Planeación táctica

La planeación, también conocida como planificación o planeamiento, consiste en el proceso a través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos.

Proceso de la planeación

Los pasos necesarios para realizar una planeación o planificación, son los siguientes:

1. Análisis de la situación actual

En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades.

En el análisis externo evaluaremos las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, así como aspectos que podrían existir (tendencias).

Y en el análisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.

2. Establecer objetivos

Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.

3. Formular estrategias

Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos.

4. Diseñar programas o planes de acción

Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas.

En dichos programas o planes, debemos especificar:

• los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones.

• la asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir.

• los responsables: quiénes serán los encargados de llevar a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones.

• el cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.

• el presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de las estrategias o acciones.

Tipos de planeación

La planeación en una empresa, básicamente puede ser de dos tipos: planeación estratégica y planeación táctica:

Planeación estratégica

En la planeación estratégica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos generales de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genéricos.

La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que debe ser elaborada por la cúpula de la empresa, y ser realizada a largo plazo, en teoría, para un periodo de 5 años a más, aunque en la práctica se suele realizar para un periodo de 3 a 5 años, debido a los cambios del mercado.

Planeación táctica

En la planeación táctica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos específicos o metas de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes tácticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle.

La planeación táctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o área de la empresa, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada área, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 años.

CONFRONTACION CON LA REALIDAD:

Lo primero que debe comprenderse es que la planeación es indispensable, pero no es en sí una actividad, dado que aunque terminemos de planear lo que vamos a hacer, aún no habremos comenzado a intervenir en la realidad que nos rodea.

Esta característica de la planeación conduce a errores administrativos porque muchos directivos “sienten” que han hecho mucho cuando terminan un plan y en realidad aún no han comenzado el trabajo propiamente dicho.

Sin embargo este efecto de la planeación también debe tenerse en cuenta porque puede dirigirnos a un nuevo error: pensar que no es necesario hacer planes.

Como dice una de las premisas de la filosofía de calidad de American Express Co.: “Nadie hace planes para fracasar, pero muchos fracasan porque no hacen planes”.

En segundo lugar debe destacarse que la planeación es una actividad intelectual. Es decir, debe regirse por cierta lógica y apegarse a normas y criterios probados, en la medida en que lo que está en juego en los planes de una organización es la existencia de la misma, que no es cualquier cosa.

Una organización que no entiende la planeación como un ejercicio sistemático y técnico no podrá apreciar las ventajas de realizarlo.

La determinación de objetivos es tan crítica como los demás pasos del proceso, pero es el primero que debe llevarse a cabo en la construcción del plan.

Un objetivo es la definición de un estado ideal futuro deseado (EIF). Es decir, es el resultado de la construcción de una imagen de dónde y cómo queremos estar dentro de un plazo determinado, si se dan ciertas condiciones tanto externas como internas de la organización.

Hay objetivos de todo tipo, desde los más operativos, hasta los más elevados. Los hay para el plazo inmediato, y también para el corto, mediano y largo.

Hay objetivos que involucran a toda la organización y los hay que sólo afectan a un puesto o a una persona.

Ese EIF debe precisarse con el mayor

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