corto, mediano y largo plazo.

En amplio sentido, esta etapa del proceso administrativo aplicado a las actividades de un archivo debe ser diseñada para anticiparnos a problemas que puedan poner en riesgo la estabilidad laboral del mismo, previendo de ser posible en su totalidad los errores.

En este sentido las actividades a planificar en un archivo dependerá de su clase, trámite, concentración o histórico, en cualquier caso la finalidad de la planeación archivística en su conjunto, será el establecimiento de un sistema integral de archivo.

Algunas de las actividades que pueden ser sujetas al procesos de planificación archivística serían, en el caso del archivo de tramite; la recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración, depuración, transferencia secundaria.

PLANIFICACION ARCHIVÍSTICA

Los sistemas institucionales de archivos: planificación, programación y organización archivística

- Los principios

- La planificación estratégica

- Objetivos de la organización archivística

- Punto de partida: adopción de una política integrada de tratamiento de los documentos

El proyecto archivístico: las fases

- La encuesta

- El informe diagnóstico

- El proyecto de organización

Elementos del sistema archivístico

- Archivos de gestión

- Archivo intermedio

- Archivo histórico

- Las comisiones técnicas. La Comisión de Archivo

Los principios

- Eficacia

- Eficiencia

- Productividad

- Calidad en las organizaciones

La planificación estratégica

Elementos que integran el proceso de planificación:

- Establecimiento de objetivos

- Presupuesto anual

- Programa anual

- Valoración del costo probable de las actividades del programa

- Establecimiento de fases e indicadores en el programa

- Plan estratégico completo para un número determinado de años

Los planes estratégicos y de desarrollo permiten:

- conseguir efectividad en sus operaciones

- proporcionar flexibilidad

- optimizar la utilización de los recursos

Método para la planificación estratégica:

- Estudio del ambiente corporativo

- Estudio del ambiente externo

- Estudio de los sistemas de documentos

- Desarrollo del programa estratégico

- Implantación del programa

Objetivos de la organización archivística

- Permitir la gestión integral de los documentos y archivos

- Facilitar el papel coordinador del Servicio de Archivo

- Disponer de recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos

- Facilitar la aplicación del Reglamento del Servicio de Archivo y otra normativa

desarrollada

Punto de partida: adopción de una política integrada de tratamiento de los documentos

Elementos de la política

- reglamentación, como elemento "habilitador" de la aplicación de las soluciones propuestas para el programa de tratamiento

- estructura, que comprende recursos humanos, físicos y financieros, así como situación en el organigrama de la institución

- programa

Elementos del programa archivístico

Elementos constitutivos del programa

- Normas para la creación, difusión y recepción de los documentos

- Tratamiento de los documentos activos

Normas de clasificación, recuperación y conservación en los espacios administrativos

- Tratamiento de los documentos semiactivos

Normas de transferencia y conservación centralizada y rentable de los documentos

- Tratamiento de los documentos

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