QUE ES UNA ACTA

¿QUE ES UN ACTA?

Es un documento en el que consta de lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión, tiene por objetivo establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente, en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

¿QUÉ DIFERENCIA EXISTE ENTRE UN ACTA REGISTRADA Y UNA NO REGISTRADA?

 Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

 Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

¿QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA REDACCIÓN DEL ACTA?

• Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

• Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

• Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico: tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos gramaticales ni de puntuación.

• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

• Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

¿QUÉ REQUISITOS SE ESTABLECEN PARA LAS PÁGINAS SUBSIGUIENTES?

Identificación de páginas subsiguientes

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas libres.

¿QUÉ SE DEBE HACER CUANDO LOS ASISTENTES PASAN DE 15?

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista

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