Plan De Relaciones Publicas

Política de Relaciones Públicas.

Por Juan Antonio Mejía.

Cuando se habla de política de Relaciones Pública, lo primero que hay que tener en cuenta es que se trata de un principio general, que sirve al ejercicio de las Relaciones Públicas, como apoyo, sin importar en que región o país esté situada la empresa u organización.

Desde luego, que la política de Relaciones Públicas ofrece una gran contribución a las organizaciones ya que les ayuda a optimizar sus acciones de comunicación.

Veamos lo que al respecto refiere el profesor Salvador Mercado en su libro “Relaciones Públicas Aplicadas” cuando trata el tema “las políticas – de relaciones públicas agregamos nosotros- son criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les correspondan tomar; sirven por ello, para formular, interpretar o suplir las normas concretas. Son el objeto de acción, señalan algunos medios genéricos para llegar hasta las metas fijadas por los objetivos, dan orden para lanzarse a conseguirlas. Cuando son concretas se convierten en las normas genéricas. Las políticas se forman en los altos niveles de la organización”.

Cuando una empresa tiene claro qué significa la política de Relaciones Públicas, define con claridad sus metas en los programas de comunicación que pone en práctica, ya que la misma es de extraordinaria importancia para lograr el equilibrio comunicativo dentro de la organización.

Desde mismo modo la política de Relaciones Pública ayuda a alcanzar metas claras dentro de los planes de comunicación que orienta la empresa hacia sus públicos, tanto en el interno como el externo.

Luego de que la empresa hace consciencia del uso de la política de Relaciones públicas como mecanismo que ayuda a mejorar su imagen, por medio de los planes que ejecuta, debe tener claro las reglas para su aplicación entre las que están:

Regla de fijación: que señala que todas las políticas que incidan en una actividad de manera particular o general de la empresa, deben quedar fijadas por escrito. Con esto lo que se busca es que no haya contradicciones o que se omitan algunos aspectos por desconocimiento.

La segunda regla es la de difusión: esto quiere decir que la política puesta en marcha por la empresa debe ponerse en conocimiento de todos los niveles de la organización a fin de que hagan consciencia de la misma, que la apoyen y participen en las acciones puestas en práctica por la empresa.

La tercera regla es la coordinación: con el propósito de evitar que los ejecutivos y jefes la entiendan la política de Relaciones Públicas de una manera, y los demás de otra, es necesario que todos la interpreten de la misma manera. A fin de garantizar la unidad de criterio, en este sentido, la empresa debe designar o crear los mecanismos para una interpretación clara y uniforme en todos los niveles de la empresa.

La cuarta regla es la revisión periódica: por ser la organización un “ser vivo”, constantemente se están enriqueciendo los criterios sobre la política de Relaciones Públicas – en lo que tiene que ver con su aplicación en la empresa- y, al mismo tiempo, se indican tiempos de duración de los programas para su revisión.

Proceso administrativo, se divide en 4 etapas:

1. Planeación: primera etapa de un plan de trabajo, esta se encarga de determinar los resultados que pretende alcanzar la organización, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.

Importancia de la Planeación

• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

• Evalúa posibles eventos futuros que puedan dañar la imagen de la empresa con el fin de lograr mejorar las cosas antes de que sucedan (manejo de crisis).

• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas.

• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

• La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos (comunicación interna).

• Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Pasos de la planeación:

a. Detección de una oportunidad de acuerdo con: el mercado, la competencia, lo que desean los clientes, nuestras fuerzas, nuestras debilidades.

b. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

c. Consideración de las premisas de planeación: en qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes

d. Identificación de alternativas: cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

e. Comparación de alternativas g. Elección de una alternativa.

f. Elaboración de planes de apoyo. h. Elaboración de presupuestos.

2. Organización: etapa del proceso administrativo de la función de las Relaciones

Públicas, se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

Importancia de la Organización:

• Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

• Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

• Evita lentitud e ineficiencia.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios de la Organización:

A. Del Objetivo. g. Especialización.

b. Jerarquía. h. Paridad de Autoridad y responsabilidad.

c. Unidad de mando. i. Difusión.

d. Tramo de control. j. De la coordinación.

e. Continuidad

Etapas de la Organización:

• Jerarquización.

• Departamentalización.

• Descripción de funciones, actividades y responsabilidades.

• Coordinación.

Técnicas de Organización:

a. Organigramas. e. Manuales.

b. Análisis del puesto. f. Descripción del puesto.

c. Especificación del puesto. g. Diagrama o procedimiento de flujo.

d. Procedimientos.

3. Dirección: La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social

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