EL ACTA

OFICIO

1. DEFINICIÓN:

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

También definido por la Real Academia Española como comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas.

2. CARACTERISTICAS:

 El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

 El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.

 Debajo del membrete se coloca el número de oficio.

 Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.

 El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.

 Trata un solo asunto.

 Se escribe siempre a máquina ó computador.

 Se extiende en original y duplicado.

3. ESTRUCTURA

1.-Lugar y fecha.-

Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.-Numeración.-

En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.-Destinatario.

Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.-Asunto.

Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.-Referencia.

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

6.-Cuerpo o texto.

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle....

Me es muy grato comunicarle...

Tengo el honor de dirigirme...

Tengo el agrado de dirigirme..

7.-Despedida.

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

8.-Firma y posfirma.

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:.

9.-Iniciales.

Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.-Anexo.

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

11.-Distribución.

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

4. FINALIDAD:

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

4. TIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambien cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algun servicio.

Oficio Múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de Transcripción.

ACTA

1. DEFINICIÓN:

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