EL ACTA

EL ACTA

1. CONCEPTO

Acta puede referirse a:

Desaprobación

• Acta, documento de carácter oficial que declara la condición legal de una persona o institución, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos países.

• Acta, documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etc.

• Las Actas de una reunión científica, conferencia, congreso o jornadas, recogen un resumen de los trabajos presentados y, a veces, el contenido de los mismos.

El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.

2. Objetivos

Establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas.

3. TIPOS DE ACTAS:

• ACTA CONSTITUTIVA

Documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a la formación de una Sociedad o agrupación. Se especifican bases, fines, integrantes de la agrupación, funciones específicas de cada uno, firmas autentificadas y demás información fundamental de la Sociedad que se constituye.

• ACTA CIRCUNSTANCIADA

Este tipo de acta es un documento mediante el cual consta la destrucción de la documentación contable generada por las dependencias y entidades, previa autorización de la Unidad de contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público

• ACTA DE COTIZACIÓN

Es el documento oficial emitido por los representantes de la Bolsa o cualquier otro establecimiento donde se compran y vendanBienes o servicios. Contiene el Precio o Precios que han alcanzado en el acto de la cotización los Bienes intercambiados.

• ACTA DE TRANSFERENCIA

Es el documento mediante el cual el agente mediador comunica a la Sociedad emisora de títulos, el nombre y datos del adquirente de Acciones de la Sociedad con el fin de efectuar, en el libro de registro de la misma, su inscripción como titular legítimo de las Acciones compradas.

• Actas del registro civil

• Actas de nacimiento

• Actas de matrimonio

• Actas de defunción

• Actas de divorcio

• Actas de bautismo

4. CLASES DE ACTAS

Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

• Actas de comités,

• Actas del concejo municipal,

• Actas de consejos,

• Actas de junta directiva

• Actas de asambleas,

• Actas de reuniones administrativas

• Actas de levantamientos de cadáveres

• Actas de baja de inventarios,

• Actas de eliminación de documentos,

• Actas de sociedades y

• Actas de entrega.

5. Para tener en cuenta al hacer un acta

1) Debes recordar que todos los números, fechas y cifras deberán estar escritos en letra, no en número.

2) Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo podría completar invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en blanco, debes llenarlo con una raya (raya lo que queda del renglón) cuando es el caso.

3) Recordá también que en un acta debe estar todo seguido, es decir, sin punto aparte.

4) Todas las personas que participen de la reunión deben ser nombradas y deben firmar al pie del acta.

5) Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrás arrancar hojas, tachar ni borrar.

6. PARTES

• TÍTULO

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

• NUMERACIÓN

En las actas de comités internos puede iniciarse la numeración cada año.

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

El encabezado se sitúa a 3 cms. del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por un guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni de la abreviatura (N°).

Ejemplo:

Margen izquierdo Margen derecho

Reunión de Sección – Acta 002

• PRESENTACIÓN

• Las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.

• Se redactan en tiempo pasado.

• Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.

• El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño

• DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO

Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Ejemplo:

ACTA 001

Nota: se suprime el símbolo número (#) o la abreviatura (N°)

• FECHA

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año) separados por coma (,).

Ejemplo:

FECHA: Pereira, 23 de enero de 2009

• HORA

Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Al frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24 horas.

Ejemplo:

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

• LUGAR

Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Al frente se anota el sitio de la reunión.

Ejemplos:

LUGAR: Rectoría

LUGAR: Sala de Maestros

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