Procesos Administrativos

Introducción

El proceso administrativo comprende diversos elementos, necesarios para la ejecución de procedimientos mediante los cuales la empresa u organización puedan generar soluciones claras a problemas determinados. Estos elementos son: la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican la utilización recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa u organización puedan desarrollarse dentro de la sociedad.

Toda organización, llámese grande, pequeña, privada o pública, tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones a través del uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la misma, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.

Para lograr el éxito es necesario que la organización establezca planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización, todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

El análisis del presente trabajo radica en conocer conceptos, procedimientos y manejos de los factores que hacen posible la puesta en marcha de los procesos administrativos dentro de las organizaciones.

Procesos Administrativos

Son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos y materiales con los que cuenta la empresa. Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo, como lo son: la planificación, organización, dirección y control; consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas.

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete elementos: Investigación, Planificación, Coordinación, Control, Previsión, Organización y Comando.

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco elementos: Planificación, Designación de Personal, Control, Organización y Dirección.

Miner define el Proceso Administrativo con cinco elementos: Planificación, Organización, Dirección, Coordinación y Control.

Clasificación de los Procesos Administrativos

El proceso administrativo está compuesto por dos fases:

1. Fase Mecánica

2. Fase Dinámica

La Fase Mecánica, es la parte teórica del proceso administrativo en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Comprende la planificación y la organización.

Planificación (¿Qué se va hacer?)

Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social; es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planificación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Es un proceso intelectualmente exigente que requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeación es exactamente minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades.

Este proceso implica contar con los siguientes elementos:

Fijar las metas y objetivos deseados y sus resultados.

Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas y objetivos establecidos.

Formular presupuestos.

Establecer procedimientos.

Determinar políticas que orienten a los gerentes en la toma de decisiones

Organización (¿Cómo se va hacer?)

La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas y estableciendo las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana. Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. En esta etapa se definen las tareas, se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad, se seleccionan los empleados y la asignación de sus funciones, además de la comunicación para coordinar las diferentes funciones.

Es en este sentido, la organización es concebida como:

La identificación y clasificación de las actividades requeridas.

El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos.

La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla (delegación).

La coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

La Fase Dinámica, se refiere a cómo manejar el organismo social. Incluye la dirección, integración y control.

Dirección (¿Con qué se va hacer?)

Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, estableciendo el ambiente adecuado y ayudando a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, comunicación, equipos y trabajo en equipo. Implica la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del negocio. La eficiencia del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr el éxito de la empresa.

La Dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:

Toma de decisiones: Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la decisión o alternativa que mejor se sugiera.

Integración: Este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran a un puesto determinado, lo que incluye la ambientación y capacitación en el desarrollo de las funciones que habrán de realizar.

Motivación: Es la labor más importante

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