Procesos De Ordenación Documental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROCESO DE ORDENACION DOCUMENTAL

TÉCNICOS EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

PROCESO DE ORDENACIÓN DOCUMETAL

ELABORADO POR:

SAN JOSE DEL GUAVIARE

30 DE MAYO DE 2013

INTRODUCCION

Estas reglas tienen como objetivo ser una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones y entidades de carácter públicas o privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales.

CONTENIDO

CUBIERTA-------------------------------------------------------------------------------------1

PORTADA -------------------------------------------------------------------------------------2

INTRODUCCION ----------------------------------------------------------------------------3

CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------4

4. SISTEMA DE ORDENACIÓN-----------------------------------------------------------5

4.1. PRIMERA REGLA ---------------------------------------------------------------------6

4.2. SEGUNDA REGLA --------------------------------------------------------------------7

4.3. TERCERA REGLA ---------------------------------------------------------------------8

4.4 CUARTA REGLA ------------------------------------------------------------------------8

4.5 QUINTA REGLA -------------------------------------------------------------------------9

4.6 SEXTA REGLA ---------------------------------------------------------------------------10

4.6 SEXTA REGLA ---------------------------------------------------------------------------11

5. REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES SOCIALES O FIRMAS

----------------------------------------------------------------------------------------------------12

5.1. PRIMERA REGLA------------------------------------------------------------------------12

5.2. SEGUNDA REGLA ---------------------------------------------------------------------13

5.3. TERCERA REGLA ---------------------------------------------------------------------14

5.4. CUARTA REGLA -----------------------------------------------------------------------14

6 DISPOSICION FISICAS DE LOS DOCUMENTOS ---------------------------------15

GLOSARIO ------------------------------------------------------------------------------------16

4 SISTEMA DE ORDENACIÓN

Existen 3 sistemas de ordenación

- Onomástico Para tratar nombre de personas naturales

1 ALFABETICO - Toponímico Para nombres de lugares.

- Temático Para denominar temas.

-Ordinal números

2 NUMERICO - Cronológico tiempo

-Ordinal

3 MIXTO - Cronológicos

-Alfanumérico

4.1 PRIMERA REGLA

Nombres de personas que están compuestas por dos unidades.

UNIDAD UNO UNIDAD DOS

Apellidos nombres

Pérez Gómez maría

Separar la primera unidad mediante una coma (,)

María José Pérez Gómez

María José Pérez Acosta

Ejemplo:

Pérez Acosta, maría José

Pérez Acosta, maría José

Ejercicio

Carlos Mario Vásquez Lozano 2010

Jesica María Castro López 2011

Jessica maría castro López 2012

Jessica María Castro López 2011

Xiomara Alexa Castro López 2009

Ziomara Alexa Castro López 2007

Solución

2007: Castro López, Ziomara Alexa

2009: Castro López, Xiomara Alexa

2010: Vásquez Lozano, Carlos Mario

2011: Castro López, Jessica María

2011: Castro López, Jessica María

2012: Castro López, Jessica María

4.2. SEGUNDA REGLA

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda unidad 2009

Ejercicio

Lía Rúa Gil

Andrés Rúa Gil

Sara Rúa Gil

Roberto Rúa Gil

Ana María Rúa Gil

María Rúa Gil

Luz María Rúa Gil

León Mario Rúa Gil

Solución

2009

Rúa Gil, Ana María

Rúa Gil, Andrés

Rúa Gil, León Mario

Rúa Gil, Lía María

Rúa Gil, Luz María

Rúa Gil, Roberto

Rua Gil, Sara

4.3 TERCERA REGLA

Si los nombres de los individuos son iguales se considera el documento de identidad este dato no representa una unidad.

Elemento para realizar la ordenación CEDULA

Ana María Gil Henao 43.287.390

Ana María Gil Henao 42.895.066

Ana María Gil Henao 43.695.071

Ana María Gil Henao 42.657.876

Solución:

42.657.876 Gil Henao, Ana María

42.895.066 Gil Henao, Ana María

43.287.390 Gil Henao, Ana María

43.695.071 Gil Henao, Ana María

4.4 CUARTA REGLA

Apellidos con prefijos y apellidos compuestos las preposiciones, artículo, contrataciones, y otras voces que hacen parte del apellido no se considera otro elemento dentro de la cada unidad.

Leopoldo De La Ossa

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