¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación en una empresa es tan importante como su ejercicio propio, ya que constituye la historia y actualidad de la empresa, en una empresa es importante contar con esta ya que presenta un soporte físico de todas las tareas que se llevan a cabo en ella, desde la más pequeñas, que consideramos a veces intrascendentes, hasta las que finalmente apoyan estructuralmente los objetivos principales de la empresa. Los documentos también sirven para hacer evaluaciones de cómo se están haciendo las cosas y no perder estos en momentos importantes. Hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Por otro lado, para las auditorías es muy importante tener la documentación al día y organizadas, ya que de esto depende el éxito de ellas, sin auditorías exitosas no podríamos certificar nuestra empresa en dicha norma, lo que limitaría la empresa a crecer al no ser aceptados por muchos clientes que exigen como requisito mínimo dicha certificación de calidad.

Por esto, es de vital importancia tener un sistema en que los mismos colaboradores evalúen eficazmente y sistemáticamente la documentación requerida en los procesos de certificación en aras de demostrar que se puede regir a las normas y que así mismo puede mejorar continuamente la empresa.

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