Minuta Y Actas

Minutas y actas

El libro de procedimiento parlamentario, define la minuta como el record de todas la acciones de una organización y como el acta del día. El ya fallecido Dr. Reece en su libro Mañuela de procedimiento parlamentario, indica que la minuta no es otra cosa que el registro taquigráfico del cual el secretario (a) extrae el acta de la reunión.

Entendemos que la minuta es la toma verbatim de las acciones y la discusión que ocurre durante una reunión. Este material viene a ser la fuente de donde el secretario extrae el acta de la reunión.

El acta por sus partes viene a ser un resumen de las acciones tomadas y en la misma se incluyen aquellos acuerdos sobre los que el cuerpo constituido toma acción.

Podemos establecer una diferencia entre actas y minuta. La minuta son los registro de los sucesos de una reunión que sirve de base para extraer la información que aparecerá en el acta. Por otro lado el acta es un resumen de esos sucesos.

Cabe señalar que en inglés el término minuta ( minute) se utiliza para definir lo que en español se conoce como acta.

Para efecto de este se utiliza el término minuta cuando nos referimos a las notas que toma el secretario de actas como el documento que se extrae de la minuta y que resume los acuerdos tomados en la reunión.

Sugerencias para toma de minuta en una reunión

a. Organización previa a la reunión: El asistente o el secretario de actas debe tener disponible durante la reunión lo siguiente:

1. La agenda

2. la hoja de asistencia

3. la hoja para mociones

4. el acta anterior

5. el libro de actas

6. Libros de consulta sobre procedimientos parlamentarios

7. informes que van a distribuir

Y copia de la constitución y reglamento de la organización.

b. Recomendaciones generales

1. Leer toda la información relacionada con el tema por discutir antes de comenzar la reunión

2. Tomar notas minuciosas que le permitan preparar un acta

3. Preparar una hoja de asistencia con los nombres de los miembros del organismo para facilitar el pase de lista

4. Preparar al inicio de la reunión un diagrama que señale el lugar donde se sentará cada participante

5. Separar una libreta para tomar minutas solamente

6. Preparar una hoja guía para la minuta que incluya los puntos para discusión de la agenda.

7. Numerar las que se tomen en la reunión de acuerdo con la numeración asignada en la agenda a los diferentes asuntos.

Utilizar una computadora portátil en lugar de una libreta para tomar la minuta. Para beneficiarse de esta sugerencia el asistente administrativo o el secretario de actas debe tener destreza mecanográficas y conocimiento de la computadora que va ha usar.

8. Grabar la reunión para poder corroborar la minuta y así asegurarse de que toda la información de importancia se incluye en el acta. Sin embargo para grabar una reunión debe haber consentimiento previo de los participantes. Si un solo miembro del grupo se opone la reunión no debe gravarse.

9. Anotar las mociones hechas en las palabras exactas en que se presentan e incluir el nombre de la persona que la presenta.

10. Preparar una hoja que facilite tomar las mociones que se presentan en la reunión.

11. Anotar los nombres completo de las personas que se nominan y eligen para un cargo.

12. Reunir los informes que se presentan anotar el nombre de la persona comité o grupo que lo presenta y la acción que se toma al respecto

13. Anotar en palabras exactas las resoluciones presentadas e incluir el nombre de la persona que la presenta, el de la persona que secunda y la decisión a la que llega el grupo.

14. Marcar con un símbolo visible aquellos asuntos que requieran acción una vez terminada la reunión

15. Conocer las reglas parlamentarias para entender el desarrollo de la reunión y poder tomar mejor la minuta.

Ver anexo 11, 12, 13,14,15,

Acta

El acta resume los acuerdos tomados en una reunión y se prepara con la información que contiene la minuta. El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un documento legal. Por ejemplo: las actas de reuniones de una corporación son documentos legales. Como tal deben ser protegidas contra alteraciones indebidas. Por regla general la custodia del libro de actas de una corporación la tiene el secretario de la corporación y se guarda en un lugar seguro y bajo llave. El acta de reuniones informales puede ser breve y sencilla.

Parte del acta

Las partes de una acta son el encabezamiento, el texto, las líneas de cierre que incluyen las firmas, las iniciales de identificación, la anotación de anexo o apéndice y la fecha.

Encabezamiento

Las partes básicas del encabezamiento de una acta incluyen lo siguiente:

a. Nombre del organismo

b. Fecha, hora y lugar de la reunión

c. Naturaleza o clase de reunión

d. Nombre de los asistentes y el cargo de los oficiales al lado del nombre.

Si los miembros firman la lista de asistencia esta se incluye como anexo al acta original que se archiva en el libro de actas. Sin embargo en un organismo con muchos miembros basta con indicar el total de personas que se hallan presentes o señalar que había el quórum, reglamento al comenzar la reunión.

Ver anexo Nº16, 17, 18,

Recomendaciones para preparar el acta

a. Transcribir el acta una vez terminada la reunión.

b. Usar un tono impersonal, el secretario de actas no puede añadir adjetivos, opiniones, comentario ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos.

c. Preparar un borrador del acta para la corrección y aprobación del presidente

d. Seguir el formato que la empresa acostumbra utilizar

e. Sangrar las mociones y resoluciones cinco o 10 espacios en ambos márgenes y escribirlas en espacio sencillo para destacarlas.

f. Usar espacio sencillo al escribir el acta y espacio doble entre párrafo

g. Escribir con letra inicial mayúscula los nombres comunes que forman parte del nombre propio del cuerpo u organismo que se reúne.

h. Identificar el titulo de algún documento que se mencione en la reunión con el nombre completo número si lo tuviese, fecha y nombre del comité que lo presenta.

i. Verificar la ortografía de nombres propios en el acta para que los mismos aparezcan escritos correctamente

j. Escribir las cantidades de dinero en el acta con palabras, seguidas de la cantidad con cifras entre paréntesis

k. Duplicar la copia final del acta para distribuirla a los miembros.

l. Evitar los documentos distribuidos en la

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